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WIE MODERNE SOFTWARE DISPONENTEN ENTLASTET UND DIE EINSATZPLANUNG OPTIMIERT
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4 Min. Lesezeit
2. Dezember 2021
Christoph Bertram
D
ie Arbeit von Disponenten hat großen Einfluss auf die Qualität und Kosten im Außendienst und Service. Spezialisierte Software für Disponenten entlastet die Planer und steigert die Produktivität. Erfahren Sie hier, wie moderne Tools funktionieren und was die Software vom Technologieführer leistet.
Bei der Einsatzplanung von Außendienst und Servicetechnikern bewältigen Disponenten eine Vielzahl von Aufgaben. Mit zunehmender Auftrags- und Mitarbeiterzahl steigt dabei die Komplexität. Und immer wieder kommt es zu unvorhersehbaren Ereignissen wie krankheitsbedingten Ausfällen, die die Planung durchkreuzen.
Das alles macht die Koordination von Mitarbeiter:innen im Außeneinsatz so anspruchsvoll. Daher erübrigt sich ab einer gewissen Größe Ihrer Außendienst- oder Serviceorganisation der Einsatz einfacher Standardtools. Eine Speziallösung ist gefragt.
Eine geeignete Software für Disponenten ist ein Werkzeug, das …
… deren Arbeit erleichtert,
… Fehler reduziert und
… die Produktivität des Außendienstes erhöht.
Der Schlüssel dazu sind die digitale Automatisierung der Prozesse, die richtige Parametrisierung sowie smarte Algorithmen, um die optimale Termin- und Tourenplanung zu ermitteln.
Die passende Software für Disponenten überwindet Belastungen und verhilft Unternehmen zu mehr Transparenz über die Prozesse. Zudem ermöglicht sie eine bessere Kommunikation zwischen dem Innen- und Außendienst, mit den Kund:innen und mit dem Management. Aber wie genau?
Er errechnet die optimale Einsatzplanung unter Berücksichtigung aller Restriktionen. Natürlich nach Ihren Vorgaben. Das Programm berücksichtigt genau die Parameter, die Sie vorgeben. Zum Beispiel die jeweiligen Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter:innen. Der Algorithmus findet die optimale Verteilung und Zuweisung der Aufträge und vermeidet automatisch Konflikte.
Bei einer geeigneten Planungslösung wie FLS VISITOUR können Disponenten zwischen einer manuellen, halbautomatischen und vollautomatischen Planung wählen. Das System stellt den Einsatzplan mit den einzelnen Aufträgen je Mitarbeiter:in in einem Gantt Chart dar (auch: Gantt-Diagramm). Mithilfe des Gantt Charts haben Disponenten jederzeit alle vorhandenen Ressourcen im Blick und können so auf Änderungen in Echtzeit reagieren.
Bei der Einsatzplanung von Außendienst und Servicetechnikern bewältigen Disponenten eine Vielzahl von Aufgaben. Mit zunehmender Auftrags- und Mitarbeiterzahl steigt dabei die Komplexität. Und immer wieder kommt es zu unvorhersehbaren Ereignissen wie krankheitsbedingten Ausfällen, die die Planung durchkreuzen.
Das alles macht die Koordination von Mitarbeiter:innen im Außeneinsatz so anspruchsvoll. Daher erübrigt sich ab einer gewissen Größe Ihrer Außendienst- oder Serviceorganisation der Einsatz einfacher Standardtools. Eine Speziallösung ist gefragt.
Eine geeignete Software für Disponenten ist ein Werkzeug, das …
… deren Arbeit erleichtert,
… Fehler reduziert und
… die Produktivität des Außendienstes erhöht.
Der Schlüssel dazu sind die digitale Automatisierung der Prozesse, die richtige Parametrisierung sowie smarte Algorithmen, um die optimale Termin- und Tourenplanung zu ermitteln.
