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    BLOG / SOLUTIONS · AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG

    AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG: WIE SIE DIE KRAFT DER ALGORITHMEN IM AUSSENDIENST NUTZEN



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    4 Min. Lesezeit

      22. November 2021, aktualisiert am 07.03.2023  ·     Christoph Bertram
    D ie Tourenplanung ist zentral für den Erfolg im Außendienst und Field Service. Gut geplante Touren sichern Effizienz und steigern die Produk­tivität. Eine automatische Tourenplanung maximiert diesen Erfolgs­schlüssel. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zur Automatisierung der Außendienst­planung.

    Tag für Tag lautet die Frage für Disponent:innen: Wie planen wir unsere Einsätze und Termine optimal? Wie erledigen wir möglichst viele Aufträge möglichst gut und effizient? Die Aufgaben­stellung ist äußerst komplex, unter anderem spielt hier das sogenannte Traveling Salesman Problem (Problem des Handlungs­reisenden) hinein.

    Unternehmen, die nicht auf eine automatische Tourenoptimierung setzen, bremsen ihre Disponent:innen aus und damit auch die Mitarbeiter:innen im Außendienst bzw. Field Service. So verschenken sie jeden Tag Potenzial und letzten Endes Umsatz. Doch was bedeutet eigentlich Automatisierung in der Tourenplanung?


    WAS IST AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG?

    Automatische Tourenplanung im Außendienst heißt, dass die Touren der Mitarbeiter:innen mit computergestützten Systemen bzw. mit speziellen Softwareprogrammen geplant werden. Die Planung erfolgt auf Basis verschiedenster Faktoren wie Kundenstandorten, Verkehr, Terminvorgaben, Mitarbeiterskills, Auftragsprioritäten und vielen anderen Restriktionen. Durch die Verwendung von automatisierten Tourenplanungslösungen können Unternehmen Zeit und Kosten sparen und die Effizienz und Produktivität ihres Außendiensts bzw. Field Service verbessern.


    AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG VS. MANUELLE TOURENPLANUNG

    Ein Beispiel, das den Vorteil von Automatisierung verdeutlicht: Für einen einzigen Mitar­beiter, der täglich 10 Außen­termine hat, ergeben sich bereits 3,6 Millionen mögliche Reihen­folgen für seine Tagestour. Und in der Realität kommen viele weitere Faktoren hinzu wie begrenzte Zeitfenster, weitere Mitarbei­ter:innen, krankheits­bedingte Ausfälle, Ad-hoc-Aufträge und Kunden­absagen.

    Eine manuelle Planung stößt bei dieser Kom­plexität schnell an ihre Grenzen. Es ist schlicht unmöglich, dass ein Mensch die beste Tourenplanung für das ganze Außendienst- bzw. Serviceteam findet. – Der große Vorteil der Digitali­sierung:

    Algorithmen zur Tourenplanung können dies.


    PLANUNG UND RE-OPTIMIERUNG SOLLTEN IN ECHTZEIT ERFOLGEN

    Das Lösen solch komplexer logistischer Probleme treibt Mathema­tiker:innen und Informa­tiker:innen seit Langem um. Auch den Gründer unseres Unter­nehmens, Thomas Brechtel. Seine Antwort war ein Algorithmus, der alle Restriktionen in der Einsatzplanung berück­sichtigt und Touren und Termine optimiert.

    Idealer­weise sollte ein Algo­rithmus zur Tourenplanung in Echtzeit planen und re-optimieren. Das heißt, er benötigt nur Sekunden­bruch­teile, um die optimale Planung zu ermitteln und er kann schnell auf kurz­fristige Änderungen im Tages­verlauf reagieren. Durch eine derart automatisierte Tourenplanung und -optimierung sparen Unter­nehmen Kilo­meter und CO2, können mehr Aufträge wahrnehmen und entlasten die Disposition.


