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    BLOG / SOLUTIONS · AUSSENDIENST OUTLOOK

    WARUM IHR AUSSENDIENST KEINE BESUCHE MIT OUTLOOK PLANEN SOLLTE



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    4 Min. Lesezeit

      02. September 2021  ·     Jonas Hansen
    U nternehmen mit Außendienst müssen heut­zutage maxi­male Flexibi­lität und eine hohe Produkti­vität sicher­stellen. Denn die Kon­kur­renz um Kunden ist hart. Doch obwohl diese Faktoren unver­zicht­bar geworden sind, planen immer noch viele Anbieter ihre Besuche mit Outlook. Welche Nachteile dies für den Außendienst hat.


    DEN AUSSENDIENST MIT OUTLOOK PLANEN – UNFLEXIBLE STEU­ERUNG

    Die Planung des Außendienstes mit Microsoft Outlook hält sich hart­näckig in vielen Unternehmen. Kunden­besuche werden umständlich per Mail verein­bart und an­schließend als Termine im Kalender fest­gehalten. Für Unternehmer hat dies jedoch entschei­dende Nachteile:

    • geringe Flexibili­tät
    • aufwendige Verwal­tung
    • Zugriff nur für freigege­bene Mitar­beiter

    Für eine starre Terminplanung kann sich Outlook für den Außendienst anbieten. Doch mit der Realität hat dies nur selten etwas zu tun. Denn Termine werden kurz­fristig verschoben, fallen aus oder nehmen mehr Zeit in Anspruch als ursprüng­lich geplant.

    Die Mitarbeiter im Außendienst haben selbst kaum die Möglich­keit, auf diese verän­derten Rahmen­bedin­gungen zu reagieren und die Planung in Echtzeit anzu­passen. Bereits nach wenigen Minuten oder Stunden kann die ursprüng­liche Planung in Outlook hinfällig sein.

    Oft haben die Mitarbeiter im Außendienst nicht mal Zugriff auf die Terminplanung in Outlook. Statt­dessen dienen Ausdrucke, die jeden Morgen erstellt werden, als Tagesplan für die Tour.

    ➡ Passend zum Thema: 10 Denkfehler in der Außendienstplanung

    AUSSENDIENST: OUTLOOK WIRKT SICH AUF KUN­DEN­ZU­FRIE­DEN­HEIT AUS

    Die Planung des Außendienstes mit Outlook hat für die Kunden und deren Zufrie­denheit entschei­dende Konse­quenzen. Denn durch die starre Planung ist es keine Selten­heit, dass die Aufträge ver­spätet erledigt werden oder sogar um ganze Tage ver­schoben werden müssen. Von großen Termin­zeit­fenstern und langen Warte­zeiten ganz zu schweigen.

    Dies nimmt die Kundschaft meist nicht beson­ders positiv auf. Eine sinkende Kunden­zufrieden­heit kann daher schnell die Folge sein. Und wenn sich einmal der Ruf der Unzu­verlässig­keit herumge­sprochen hat, werden auch die Anzahl der Neuauf­träge immer weiter zurück­gehen.

    EINE AUSSENDIENSTPLANUNG MIT OUTLOOK VER­SCHENKT RESSOURCEN

    Durch die aufwendige Planung des Außendienstes mit Outlook werden schon im Back-Office erheb­liche Ressourcen verschwendet. Denn die ständige Umpla­nung, sobald neue Aufträge hinzu­kommen oder andere Aufträge abgesagt werden, benötigt einen unsag­baren Zeitaufwand. Doch auch im Außendienst führt diese Art der Planung zu einer erheb­lichen Ineffi­zienz.


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    Unnötige Umwege und eine unge­naue Planung der Ressour­cen erhöhen die Kosten und senken somit den Gewinn des Unter­nehmens. Wenn sich das Back-Office und der Außendienst immer manuell abstim­men müssen, führt dies ebenfalls zu einem hohen Koordi­nations­aufwand.

    Mit einer modernen Software-Lösung können Sie diese Ineffi­zienzen deutlich ver­ringern. Änderun­gen werden automa­tisch im System hinter­legt und dem jeweiligen Mitar­beiter im Außendienst mitge­teilt. Mit den passenden Mobil­geräten wird der Außendienst in Echtzeit auf dem Laufen­den gehalten. All diese Maßnahmen steigern nachweis­lich die Effi­zienz des Außendienstes.


    MOBILER ZUGRIFF AUF DIE AUSSENDIENSTPLANUNG MIT OUTLOOK?

    Für einen erfolgreichen Außendienst ist es wichtig, dass die Mitar­beiter jederzeit und von überall Zugriff auf die an­stehenden Termine und Aufträge haben. Mit Outlook ist dies nur sehr einge­schränkt möglich. Das Ein­planen von neuen Terminen oder das Heraus­nehmen von Aufträgen ist quasi unterwegs nicht möglich. Hinzu­kommt, dass verkürzte oder verlän­gerte Service-Leistungen gar nicht erst erfasst werden. Daher stimmt im Laufe des Tages die Soll- mit der Ist-Planung sehr schnell nicht mehr überein.

    Auch hier kann eine moderne Software-Lösung für eine schnelle Abhilfe sorgen. Denn das System erfasst in Echtzeit, wo sich der Mitarbei­ter befindet. Durch einen einfachen Knopfdruck kann dieser mit­teilen, dass ein Auftrag erfolg­reich abge­schlossen wurde. So wird laufend der Soll- mit dem Ist-Plan abge­glichen.

    Bei Bedarf lassen sich außerdem Ände­run­gen in der Planung vor­nehmen. Dauert beispiels­weise ein Auftrag unerwar­tet länger, kann der nachfol­gende Kunde früh­zeitig über die Verzöge­rung informiert werden.


    MIT EINER MODERNEN SOFTWARE-LÖSUNG DEN GESCHÄFTS­ERFOLG SICHERN

    Indem Outlook durch eine moderne Software zur Auftrags­planung abgelöst wird, lassen sich Unternehmen in eine erfolg­reiche Zukunft führen. Denn so lässt sich sehr leicht die Effizienz steigern und die Auftrags­planung flexibel managen. Dies optimiert am Ende unter anderem die Kunden­zufrie­denheit und steigert die Gewinne. Mit dem passenden Partner an der Seite führt der Einsatz einer Auftrags­planungs-Software schnell zu besseren Ergebnissen und einer Pro­fessio­nali­sierung des Außen­dienstes.


    Jetzt weiterlesen:
    ➡ Wie Sie mit einer Terminplanungssoftware für Techniker Kosten sparen
    ➡ 3 Sicherheitsrisiken im Außen­dienst und wie Sie sich vermei­den lassen
    ➡ Was macht eine effiziente Touren­planung aus?

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