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SAAS-AUSSENDIENSTSTEUERUNG – INTELLIGENTE SOFTWARE ZUR AUFTRAGSTEIGERUNG
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4 Min. Lesezeit
15. September 2021
Bettina Marksteiner
Z
um Erfolg eines Unternehmens gehört eine gut geplante und strukturierte Außendienststeuerung. Immer öfter setzen Außendienst-Organisationen für diese Aufgabe spezielle Software ein, insbesondere auf SaaS-Basis. Das ist in vielen Branchen eine wichtige, wenn nicht die wichtigste Strategie, um Umsatz und Kundenbindung zu erhöhen.
Unter Außendienst versteht man grundsätzlich alle Tätigkeiten, die man durchführt, um die Beziehung zu den Kunden zu pflegen und ihnen die Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens anzubieten. Dazu zählen:
Der Außendienst wird durch Kontrollen, Planung und Vorgaben gesteuert. Dabei werden einzelne Besuchsrouten und die Tätigkeiten der Außendienstmitarbeiter:innen festgelegt. Weitere Elemente der Steuerung sind:
Die Planung von Außendienstaktivitäten kann also sehr komplex und zeitintensiv werden. Zur Einsparung von Zeit und Kosten sowie zur Gewinnmaximierung bietet sich eine Software zur Außendienststeuerung als SaaS (Software as a Service) an. Mitunter spricht man dabei auch von Field Service Management bzw. Field Service Management Software, insbesondere im Bereich des technischen Kundenservice im Außendienst. Eine Außendienststeuerungs-Software steigert die Effizienz des Außendiensts. Gleichzeitig minimiert sie Reaktionszeiten und Kosten.
Mit einer SaaS-Lösung kann das Unternehmen auch allen Mitarbeiter:innen mobil das gesamte Wissen für den jeweiligen Auftrag zur Verfügung stellen. So wissen die Mitarbeiter:innen in Sekundenschnelle, welchen Auftrag ihnen zugewiesen wird, was ihre Aufgaben sind und wohin sie sich begeben müssen. Eine Außendienststeuerung als SaaS bietet somit eine bestmögliche Kommunikation zwischen Außendienstmitarbeiter und Backoffice.
Unter Außendienst versteht man grundsätzlich alle Tätigkeiten, die man durchführt, um die Beziehung zu den Kunden zu pflegen und ihnen die Waren oder Dienstleistungen des Unternehmens anzubieten. Dazu zählen:
- Geschäfte anbahnen, vermitteln und abschließen
- Warenpräsentation und Anbieten von Dienstleistungen
- Informationen über den Markt und die Marktsituation sammeln
Der Außendienst wird durch Kontrollen, Planung und Vorgaben gesteuert. Dabei werden einzelne Besuchsrouten und die Tätigkeiten der Außendienstmitarbeiter:innen festgelegt. Weitere Elemente der Steuerung sind:
- Anweisungen zum Inhalt und zur Form des Auftrags
- Festlegung der Anzahl an Außendienstmitarbeiter:innen
- Sollauftrag-Bestimmung
- Motivation der Mitarbeiter:innen
- Erarbeitung von Tourenplanung
Die Planung von Außendienstaktivitäten kann also sehr komplex und zeitintensiv werden. Zur Einsparung von Zeit und Kosten sowie zur Gewinnmaximierung bietet sich eine Software zur Außendienststeuerung als SaaS (Software as a Service) an. Mitunter spricht man dabei auch von Field Service Management bzw. Field Service Management Software, insbesondere im Bereich des technischen Kundenservice im Außendienst. Eine Außendienststeuerungs-Software steigert die Effizienz des Außendiensts. Gleichzeitig minimiert sie Reaktionszeiten und Kosten.