    DIE QUALITÄT DER AUTOMATISIERUNG HÄNGT VOM ALGORITHMUS AB

    Die Basis einer automatischen Tourenplanung ist also der Algorithmus. Daher hängt die Güte Ihrer Tourenplanung von der Güte des Algorithmus ab. Ebenfalls ent­scheidend: aus­reichende Rechen­kraft. Denn für die Berech­nung der optimalen Touren sind Millionen Rechen­schritte erfor­derlich. Die Disposition soll schließlich nur wenige Sekunden dauern, nicht Minuten oder Stunden (was sie bei der manuellen Vorgehens­weise oft zu tun pflegt).

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    IST EINE KOSTENLOSE AUTOMATISCHE TOURENPLANUNG SINNVOLL?

    Die benötigte Rechenleistung lässt sich übrigens ganz indi­viduell beein­flussen über die Einstel­lungen und Parameter, die zu Ihrer Orga­nisation passen.

    Die Qualität des Algorithmus, die benötigte Rechen­leistung und die gezielte Parame­trisierung zeigen, dass eine kostenlose automatische Tourenplanung selten sinnvoll ist. Denn die frei verfüg­baren Tools sind häufig sowohl in der Komplexität als auch in der Rechen­leistung begrenzt und lassen sich nur unzu­reichend parametri­sieren.


    MÜSSEN IHRE DISPONENT:INNEN UM IHREN ARBEITS­PLATZ FÜRCHTEN?

    Wenn also der Algorithmus die Tourenplanung schneller und effi­zienter vornimmt, müssen Disponent:innen dann um ihren Arbeits­platz bangen? Nein, denn er nimmt ihnen zwar viel Arbeit ab, doch zugleich erweitert er ihr Aufgaben­gebiet. Die Mitarbeiter:innen können sich nun um strate­gischere Aufgaben kümmern.

    Eine automatische Tourenplanung erschließt zudem das Potenzial von Daten­analysen. So kann die Disposition nun zum Beispiel durch Simula­tionen und What-if-Sze­narien weiter an der Ver­bes­serung der Tourenplanung feilen.

    Und auch bei einer automatischen Touren­planung behält die Disposition die Entschei­dungshoheit: Der errech­nete Tourenplan ist nicht fix, sondern lässt sich verändern. Beispiels­weise kann der/die Dispo­nent:in einzelne Aufträge manuell verschieben oder fixieren. Das System plant dann um sie herum.


    WEITERE VORTEILE EINER AUTOMATISCHEN TOURENPLANUNG

    Eine automatisierte Tourenplanung:

    • führt zu einer Profes­sionali­sierung der Disposi­tion,
    • verbessert die Prozesse (ein durchgängiges System statt Behelf durch Excel, Outlook und Google Maps),
    • führt zu erheb­lichen Kostenein­sparungen,
    • verringert den Arbeits­aufwand in der Disposition,
    • vermeidet unnötige Fahrt­kosten und Zeitver­luste,
    • holt mehr aus der Auftragsplanung heraus.

    Das alles führt in Konsequenz zu einer höheren Kunden­zu­frieden­heit und mehr Umsatz.

    Welche Vorteile bietet eine automatische Tourenplanung noch?

    Eine moderne Software­lösung zur Tourenplanung wie FLS VISITOUR lässt sich an Ihr führendes ERP- oder CRM-System andocken. Das führende System liefert den Daten­input, das Tourenplanungs-Werkzeug optimiert die Aufträge und spielt später die neu gene­rierten Daten wieder zurück. So bringen Sie mit einer Spezial­lösung für die automatische Tourenplanung nicht nur Ihre Disposition aufs nächste Level, sondern Ihr gesamtes Außendienst- und Service­management.


    AUTOMATISIERUNG IST DER SCHLÜSSEL ZUM ERFOLG

    Automatisierung ist einer der größten Vorteile, den die Digi­tali­sierung Unternehmen bietet. Sie beschleunigt Prozesse und erschließt Potenziale, zum Beispiel den Erkenntnis­gewinn aus Daten. Außerdem minimiert die Umstellung von analogen auf digitale Prozesse die Fehlerquote. Für die Disposition bedeutet das: Die Vorteile der Digitali­sierung liegen vor allem in einer automatischen Tourenplanung.


    Mehr erfahren:

    Anwendungen – So funktioniert Touren­planungs­software
    Automatische Tourenplanung in der Praxis - Case Studies
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