BLOG / SOLUTIONS · TERMIN­ABSAGEN MANAGEN

O b Wartung, Inspektion, Zer­tifi­zierung oder Notfall­reparatur: Dispo­nent*innen, die für die Planung von Aufträgen des Außen­diensts zuständig sind, werden irgendwann mit unerwar­teten Verzöge­rungen und kurzfristigen Terminabsagen konfron­tiert. Diese Rück­schläge sind zwar per Definition ungeplant. Doch wie ein Unter­nehmen darauf reagiert, liegt ganz in seiner Hand.

Immer wieder kommt es im Tages­verlauf von Service­organisa­tionen zu kurzfristigen Terminabsagen. Eine ineffi­ziente Planung würde in dem Fall die anderen Termine des Tages vorver­legen und die Entstehung von Leerlauf­zeiten am Ende des Arbeits­tages ignorieren. Oder Unter­nehmen schicken die in dem Moment gerade verfüg­baren Mitarbei­ter*innen zu einem Auftrag in ein anderes Gebiet, was zu einer Verschwen­dung von Zeit und CO2-Emis­sionen führt und vor allem zu Umsatz­einbußen.

KURZFRISTIGE TERMINABSAGEN: OPTI­MIERUNG DURCH SOFTWARE

Wenn es um die Optimierung des Außen­dienstes geht, werden proaktive und reaktive Planungs­faktoren ausbalanciert, um das beste Ergebnis zu erzielen. Unter­nehmen verlassen sich mittler­weile auf die Ausgleichs­berechnungen von Software­tools, um auf ungeplante Ereig­nisse wie Terminabsagen zu reagieren. In diesem Artikel stellen wir Ihnen vor, wie moderne Software für die Außendienst­optimierung die reaktive Planung über Parameter handhabt. Durch die Wahl von Best-of-Breed-Software zur Außen­dienstopti­mierung ist es möglich, kurzfristige Terminabsagen so zu verwalten, dass das Ergebnis Ihre Außen­dienst-KPIs stärkt.

PARAMETER ZUR OPTI­MIERUNG DES RESCHEDU­LINGS

Unabhängig davon, ob Sie eine Software verwenden oder nicht: Wenn der einzige Faktor, den Sie bei der Neuplanung berück­sichtigen, darin besteht, wie nah der/die nächste Techni­ker*in auf der Karte ist, entgehen Ihnen bereits unzählige Risiko­parameter, die Ihre Wert­schöpfung vermindern. Beim Einsatz digitaler Tools untersucht und bewertet eine Reschedu­ling-Funktion automatisch Parameter­daten – unmittel­bar nachdem die Termin­absage im System eingeht. Zu diesen Parameter­daten gehören:

• Art und Dauer des Termins
• Unternehmensre­geln wie SLAs, Arbeits­zeiten der Außendienst­mitarbei­ter*innen und Kosten für Personal und Kraft­stoffe

Für die Optimie­rung des Außen­dienstes ermittelt unsere Software FLS VISITOUR nicht nur Risiko­parameter, sondern auch wert­schöpfende Parameter. Beispiele hierfür sind:

• bestehende Ein­schränkun­gen wie verfügbare Skills, geocodierter Standort und verfüg­bare Teile
• Verkehrs-/Fahrzeit­daten
• Wetterbe­dingungen
• Beseiti­gung von harten Grenzen (Patches) zugunsten eines überlap­penden Radius

Es liegt auf der Hand, dass eine Optimie­rung des Außen­dienstes nicht möglich ist, wenn keine wert­schöpfenden Parameter­daten vorhanden sind.

Die beste Software für die Optimie­rung des Außen­dienstes muss eine komplexe Reihe von Parametern berechnen, unabhängig davon, ob es sich um Standard­parameter oder um spezielle Parameter für Ihren Betrieb handelt. Unter­nehmen wie unsere Kunden, die ihr Außen­dienstma­nagement klar aufgesetzt haben, wissen, dass die kürzeste oder schnellste Route nicht unbedingt die beste Entscheidung darstellt. Das Managen von Terminabsagen geht über die Fahrzeit und die Ent­fernung hinaus.

WIE SCHNELL IST EINE OPTI­MIERTE NEU­PLANUNG BEI TERMINABSAGEN?

Nehmen wir als Beispiel ein Unter­nehmen, das Heizkessel installiert, wartet und repariert. Für die Arbeiten werden ein Klempner und ein Elek­triker benötigt. Beide bringen unter­schiedliche Qualifi­kationen mit und haben unter­schiedliche Zeitpläne für den Tag. FLS VISITOUR erkennt automatisch, dass die Aufträge mitei­nander verknüpft sind, und verschiebt den abge­sagten Termin für beide Techniker in ein neues, para­metergeprüf­tes, opti­miertes Zeitfenster.

Diese komplexen Aufgaben, die im Hinter­grund ablaufen und menschliche Fehler sowie einen enormen adminis­trativen und zeitlichen Aufwand in der Dispo­sition ausschließen, kann nur ein Algo­rithmus lösen. Digitale FSM-Tools, die auf dem PowerOpt-Algo­rithmus aufbauen, ersetzen die „Batch“-Umpla­nung durch ein dynamisches, tages­aktuelles Terminmanagement.

Dank PowerOpt reagiert FLS VISITOUR in weniger als einer Sekunde auf sich ändernde Parameter­bedingungen, unab­hängig davon, wie umfang­reich diese werden. Das versteht man unter Echt­zeit-Planung. So erfolgt das Reschedu­ling bei kurzfristigen Terminabsagen ohne Zeitver­zögerung und der weitere Tages­verlauf ist sofort optimiert.