J eden Morgen melden sich Techniker*innen zur Arbeit, erhalten den Tagesplan, gehen das Inventar durch und füllen den Papierkram aus, bevor sie sich auf den Weg zum ersten Auftrag machen – das bedeutet stundenlanges Organisieren und einen enormen Zeitverlust.

Im Idealfall können Unternehmen den Einsatz der verfügbaren Ressourcen optimieren und gleichzeitig Kundenzufriedenheit sicherstellen. Eine Software zur Automatisierung des Außendienstes kann alles auf derselben Plattform abwickeln, von der Planung und Nachverfolgung bis zur Bestandskontrolle und Rechnungsstellung.

FIELD SERVICE AUTOMATION: PAPIERKRAM ELIMINIEREN UND ABLÄUFE OPTIMIEREN

Die Nachfrage nach All-in-one-Lösungen für das Field Service Management (FSM) hat stark zugenommen. Software für Field Service Automation nutzt mobile Technologien, Cloud Computing und Funktionen der sozialen Zusammenarbeit, um die Effizienz des Außendienstes zu verbessern. Unternehmen möchten heute so viele Arbeiten wie möglich automatisieren. Der Fokus liegt auf der Maximierung der Ressourcenleistung. Kein Wunder also, dass die Softwareindustrie für Field Service Automation boomt.

Vom Desktop, Tablet oder Smartphone aus, haben Führungskräfte den vollen Überblick über den Status der Aufträge und wissen, in welchem Prozessschritt Ihre Außendienstmitarbeiter*innen sich gerade befinden. Mithilfe von Karten und Dashboards lassen sich die Arbeitsaufträge für bereits entsandte Außendienstmitarbeiter*innen verwalten. Die Software unterstützt nicht nur beim verantwortungsvollen Erledigen von Aufgaben, sondern bietet auch Optionen für Buchhaltung und Reports, die alle über ein benutzerfreundliches Dashboard verwaltet werden.

DIE TOP 10 VORTEILE VON SOFTWARE FÜR FIELD SERVICE AUTOMATION

Warum sollten Unternehmen in eine Workforce-Management-Software investieren? Im Folgenden finden sich einige der wichtigsten Vorteile, die der Einsatz einer Software für Field Service Manager mit sich bringt:

 VORTEIL 1  

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JEDE MINUTE ZÄHLT: AUSFALLZEITEN REDUZIEREN

Von der Aufgabenplanung über das Festlegen bevorzugter Routen bis hin zur Entsendung des Serviceteams und die ständige Kommunikation während der Aufträge – mit einer Außendienstsoftware lässt sich die Effizienz der Mitarbeiter*innen verbessern. Mit Softwareprogrammen für Field Service Management können beispielsweise das Call Center Aufgaben direkt an die Smartphones von Außendienstmitarbeitern*innen senden. So werden alle relevanten Informationen, wie beispielsweise die Servicehistorie, die optimale Route zum Einsatzort, die benötigten Werkzeuge und Kontaktnummern transparent zur Verfügung gestellt.

 VORTEIL 2  

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PROFESSIONALITÄT ERHÖHEN

Lösungen für Field Service Automation stellen die Professionalität der Geschäftsabläufe sicher. Eine Außendienstsoftware hilft Führungskräften dabei, die Geschäftsinformationen in einer zentralen Datenbank zu konsolidieren. Mit verschiedenen Zugriffsebenen haben Mitarbeiter*innen nur auf so viele Informationen Zugriff, wie für ihre jeweiligen Aufgaben relevant sind. Außendienstmitarbeiter können mit den richtigen Tools neue Aufgaben auch im Außendienst übernehmen.

 VORTEIL 3  

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ECHTZEIT-OPTIMIERUNG VON RESSOURCEN

Ressourcenoptimierung ist eine der wichtigsten Determinanten für die Rentabilität eines Unternehmens. Auch wenn sich Firmen in Größe und Zweck unterscheiden, haben sie alle eines gemeinsam: den Wunsch, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig die optimale Nutzung aller Ressourcen. Neben der Produktivität ermöglicht die Field Service Automation eine effiziente Nutzung der notwendigen Ressourcen und senkt so Betriebskosten.

