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b Wartung, Inspektion, Zertifizierung oder Notfallreparatur: Disponent*innen, die für die Planung von Aufträgen des Außendiensts zuständig sind, werden irgendwann mit unerwarteten Verzögerungen und kurzfristigen Terminabsagen konfrontiert. Diese Rückschläge sind zwar per Definition ungeplant. Doch wie ein Unternehmen darauf reagiert, liegt ganz in seiner Hand.
Immer wieder kommt es im Tagesverlauf von Serviceorganisationen zu kurzfristigen Terminabsagen. Eine ineffiziente Planung würde in dem Fall die anderen Termine des Tages vorverlegen und die Entstehung von Leerlaufzeiten am Ende des Arbeitstages ignorieren. Oder Unternehmen schicken die in dem Moment gerade verfügbaren Mitarbeiter*innen zu einem Auftrag in ein anderes Gebiet, was zu einer Verschwendung von Zeit und CO2-Emissionen führt und vor allem zu Umsatzeinbußen.
KURZFRISTIGE TERMINABSAGEN: OPTIMIERUNG DURCH SOFTWARE
Wenn es um die Optimierung des Außendienstes geht, werden proaktive und reaktive Planungsfaktoren ausbalanciert, um das beste Ergebnis zu erzielen. Unternehmen verlassen sich mittlerweile auf die Ausgleichsberechnungen von Softwaretools, um auf ungeplante Ereignisse wie Terminabsagen zu reagieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, wie moderne Software für die Außendienstoptimierung die reaktive Planung über Parameter handhabt. Durch die Wahl von Best-of-Breed-Software zur Außendienstoptimierung ist es möglich, kurzfristige Terminabsagen so zu verwalten, dass das Ergebnis Ihre
Außendienst-KPIs stärkt.
PARAMETER ZUR OPTIMIERUNG DES RESCHEDULINGS
Unabhängig davon, ob Sie eine Software verwenden oder nicht: Wenn der einzige Faktor, den Sie bei der Neuplanung berücksichtigen, darin besteht, wie nah der/die nächste Techniker*in auf der Karte ist, entgehen Ihnen bereits unzählige Risikoparameter, die Ihre Wertschöpfung vermindern. Beim Einsatz digitaler Tools untersucht und bewertet eine Rescheduling-Funktion automatisch Parameterdaten – unmittelbar nachdem die Terminabsage im System eingeht. Zu diesen Parameterdaten gehören:
- Art und Dauer des Termins
- Unternehmensregeln wie SLAs, Arbeitszeiten der Außendienstmitarbeiter*innen und Kosten für Personal und Kraftstoffe
Für die Optimierung des Außendienstes ermittelt unsere Software FLS VISITOUR nicht nur Risikoparameter, sondern auch wertschöpfende Parameter. Beispiele hierfür sind:
Es liegt auf der Hand, dass eine Optimierung des Außendienstes nicht möglich ist, wenn keine wertschöpfenden Parameterdaten vorhanden sind.
Die beste Software für die Optimierung des Außendienstes muss eine komplexe Reihe von Parametern berechnen, unabhängig davon, ob es sich um Standardparameter oder um spezielle Parameter für Ihren Betrieb handelt. Unternehmen wie
unsere Kunden, die ihr Außendienstmanagement klar aufgesetzt haben, wissen, dass die kürzeste oder schnellste Route nicht unbedingt die beste Entscheidung darstellt. Das Managen von Terminabsagen geht über die Fahrzeit und die Entfernung hinaus.
WIE SCHNELL IST EINE OPTIMIERTE NEUPLANUNG BEI TERMINABSAGEN?
Nehmen wir als Beispiel ein Unternehmen, das Heizkessel installiert, wartet und repariert. Für die Arbeiten werden ein Klempner und ein Elektriker benötigt. Beide bringen unterschiedliche Qualifikationen mit und haben unterschiedliche Zeitpläne für den Tag.
FLS VISITOUR erkennt automatisch, dass die Aufträge miteinander verknüpft sind, und verschiebt den abgesagten Termin für beide Techniker in ein neues, parametergeprüftes, optimiertes Zeitfenster.
Diese komplexen Aufgaben, die im Hintergrund ablaufen und menschliche Fehler sowie einen enormen administrativen und zeitlichen Aufwand in der Disposition ausschließen, kann nur ein Algorithmus lösen. Digitale FSM-Tools, die auf dem
PowerOpt-Algorithmus aufbauen, ersetzen die „Batch“-Umplanung durch ein dynamisches, tagesaktuelles Terminmanagement.
Dank PowerOpt reagiert FLS VISITOUR in weniger als einer Sekunde auf sich ändernde Parameterbedingungen, unabhängig davon, wie umfangreich diese werden. Das versteht man unter Echtzeit-Planung. So erfolgt das Rescheduling bei kurzfristigen Terminabsagen ohne Zeitverzögerung und der weitere Tagesverlauf ist sofort optimiert.