WORAUF SOFTWARE FÜR DISPONENTEN HINZIELT
Software für die Einsatzplanung im Field Service und Außendienst verfolgt zwei Hauptziele: die volle Nutzung der Ressourcen und eine hohe (Kosten-)Effizienz. Im Ergebnis führt das zu einer höheren Kundenzufriedenheit, weniger Stress und einer Steigerung der Produktivität.Die passende Software für Disponenten überwindet Belastungen und verhilft Unternehmen zu mehr Transparenz über die Prozesse. Zudem ermöglicht sie eine bessere Kommunikation zwischen dem Innen- und Außendienst, mit den Kund:innen und mit dem Management. Aber wie genau?
SO FUNKTIONIERT FLS VISITOUR – DIE ★★★★★ SOFTWARE FÜR DISPONENTEN
Mit FLS VISITOUR bieten wir eine Best-of-Breed-Lösung für die Disposition des Außendiensts an. Die Technologie dahinter ist führend, wenn es um die Termin- und Tourenplanung von zum Beispiel Servicetechnikern geht. Das Herzstück einer solchen modernen Software für Disponenten ist der Algorithmus.Er errechnet die optimale Einsatzplanung unter Berücksichtigung aller Restriktionen. Natürlich nach Ihren Vorgaben. Das Programm berücksichtigt genau die Parameter, die Sie vorgeben. Zum Beispiel die jeweiligen Qualifikationen Ihrer Mitarbeiter:innen. Der Algorithmus findet die optimale Verteilung und Zuweisung der Aufträge und vermeidet automatisch Konflikte.
TOUREN OPTIMIEREN UND MEHR KUNDEN BEDIENEN
Vor allem in dieser optimierten Termin- und Tourenplanung liegt großes Potenzial, die Produktivität des Außendiensts und Service zu steigern: Ihre Organisation kann auf entspanntere Weise mehr Kunden bedienen.Bei einer geeigneten Planungslösung wie FLS VISITOUR können Disponenten zwischen einer manuellen, halbautomatischen und vollautomatischen Planung wählen. Das System stellt den Einsatzplan mit den einzelnen Aufträgen je Mitarbeiter:in in einem Gantt Chart dar (auch: Gantt-Diagramm). Mithilfe des Gantt Charts haben Disponenten jederzeit alle vorhandenen Ressourcen im Blick und können so auf Änderungen in Echtzeit reagieren.
STRASSEN- UND HAUSNUMMERNGENAUE ROUTENPLANUNG
Eine Termin- und Tourenplanung ergibt nur Sinn, wenn sie realistisch ist. Ein wesentlicher Baustein, über den die Software verfügen sollte, ist daher die Planung auf Basis straßengenauer Fahrtstrecken und hausnummerngenauer Zieladressen. Eine Planung mit Luftlinien oder Straßenknotenpunkten ist nicht zielführend.Deshalb verwenden wir als Basis unserer Karten Rohdaten des Anbieters TomTom. Der europäische Marktführer für Navigationssysteme hält keineswegs nur Navigationsgeräte und Straßenkarten bereit, sondern auch weltweite Geodaten. Die Rohdaten veredeln wir mit weiteren planungsrelevanten Informationen.