 VORTEIL 4  

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JEDERZEIT IN KONTAKT: TEAMS SIMPEL KOORDINIEREN

Software für Field Service Automation ermöglicht eine bessere Koordination der Belegschaft. Das Field Service Management rationalisiert die Verwaltung des gesamten Außendienstzyklus, von Arbeitsaufträgen über Retouren und Verträgen bis hin zu Garantien und Ausrüstung. Durch den einfachen Datenzugriff von einer zentralen Plattform aus, ist eine verbesserte Koordination leicht möglich. Zudem können die Außendienstmitarbeiter*innen jederzeit über Auftragsänderungen oder Notfälle informiert werden und so ihre Arbeit umstrukturieren. Ebenso wird das Call Center über etwaige Veränderungen in Kenntnis gesetzt, beispielsweise, wenn ein Kunde nicht anzutreffen ist, ein anderes Ersatzteil benötigt wird oder ein weiterer Termin vereinbart wird.

 VORTEIL 5  

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INFORMIERTE ENTSCHEIDUNGEN AUF JEDEM SCHRITT DES WEGES TREFFEN

Die Einführung der Field Service Management Software ist mehr als nur ein Weg zur Effizienzsteigerung. Sie trägt wesentlich dazu bei, die Genauigkeit eines Unternehmens zu verbessern. Mit einer Außendienst-Management-Software können Führungskräfte sämtliche Aktivitäten auf einem mobilen Gerät verfolgen und bleiben über jeden Schritt informiert. Außerdem haben die Techniker*innen freie Hand bei der Aufzeichnung von Diagnosen, Qualitätsinformationen, relevanten Testergebnissen und verbrauchten Teilen. Alle Informationen können in Form von Text, Audio, Videos und Fotos festgehalten werden.

 VORTEIL 6  

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KUNDENZUFRIEDENHEIT VERBESSERN UND LOYALITÄT GEWINNEN

Wenn es eine Sache gibt, die Kunden*innen unzufrieden stimmt, dann ist es eine verzögerte Reaktion auf ihre Anfragen. Field Service Management Software verbessert die Kundenzufriedenheit. Der Einsatz einer FSM-Software ermöglicht es den Außendienstmitarbeiter*innen schnell und mühelos auf alle Anfragen zu reagieren.

 VORTEIL 7  

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AGILITÄT UND FLEXIBILITÄT: TERMINVERSCHIEBUNGEN? KEIN PROBLEM.

Kunden*innen wünschen sich Flexibilität. Insbesondere bei der Terminauswahl. So ist es am einfachsten, wenn stets mehrere Optionen zur Verfügung stehen. Auch bei einer spontanen Terminabsage, weil etwas dazwischenkommt, wollen Kunden*innen diese Möglichkeit ohne viele Telefonate oder Arbeitsschritte nutzen können. Und das am liebsten von überall aus. Eine fortschrittliche Field Service Automation ist somit also mit mobilen Geräten – ob Android, Windows oder Apple Smartphone und iPad oder Laptop – kompatibel und lässt sich intuitiv bedienen.

 VORTEIL 8  

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KUNDENHISTORIE IN EINER SICHEREN FSM-SOFTWARE SPEICHERN

Software für Field Service Automation speichert die Kundenhistorie präzise. Alle vergangenen Daten, einschließlich der Auftragshistorie, werden separat und genau hinterlegt. Auf diese Weise erhält der/die Außendiensttechniker*in einfachen Zugriff auf Werkzeuge, Spezifikationen und Technikeinweisungen. Das Ergebnis ist eine erhöhte Produktivität, eine hohe First-Time-Fix-Rate und eine pünktliche Serviceerbringung.

 VORTEIL 9  

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DIGITALES UND AUTOMATISIERTES MATERIALHANDLING

Unternehmen, die verschiedene Reparaturdienstleistungen anbieten, haben eine Vielzahl von Geräten zu lagern. Mit einer cleveren Außendienstanwendung können Mitarbeiter alle relevanten Materialien und Werkzeuge mühelos tracken. Neigt sich der Vorrat eines Produkts langsam dem Ende zu, wird dies automatisiert nachbestellt.

 VORTEIL 10  

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STETS DEN ÜBERBLICK ÜBER AUSSENDIENSTMITARBEITER*INNEN BEHALTEN

Die Field Service Automation verfügt über nützliche Tools, darunter einen integrierten GPS-Tracker. Der GPS-Tracker begleitet die Einsätze der Außendienstmitarbeiter*innen und liefert genaue Angaben über deren geografischen Standort, die tatsächliche Ankunftszeit und die Entfernung zum Einsatzort. Die dynamische Terminplanung ist besonders dann hilfreich, wenn einem/einer Techniker*in in der Nähe eine dringende Aufgabe zugewiesen werden muss.