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nternehmen mit Außendienst müssen heutzutage maximale Flexibilität und eine hohe Produktivität sicherstellen. Denn die Konkurrenz um Kunden ist hart. Doch obwohl diese Faktoren unverzichtbar geworden sind, planen immer noch viele Anbieter ihre Besuche mit Outlook. Welche Nachteile dies für den Außendienst hat.
DEN AUSSENDIENST MIT OUTLOOK PLANEN – UNFLEXIBLE STEUERUNG
Die Planung des Außendienstes mit Microsoft Outlook hält sich hartnäckig in vielen Unternehmen. Kundenbesuche werden umständlich per Mail vereinbart und anschließend als Termine im Kalender festgehalten. Für Unternehmer hat dies jedoch entscheidende Nachteile:
- geringe Flexibilität
- aufwendige Verwaltung
- Zugriff nur für freigegebene Mitarbeiter
Für eine starre
Terminplanung kann sich Outlook für den Außendienst anbieten. Doch mit der Realität hat dies nur selten etwas zu tun. Denn Termine werden kurzfristig verschoben, fallen aus oder nehmen mehr Zeit in Anspruch als ursprünglich geplant.
Die Mitarbeiter im Außendienst haben selbst kaum die Möglichkeit, auf diese veränderten Rahmenbedingungen zu reagieren und die Planung in Echtzeit anzupassen. Bereits nach wenigen Minuten oder Stunden kann die ursprüngliche Planung in Outlook hinfällig sein.
Oft haben die Mitarbeiter im Außendienst nicht mal Zugriff auf die Terminplanung in Outlook. Stattdessen dienen Ausdrucke, die jeden Morgen erstellt werden, als Tagesplan für die Tour.
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AUSSENDIENST: OUTLOOK WIRKT SICH AUF KUNDENZUFRIEDENHEIT AUS
Die Planung des
Außendienstes mit Outlook hat für die Kunden und deren Zufriedenheit entscheidende Konsequenzen. Denn durch die starre Planung ist es keine Seltenheit, dass die Aufträge verspätet erledigt werden oder sogar um ganze Tage verschoben werden müssen. Von großen Terminzeitfenstern und langen Wartezeiten ganz zu schweigen.
Dies nimmt die Kundschaft meist nicht besonders positiv auf. Eine sinkende Kundenzufriedenheit kann daher schnell die Folge sein. Und wenn sich einmal der Ruf der Unzuverlässigkeit herumgesprochen hat, werden auch die Anzahl der Neuaufträge immer weiter zurückgehen.
EINE AUSSENDIENSTPLANUNG MIT OUTLOOK VERSCHENKT RESSOURCEN
Durch die aufwendige Planung des Außendienstes mit Outlook werden schon im Back-Office erhebliche Ressourcen verschwendet. Denn die ständige Umplanung, sobald neue Aufträge hinzukommen oder andere Aufträge abgesagt werden, benötigt einen unsagbaren Zeitaufwand. Doch auch im Außendienst führt diese Art der Planung zu einer erheblichen Ineffizienz.