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    SAAS-AUSSENDIENSTSTEUERUNG – INTELLIGENTE SOFTWARE ZUR AUFTRAGSTEIGERUNG



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    4 Min. Lesezeit

      15. September 2021, aktualisiert am 01.02.2022  ·     Bettina Marksteiner
    Z um Erfolg eines Unternehmens gehört eine gut geplante und struk­turierte Außen­dienst­steuerung. Immer öfter setzen Außendienst-Orga­nisa­tionen für diese Aufgabe spezielle Software ein, insbe­sondere auf SaaS-Basis. Das ist in vielen Branchen eine wichtige, wenn nicht die wichtigste Strate­gie, um Umsatz und Kunden­bindung zu erhöhen.

    Unter Außendienst versteht man grund­sätzlich alle Tätig­keiten, die man durchführt, um die Beziehung zu den Kunden zu pflegen und ihnen die Waren oder Dienst­leistungen des Unternehmens anzubieten. Dazu zählen:

    • Geschäfte anbahnen, vermitteln und ab­schließen
    • Warenpräsentation und Anbieten von Dienst­leistungen
    • Informationen über den Markt und die Markt­situation sammeln

    Der Außendienst wird durch Kontrollen, Planung und Vorgaben gesteuert. Dabei werden einzelne Besuchsrouten und die Tätigkeiten der Außendienstmitarbeiter:innen festgelegt. Weitere Elemente der Steuerung sind:

    • Anweisungen zum Inhalt und zur Form des Auftrags
    • Festlegung der Anzahl an Außendienstmit­arbei­ter:innen
    • Sollauftrag-Bestimmung
    • Motivation der Mitarbeiter:innen
    • Erarbeitung von Tourenplanung

    Die Planung von Außendienstaktivitäten kann also sehr komplex und zeit­intensiv werden. Zur Einsparung von Zeit und Kosten sowie zur Gewinn­maximierung bietet sich eine Software zur Außendienststeuerung als SaaS (Software as a Service) an. Mitunter spricht man dabei auch von Field Service Management bzw. Field Service Management Software, insbesondere im Bereich des technischen Kundenservice im Außendienst. Eine Außendienststeuerungs-Software steigert die Effizienz des Außendiensts. Gleichzeitig minimiert sie Reaktions­zeiten und Kosten.


    AUSSENDIENSTSTEUERUNG ALS SAAS: VEREIN­FACHTE AUFTRAGS­PLANUNG

    Eine SaaS-Außendienststeuerung bietet dem Unternehmen eine echte Möglichkeit, anste­henden Aufträge leichter zu planen. Die Software speichert alle Daten in einer Datenbank. Sie vermittelt dann intelligent die Kunden und ihre Aufträge zu dem am besten geeig­neten Außendienst­mitarbeiter. Dabei berück­sichtigt der Algorithmus Informa­tionen über Kunde und Außendienst­mitarbeiter wie dessen örtliche Nähe, Arbeits­zeiten, Auftrag und Qualifi­kationen sowie weitere Restrik­tionen wie Termin­gebun­denheit.

    Mit einer SaaS-Lösung kann das Unternehmen auch allen Mitarbeiter:innen mobil das gesamte Wissen für den jeweiligen Auftrag zur Verfü­gung stellen. So wissen die Mitarbeiter:innen in Sekunden­schnelle, welchen Auftrag ihnen zuge­wiesen wird, was ihre Aufgaben sind und wohin sie sich begeben müssen. Eine Außendienststeuerung als SaaS bietet somit eine best­mögliche Kommuni­kation zwischen Außendienst­mitarbeiter und Backoffice.

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    KURZFRISTIGE ANPASSUN­GEN LEICHT GEMACHT

    Im Tagesgeschäft kann es immer zu spontanen Änderungen kommen, die den Plan und die Auftrags­verteilung ändern. Zu diesen Ereignissen zählen zum Beispiel der Ausfall eines Mitar­beiters wegen Krankheit, Absagen von Kunden oder dringende und spontane Sofort­aufträge. Solche Ereignisse führen dazu, dass der Plan schnell geändert werden muss. Die Planän­derung muss zudem noch weiter­kommuni­ziert werden. Das kann für den Planenden zu Stress­situa­tionen führen.

    Eine Außendienststeuerung als SaaS löst auch dieses Problem. Die Software verlegt dann die betroffenen Aufträge und verteilt die anderen Aufträge zum geeig­neten Personal. So wird vermieden, dass spontane Ereignisse die komplette Planung des Unternehmens für den Tag zerstören. Durch die beschleu­nigte Kommuni­kation erfahren die Außendienst­mitarbeiter:innen schnell von den Ände­rungen und haben immer noch eine Übersicht über ihre Aufträge.


    EFFIZIENTERES ZEITMANAGE­MENT DURCH KLUGE ALGO­RITHMEN

    In einem großen Unternehmen mit vielen Mitar­beitern und vielen Aufträgen kann ein gutes Zeit­management sehr komplex und schwierig werden. SaaS-Software für den Außendienst löst dieses Problem. Eine intelligente SaaS-Lösung verar­beitet Informa­tionen in Winde­seile.

    Dabei werden die Arbeits­zeiten der Außendienstmit­arbeiter mit den Aufträgen verglichen und so ein Zeitplan erstellt. Es kommt zu keinen Über­lappungen. Die Mitarbeiter:innen bekommen ihre Aufträge ent­sprechend ihrer Verfüg­barkeit zugeteilt. Auf der anderen Seite werden die Aufträge der Kunden in schnellst­möglicher Zeit erledigt. Es können Änderungen in der Datenbank vorge­nommen werden und die Software stellt automatisch und schnell einen neuen Zeitplan auf.


    ERHÖHTE LEISTUNG UND KUN­DEN­ZU­FRIE­DEN­HEIT

    Durch die optimale Auf- und Zutei­lung der Aufträge müssen die Außendienst­mitarbeiter:innen weniger Über­stunden leisten und sind fair ausge­lastet. Außerdem wird die Anzahl an erle­digten Aufträgen pro Tag maxi­miert. Diese Produkti­vitäts- und Effizienz­steigerung hat nicht nur eine Kosten­ersparnis zur Folge, sondern auch eine Umsatz- und Gewinn­steigerung. Dazu trägt auch eine Erhöhung der Kunden­zufrie­denheit bei. Das Unternehmen wächst und gewinnt weiter an Kunden, guten Bewer­tungen und Erfolg.


    MINIMIERUNG DER KOSTEN – MAXI­MIE­RUNG DER AUFTRÄGE

    Die Vorteile einer SaaS-Außendienststeuerung lassen sich wie folgt zusammen­fassen: Mini­mierung der Kosten – Maxi­mierung der Aufträge. Insbesondere eine Software zur Tourenoptimierung liefert als Ergebnis weniger gefahrene Kilo­meter und somit auch eine Minimie­rung von Fahrt- und Warte­zeiten, Spritverbrauch und CO2-Emissionen. In Verbindung mit einer Außendienst-App bringt ein solches System den Außendienst ganzheitlich voran.


    Mehr über die richtige Pla­nung des Außendiensts erfahren:
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