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WARUM IHR AUSSENDIENST KEINE BESUCHE MIT OUTLOOK PLANEN SOLLTE

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4 Min. Lesezeit

2. September 2021

Jonas Hansen

U nternehmen mit Außendienst müssen heutzutage maximale Flexibilität und Planungsgenauigkeit sicherstellen, um ihre Kunden zu begeistern. Doch obwohl eine entsprechend gute Terminplanung unverzichtbar geworden ist, planen immer noch viele Außendienste ihre Besuche mit Outlook. Welche Nachteile dies hat und wie es besser geht.

NACHTEILE, WENN SIE DEN AUSSENDIENST MIT OUTLOOK PLANEN

Die Planung des Außendienstes mit Microsoft Outlook hält sich hartnäckig in vielen Unternehmen. Kundenbesuche werden umständlich per Mail vereinbart und anschließend als Termine im Kalender festgehalten. Für Unternehmer hat dies jedoch entscheidende Nachteile:

geringe Flexibilität
aufwendige Verwaltung
Zugriff nur für freigegebene Mitarbeiter:innen

Für eine eher starre Terminplanung kann sich Outlook für den Außendienst anbieten. Doch mit der Realität hat dies nur selten etwas zu tun. Ständig ändert sich etwas, Termine werden kurzfristig verschoben, fallen aus oder nehmen mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich geplant.

Die Mitarbeiter:innen im Außendienst haben selbst kaum die Möglichkeit, auf diese veränderten Rahmenbedingungen zu reagieren und die Planung in Echtzeit anzupassen. Bereits nach wenigen Minuten oder Stunden kann die ursprüngliche Planung in Outlook hinfällig sein.

Oft haben die Außendienst-Mitarbeiter:innen nicht einmal Zugriff auf die Terminplanung in Outlook. Stattdessen dienen Ausdrucke, die jeden Morgen erstellt werden, als Tagesplan für die Tour.

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AUSSENDIENST: OUTLOOK WIRKT SICH AUF KUNDENZUFRIEDENHEIT AUS

Die Planung des Außendienstes mit Outlook hat für die Kunden und deren Zufriedenheit entscheidende Konsequenzen. Denn durch die starre Planung ist es keine Seltenheit, dass die Aufträge verspätet erledigt werden oder sogar um ganze Tage verschoben werden müssen. Von großen Terminzeitfenstern und langen Wartezeiten ganz zu schweigen.

Dies nimmt die Kundschaft nicht besonders positiv auf. Eine sinkende Kundenzufriedenheit kann daher schnell die Folge sein. Und wenn sich einmal der Ruf der Unzuverlässigkeit herumgesprochen hat, werden auch die Anzahl der Neuaufträge immer weiter zurückgehen.

EINE AUSSENDIENSTPLANUNG MIT OUTLOOK VERSCHENKT RESSOURCEN

Durch die aufwendige Planung des Außendienstes mit Outlook werden schon im Back-Office erhebliche Ressourcen verschwendet. Denn die ständige Umplanung, sobald neue Aufträge hinzukommen oder andere Aufträge abgesagt werden, benötigt einen immensen Zeitaufwand. Doch auch im Außendienst selbst führt eine Terminplanung mit Outlook zu Ineffizienz.

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Unnötige Umwege und eine ungenaue Planung der Ressourcen erhöhen die Kosten und senken somit den Gewinn des Unternehmens. Wenn sich das Back-Office und der Außendienst immer manuell abstimmen müssen, führt dies ebenfalls zu einem hohen Koordinationsaufwand.

Mit einer professionellen Software zur Terminplanung lassen sich diese Ineffizienzen deutlich verringern. Änderungen werden automatisch im System hinterlegt und dem jeweiligen Mitarbeiter:innen im Außendienst mitgeteilt. Über die angebundenen Mobilgeräte ist der Außendienst stets auf dem Laufenden. All diese Maßnahmen steigern nachweislich die Effizienz des Außendienstes.

MOBILER ZUGRIFF AUF DIE AUSSENDIENSTPLANUNG MIT OUTLOOK?

Für einen erfolgreichen Außendienst ist es wichtig, dass die Mitarbeiter:innen jederzeit und von überall Zugriff auf die anstehenden Termine und Aufträge haben. Bei einer Planung mit Outlook ist dies nur sehr eingeschränkt möglich. Das Einplanen von neuen Terminen oder das Herausnehmen von Aufträgen ist quasi unterwegs nicht möglich.

Hinzukommt, dass verkürzte oder verlängerte Serviceleistungen gar nicht erst erfasst werden. Daher stimmt im Laufe des Tages die Soll- mit der Ist-Planung sehr schnell nicht mehr überein.

Auch hier kann eine moderne Software-Lösung für eine schnelle Abhilfe sorgen. Denn das System erfasst in Echtzeit, wo sich der Mitarbeiter befindet. Durch einen einfachen Knopfdruck kann dieser mitteilen, dass ein Auftrag erfolgreich abgeschlossen wurde. So gleicht das System laufend den Soll- mit dem Ist-Plan ab.

Außerdem lassen sich bei Bedarf Änderungen in der Planung vornehmen. Dauert beispielsweise ein Auftrag unerwartet länger, kann der nachfolgende Kunde frühzeitig über die Verzögerung informiert werden.

MIT EINER MODERNEN SOFTWARE-LÖSUNG DEN GESCHÄFTSERFOLG SICHERN

Indem sie Outlook durch eine moderne Software zur Auftrags- und Terminplanung ablösen, führen Unternehmen ihren Außendienst in eine erfolgreiche Zukunft. Denn so lässt sich sehr leicht die Effizienz steigern und die Auftragsplanung flexibel managen.

Dies optimiert am Ende Kundenzufriedenheit und steigert die Gewinne. Mit dem passenden Partner an der Seite führt der Einsatz einer Software für die Termin- und Auftragsplanung schnell zu besseren Ergebnissen und einer Professionalisierung des Außendienstes.

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