AUSSENDIENSTSTEUERUNG ALS SAAS: VEREINFACHTE AUFTRAGSPLANUNG
Eine SaaS-Außendienststeuerung bietet dem Unternehmen eine echte Möglichkeit, anstehenden Aufträge leichter zu planen. Die Software speichert alle Daten in einer Datenbank. Sie vermittelt dann intelligent die Kunden und ihre Aufträge zu dem am besten geeigneten Außendienstmitarbeiter. Dabei berücksichtigt der Algorithmus Informationen über Kunde und Außendienstmitarbeiter wie dessen örtliche Nähe, Arbeitszeiten, Auftrag und Qualifikationen sowie weitere Restriktionen wie Termingebundenheit.Mit einer SaaS-Lösung kann das Unternehmen auch allen Mitarbeiter:innen mobil das gesamte Wissen für den jeweiligen Auftrag zur Verfügung stellen. So wissen die Mitarbeiter:innen in Sekundenschnelle, welchen Auftrag ihnen zugewiesen wird, was ihre Aufgaben sind und wohin sie sich begeben müssen. Eine Außendienststeuerung als SaaS bietet somit eine bestmögliche Kommunikation zwischen Außendienstmitarbeiter und Backoffice.
KURZFRISTIGE ANPASSUNGEN LEICHT GEMACHT
Im Tagesgeschäft kann es immer zu spontanen Änderungen kommen, die den Plan und die Auftragsverteilung ändern. Zu diesen Ereignissen zählen zum Beispiel der Ausfall eines Mitarbeiters wegen Krankheit, Absagen von Kunden oder dringende und spontane Sofortaufträge. Solche Ereignisse führen dazu, dass der Plan schnell geändert werden muss. Die Planänderung muss zudem noch weiterkommuniziert werden. Das kann für den Planenden zu Stresssituationen führen.Eine Außendienststeuerung als SaaS löst auch dieses Problem. Die Software verlegt dann die betroffenen Aufträge und verteilt die anderen Aufträge zum geeigneten Personal. So wird vermieden, dass spontane Ereignisse die komplette Planung des Unternehmens für den Tag zerstören. Durch die beschleunigte Kommunikation erfahren die Außendienstmitarbeiter:innen schnell von den Änderungen und haben immer noch eine Übersicht über ihre Aufträge.
EFFIZIENTERES ZEITMANAGEMENT DURCH KLUGE ALGORITHMEN
In einem großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern und vielen Aufträgen kann ein gutes Zeitmanagement sehr komplex und schwierig werden. SaaS-Software für den Außendienst löst dieses Problem. Eine intelligente SaaS-Lösung verarbeitet Informationen in Windeseile.Dabei werden die Arbeitszeiten der Außendienstmitarbeiter mit den Aufträgen verglichen und so ein Zeitplan erstellt. Es kommt zu keinen Überlappungen. Die Mitarbeiter:innen bekommen ihre Aufträge entsprechend ihrer Verfügbarkeit zugeteilt. Auf der anderen Seite werden die Aufträge der Kunden in schnellstmöglicher Zeit erledigt. Es können Änderungen in der Datenbank vorgenommen werden und die Software stellt automatisch und schnell einen neuen Zeitplan auf.
ERHÖHTE LEISTUNG UND KUNDENZUFRIEDENHEIT
Durch die optimale Auf- und Zuteilung der Aufträge müssen die Außendienstmitarbeiter:innen weniger Überstunden leisten und sind fair ausgelastet. Außerdem wird die Anzahl an erledigten Aufträgen pro Tag maximiert. Diese Produktivitäts- und Effizienzsteigerung hat nicht nur eine Kostenersparnis zur Folge, sondern auch eine Umsatz- und Gewinnsteigerung. Dazu trägt auch eine Erhöhung der Kundenzufriedenheit bei. Das Unternehmen wächst und gewinnt weiter an Kunden, guten Bewertungen und Erfolg.MINIMIERUNG DER KOSTEN – MAXIMIERUNG DER AUFTRÄGE
Die Vorteile einer SaaS-Außendienststeuerung lassen sich wie folgt zusammenfassen: Minimierung der Kosten – Maximierung der Aufträge. Insbesondere eine Software zur Tourenoptimierung liefert als Ergebnis weniger gefahrene Kilometer und somit auch eine Minimierung von Fahrt- und Wartezeiten, Spritverbrauch und CO2-Emissionen. In Verbindung mit einer Außendienst-App bringt ein solches System den Außendienst ganzheitlich voran.Mehr über die richtige Planung des Außendiensts erfahren:
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