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AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG: WIE SIE DIE KRAFT DER ALGORITHMEN IM AUSSENDIENST NUTZEN
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22. November 2021, aktualisiert am 07.03.2023
Christoph Bertram
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ie Tourenplanung ist zentral für den Erfolg im Außendienst und Field Service. Gut geplante Touren sichern Effizienz und steigern die Produktivität. Eine automatische Tourenplanung maximiert diesen Erfolgsschlüssel. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur Automatisierung der Außendienstplanung.
Tag für Tag lautet die Frage für Disponent:innen: Wie planen wir unsere Einsätze und Termine optimal? Wie erledigen wir möglichst viele Aufträge möglichst gut und effizient? Die Aufgabenstellung ist äußerst komplex, unter anderem spielt hier das sogenannte Traveling Salesman Problem (Problem des Handlungsreisenden) hinein.
Unternehmen, die nicht auf eine automatische Tourenoptimierung setzen, bremsen ihre Disponent:innen aus und damit auch die Mitarbeiter:innen im Außendienst bzw. Field Service. So verschenken sie jeden Tag Potenzial und letzten Endes Umsatz. Doch was bedeutet eigentlich Automatisierung in der Tourenplanung?
Eine manuelle Planung stößt bei dieser Komplexität schnell an ihre Grenzen. Es ist schlicht unmöglich, dass ein Mensch die beste Tourenplanung für das ganze Außendienst- bzw. Serviceteam findet. – Der große Vorteil der Digitalisierung:
Algorithmen zur Tourenplanung können dies.
Idealerweise sollte ein Algorithmus zur Tourenplanung in Echtzeit planen und re-optimieren. Das heißt, er benötigt nur Sekundenbruchteile, um die optimale Planung zu ermitteln und er kann schnell auf kurzfristige Änderungen im Tagesverlauf reagieren. Durch eine derart automatisierte Tourenplanung und -optimierung sparen Unternehmen Kilometer und CO2, können mehr Aufträge wahrnehmen und entlasten die Disposition.
Tag für Tag lautet die Frage für Disponent:innen: Wie planen wir unsere Einsätze und Termine optimal? Wie erledigen wir möglichst viele Aufträge möglichst gut und effizient? Die Aufgabenstellung ist äußerst komplex, unter anderem spielt hier das sogenannte Traveling Salesman Problem (Problem des Handlungsreisenden) hinein.
Unternehmen, die nicht auf eine automatische Tourenoptimierung setzen, bremsen ihre Disponent:innen aus und damit auch die Mitarbeiter:innen im Außendienst bzw. Field Service. So verschenken sie jeden Tag Potenzial und letzten Endes Umsatz. Doch was bedeutet eigentlich Automatisierung in der Tourenplanung?
WAS IST AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG?
Automatische Tourenplanung im Außendienst heißt, dass die Touren der Mitarbeiter:innen mit computergestützten Systemen bzw. mit speziellen Softwareprogrammen geplant werden. Die Planung erfolgt auf Basis verschiedenster Faktoren wie Kundenstandorten, Verkehr, Terminvorgaben, Mitarbeiterskills, Auftragsprioritäten und vielen anderen Restriktionen. Durch die Verwendung von automatisierten Tourenplanungslösungen können Unternehmen Zeit und Kosten sparen und die Effizienz und Produktivität ihres Außendiensts bzw. Field Service verbessern.AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG VS. MANUELLE TOURENPLANUNG
Ein Beispiel, das den Vorteil von Automatisierung verdeutlicht: Für einen einzigen Mitarbeiter, der täglich 10 Außentermine hat, ergeben sich bereits 3,6 Millionen mögliche Reihenfolgen für seine Tagestour. Und in der Realität kommen viele weitere Faktoren hinzu wie begrenzte Zeitfenster, weitere Mitarbeiter:innen, krankheitsbedingte Ausfälle, Ad-hoc-Aufträge und Kundenabsagen.Eine manuelle Planung stößt bei dieser Komplexität schnell an ihre Grenzen. Es ist schlicht unmöglich, dass ein Mensch die beste Tourenplanung für das ganze Außendienst- bzw. Serviceteam findet. – Der große Vorteil der Digitalisierung:
Algorithmen zur Tourenplanung können dies.
PLANUNG UND RE-OPTIMIERUNG SOLLTEN IN ECHTZEIT ERFOLGEN
Das Lösen solch komplexer logistischer Probleme treibt Mathematiker:innen und Informatiker:innen seit Langem um. Auch den Gründer unseres Unternehmens, Thomas Brechtel. Seine Antwort war ein Algorithmus, der alle Restriktionen in der Einsatzplanung berücksichtigt und Touren und Termine optimiert.Idealerweise sollte ein Algorithmus zur Tourenplanung in Echtzeit planen und re-optimieren. Das heißt, er benötigt nur Sekundenbruchteile, um die optimale Planung zu ermitteln und er kann schnell auf kurzfristige Änderungen im Tagesverlauf reagieren. Durch eine derart automatisierte Tourenplanung und -optimierung sparen Unternehmen Kilometer und CO2, können mehr Aufträge wahrnehmen und entlasten die Disposition.
