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    BLOG / SOLUTIONS · AUSSENDIENST OUTLOOK

    WARUM IHR AUSSENDIENST KEINE BESUCHE MIT OUTLOOK PLANEN SOLLTE



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    4 Min. Lesezeit

      02. September 2021, aktualisiert am 07.02.2023  ·     Jonas Hansen
    U nternehmen mit Außendienst müssen heut­zutage maxi­male Flexibi­lität und Planungs­genauig­keit sicher­stellen, um ihre Kunden zu begeistern. Doch obwohl eine entsprechend gute Terminplanung unver­zicht­bar geworden ist, planen immer noch viele Außendienste ihre Besuche mit Outlook. Welche Nachteile dies hat und wie es besser geht.


    NACHTEILE, WENN SIE DEN AUSSENDIENST MIT OUTLOOK PLANEN

    Die Planung des Außendienstes mit Microsoft Outlook hält sich hart­näckig in vielen Unternehmen. Kunden­besuche werden umständlich per Mail verein­bart und an­schließend als Termine im Kalender fest­gehalten. Für Unternehmer hat dies jedoch entschei­dende Nachteile:

    • geringe Flexibili­tät
    • aufwendige Verwal­tung
    • Zugriff nur für freigege­bene Mitar­beiter:innen

    Für eine eher starre Terminplanung kann sich Outlook für den Außendienst anbieten. Doch mit der Realität hat dies nur selten etwas zu tun. Ständig ändert sich etwas, Termine werden kurz­fristig verschoben, fallen aus oder nehmen mehr Zeit in Anspruch als ursprüng­lich geplant.

    Die Mitarbeiter:innen im Außendienst haben selbst kaum die Möglich­keit, auf diese verän­derten Rahmen­bedin­gungen zu reagieren und die Planung in Echtzeit anzu­passen. Bereits nach wenigen Minuten oder Stunden kann die ursprüng­liche Planung in Outlook hinfällig sein.

    Oft haben die Außendienst-Mitarbeiter:innen nicht einmal Zugriff auf die Terminplanung in Outlook. Statt­dessen dienen Ausdrucke, die jeden Morgen erstellt werden, als Tagesplan für die Tour.

    Passend zum Thema: 10 Denkfehler in der Außendienstplanung


    AUSSENDIENST: OUTLOOK WIRKT SICH AUF KUN­DEN­ZU­FRIE­DEN­HEIT AUS

    Die Planung des Außendienstes mit Outlook hat für die Kunden und deren Zufrie­denheit entschei­dende Konse­quenzen. Denn durch die starre Planung ist es keine Selten­heit, dass die Aufträge ver­spätet erledigt werden oder sogar um ganze Tage ver­schoben werden müssen. Von großen Termin­zeit­fenstern und langen Warte­zeiten ganz zu schweigen.

    Dies nimmt die Kundschaft nicht beson­ders positiv auf. Eine sinkende Kunden­zufrieden­heit kann daher schnell die Folge sein. Und wenn sich einmal der Ruf der Unzu­verlässig­keit herumge­sprochen hat, werden auch die Anzahl der Neuauf­träge immer weiter zurück­gehen.


    EINE AUSSENDIENSTPLANUNG MIT OUTLOOK VER­SCHENKT RESSOURCEN

    Durch die aufwendige Planung des Außendienstes mit Outlook werden schon im Back-Office erheb­liche Ressourcen verschwendet. Denn die ständige Umpla­nung, sobald neue Aufträge hinzu­kommen oder andere Aufträge abgesagt werden, benötigt einen immensen Zeitaufwand. Doch auch im Außendienst selbst führt eine Terminplanung mit Outlook zu Ineffi­zienz.

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    Unnötige Umwege und eine unge­naue Planung der Ressour­cen erhöhen die Kosten und senken somit den Gewinn des Unter­nehmens. Wenn sich das Back-Office und der Außendienst immer manuell abstim­men müssen, führt dies ebenfalls zu einem hohen Koordi­nations­aufwand.

    Mit einer professionellen Software zur Terminplanung lassen sich diese Ineffi­zienzen deutlich ver­ringern. Änderun­gen werden automa­tisch im System hinter­legt und dem jeweiligen Mitar­bei­ter:innen im Außendienst mitge­teilt. Über die ange­bundenen Mobilgeräte ist der Außendienst stets auf dem Laufen­den. All diese Maßnahmen steigern nachweis­lich die Effi­zienz des Außendienstes.


    MOBILER ZUGRIFF AUF DIE AUSSENDIENSTPLANUNG MIT OUTLOOK?

    Für einen erfolgreichen Außendienst ist es wichtig, dass die Mitar­beiter:innen jederzeit und von überall Zugriff auf die an­stehenden Termine und Aufträge haben. Bei einer Planung mit Outlook ist dies nur sehr einge­schränkt möglich. Das Ein­planen von neuen Terminen oder das Heraus­nehmen von Aufträgen ist quasi unterwegs nicht möglich.

    Hinzu­kommt, dass verkürzte oder verlän­gerte Serviceleistungen gar nicht erst erfasst werden. Daher stimmt im Laufe des Tages die Soll- mit der Ist-Planung sehr schnell nicht mehr überein.

    Auch hier kann eine moderne Software-Lösung für eine schnelle Abhilfe sorgen. Denn das System erfasst in Echtzeit, wo sich der Mitarbei­ter befindet. Durch einen einfachen Knopfdruck kann dieser mit­teilen, dass ein Auftrag erfolg­reich abge­schlossen wurde. So gleicht das System laufend den Soll- mit dem Ist-Plan ab.

    Außerdem lassen sich bei Bedarf Änderun­gen in der Planung vor­nehmen. Dauert beispiels­weise ein Auftrag unerwar­tet länger, kann der nachfol­gende Kunde früh­zeitig über die Verzöge­rung informiert werden.


    MIT EINER MODERNEN SOFTWARE-LÖSUNG DEN GESCHÄFTS­ERFOLG SICHERN

    Indem sie Outlook durch eine moderne Software zur Auftrags- und Termin­planung ablösen, führen Unternehmen ihren Außendienst in eine erfolg­reiche Zukunft. Denn so lässt sich sehr leicht die Effizienz steigern und die Auftrags­planung flexibel managen.

    Dies optimiert am Ende Kunden­zufrie­denheit und steigert die Gewinne. Mit dem passenden Partner an der Seite führt der Einsatz einer Software für die Termin- und Auftragsplanung schnell zu besseren Ergebnissen und einer Pro­fessio­nali­sierung des Außen­dienstes.


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