DIE QUALITÄT DER AUTOMATISIERUNG HÄNGT VOM ALGORITHMUS AB
Die Basis einer automatischen Tourenplanung ist also der Algorithmus. Daher hängt die Güte Ihrer Tourenplanung von der Güte des Algorithmus ab. Ebenfalls entscheidend: ausreichende Rechenkraft. Denn für die Berechnung der optimalen Touren sind Millionen Rechenschritte erforderlich. Die Disposition soll schließlich nur wenige Sekunden dauern, nicht Minuten oder Stunden (was sie bei der manuellen Vorgehensweise oft zu tun pflegt).
IST EINE KOSTENLOSE AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG SINNVOLL?
Die benötigte Rechenleistung lässt sich übrigens ganz individuell beeinflussen über die Einstellungen und Parameter, die zu Ihrer Organisation passen.Die Qualität des Algorithmus, die benötigte Rechenleistung und die gezielte Parametrisierung zeigen, dass eine kostenlose automatische Tourenplanung selten sinnvoll ist. Denn die frei verfügbaren Tools sind häufig sowohl in der Komplexität als auch in der Rechenleistung begrenzt und lassen sich nur unzureichend parametrisieren.
MÜSSEN IHRE DISPONENT:INNEN UM IHREN ARBEITSPLATZ FÜRCHTEN?
Wenn also der Algorithmus die Tourenplanung schneller und effizienter vornimmt, müssen Disponent:innen dann um ihren Arbeitsplatz bangen? Nein, denn er nimmt ihnen zwar viel Arbeit ab, doch zugleich erweitert er ihr Aufgabengebiet. Die Mitarbeiter:innen können sich nun um strategischere Aufgaben kümmern.Eine automatische Tourenplanung erschließt zudem das Potenzial von Datenanalysen. So kann die Disposition nun zum Beispiel durch Simulationen und What-if-Szenarien weiter an der Verbesserung der Tourenplanung feilen.
Und auch bei einer automatischen Tourenplanung behält die Disposition die Entscheidungshoheit: Der errechnete Tourenplan ist nicht fix, sondern lässt sich verändern. Beispielsweise kann der/die Disponent:in einzelne Aufträge manuell verschieben oder fixieren. Das System plant dann um sie herum.
WEITERE VORTEILE EINER AUTOMATISCHEN TOURENPLANUNG
Eine automatisierte Tourenplanung:- führt zu einer Professionalisierung der Disposition,
- verbessert die Prozesse (ein durchgängiges System statt Behelf durch Excel, Outlook und Google Maps),
- führt zu erheblichen Kosteneinsparungen,
- verringert den Arbeitsaufwand in der Disposition,
- vermeidet unnötige Fahrtkosten und Zeitverluste,
- holt mehr aus der Auftragsplanung heraus.
Das alles führt in Konsequenz zu einer höheren Kundenzufriedenheit und mehr Umsatz.
Welche Vorteile bietet eine automatische Tourenplanung noch?
Eine moderne Softwarelösung zur Tourenplanung wie FLS VISITOUR lässt sich an Ihr führendes ERP- oder CRM-System andocken. Das führende System liefert den Dateninput, das Tourenplanungs-Werkzeug optimiert die Aufträge und spielt später die neu generierten Daten wieder zurück. So bringen Sie mit einer Speziallösung für die automatische Tourenplanung nicht nur Ihre Disposition aufs nächste Level, sondern Ihr gesamtes Außendienst- und Servicemanagement.
AUTOMATISIERUNG IST DER SCHLÜSSEL ZUM ERFOLG
Automatisierung ist einer der größten Vorteile, den die Digitalisierung Unternehmen bietet. Sie beschleunigt Prozesse und erschließt Potenziale, zum Beispiel den Erkenntnisgewinn aus Daten. Außerdem minimiert die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse die Fehlerquote. Für die Disposition bedeutet das: Die Vorteile der Digitalisierung liegen vor allem in einer automatischen Tourenplanung.Mehr erfahren:
Anwendungen – So funktioniert Tourenplanungssoftware
Automatische Tourenplanung in der Praxis - Case Studies
Autor
Christoph Bertram
Redaktion & Content
+49 431 23971-0
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Christoph Bertram beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit Softwarelösungen für den Personaleinsatz. Als Redakteur im HR-Bereich hat er sich früh mit Cloud-Technologien befasst, später als Online-Redakteur und Content Manager mit der Digitalisierung im Handwerk. Seit 2021 schreibt er für FLS und die Solvares Group über die Themen Tourenplanung und Field Service Management.
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Christoph Bertram beschäftigt sich seit über 10 Jahren mit Softwarelösungen für den Personaleinsatz. Als Redakteur im HR-Bereich hat er sich früh mit Cloud-Technologien befasst, später als Online-Redakteur und Content Manager mit der Digitalisierung im Handwerk. Seit 2021 schreibt er für FLS und die Solvares Group über die Themen Tourenplanung und Field Service Management.
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