GROSSES PLUS VON SOFTWARE: REAKTIONSFÄHIGKEIT IN ECHTZEIT
Es klang bereits an: Disponenten haben immer wieder mit Ad-hoc-Änderungen zu kämpfen. Auch hier sollte der Algorithmus ganze Arbeit leisten und in Echtzeit auf unerwartete Ereignisse reagieren können. Hier unterstützt unsere Software Disponenten, indem sie Änderungen erkennt und entsprechend umdisponiert, innerhalb von Sekunden. Ob bei einem Mitarbeiterausfall oder einem Notfalleinsatz, das System optimiert laufend die Auftragsbearbeitung. Diese Echtzeit-Planung ist ein weiterer großer Faktor, um die Produktivität im Außendienst zu steigern.VEREINFACHTE PLANUNG UND SCHNELLE PROZESSE
Software für Disponenten vereinfacht die Planung erheblich. Die automatisierten Prozesse beschleunigen die ganze Termin- und Tourenplanung und reduzieren die Fehleranfälligkeit. Die Software erkennt automatisch Konflikte und reagiert rechtzeitig. Das entlastet die Disposition. Die Disponenten brauchen sich jedoch bei den vielen Effizienzgewinnen keine Sorgen machen, dass die Software ihren Arbeitsplatz wegrationalisiert. (Mehr dazu weiter unten.)SKALIERBARKEIT DER DISPONENTEN-SOFTWARE
Einem intelligenten Algorithmus ist egal, ob er 20 oder 200 Außendienst-Ressourcen verplant. Zusammen mit Ihrem Softwareanbieter stellen Sie das System angepasst auf Ihre Bedürfnisse ein, den Rest erledigt die Rechenpower. Dabei sollte eine geeignete Software für Disponenten mit Ihrer Organisation mitwachsen können, also skalierbar sein.Klar ist auch, dass eine gute Lösung nicht für sich alleinsteht, sondern die Anbindung an ein ERP- oder CRM-System erlaubt. Aber auch die Integration eines Terminportals für Ihre Kund:innen sowie mobile Anwendungen für die Mitarbeiter:innen und Techniker:innen im Außeneinsatz sollten verfügbar sein. So können Sie Ihren Kund:innen (bereits kostenoptimierte) Wunschtermine anbieten, und Ihre Mitarbeiter:innen sind über eine Außendienst-App stets mit allen auftragsrelevanten Daten versorgt.
ENTLASTUNG, ABER KEINE GEFAHR FÜR DEN ARBEITSPLATZ
Müssen Disponenten bei der umfassenden Effizienzsteigerung durch die Software um ihren Arbeitsplatz fürchten? Nein, die Erfahrungen unserer Kunden zeigen etwas anderes.Die Aufgabe der Disponenten verändert sich dank der Software. Die Arbeit wird leichter und es wird Raum geschaffen für strategische Aufgaben und das Notfallmanagement. Sie können an Simulationen (What-if-Szenarien) arbeiten, mit denen sie die Einsatzplanung weiter optimieren. Außerdem verbessert sich die Kommunikation mit den Kund:innen und Außendienst-Mitarbeiter:innen bzw. Servicetechniker:innen.
Ebenfalls nicht zu unterschätzen: Eine moderne Software für Disponenten erhöht den Professionalisierungsgrad der Mitarbeiter:innen.
DIE HARTEN ZAHLEN: OPTIMIERUNG IN ALLEN TEILEN
Was unsere Kundenprojekte immer wieder aufs Neue zeigen: Die Einführung einer hoch spezialisierten Software für Disponenten führt zu ganz konkreten Ergebnissen. Beispielsweise hat der Pay-TV-Anbieter Sky seine Produktivität um 72% erhöht, die Fahrtzeiten um 41% reduziert und seine Servicequalität messbar gesteigert (zur Sky Case Study).Die Wolf Heiztechnik aus Österreich konnte ihre Terminzeitfenster von 4 auf 2 Stunden reduzieren und hat eine Zeitersparnis von 50% in der Disposition erzielt (zur Case Study Wolf). Unser speziell entwickelter PowerOpt-Algorithmus beweist dabei immer wieder, dass Außendienst-Organisationen mit ihm bessere Ergebnisse erzielen als mit anderen Lösungen.
SOFTWARE FÜR DISPONENTEN – EIN VORTEIL FÜR ALLE
Durch gezielte Softwareunterstützung lässt sich der Aufwand in der Einsatzplanung weitgehend reduzieren. Die Digitalisierung der Kommunikation mit Außendienst und Kunden reduziert die Anzahl der täglichen Absprachen deutlich und sorgt dafür, dass auf allen Seiten die Zufriedenheit steigt.Jedes Unternehmen muss die tägliche Arbeit so effizient wie möglich erledigen, um dem hohen Kostendruck des Marktes standzuhalten und wettbewerbsfähig zu bleiben. Diesen Druck spürt die Disposition. Effektive Software für Disponenten ist ein wichtiger Faktor für die Entlastung bei einem gleichzeitigen Sprung nach vorn für die ganze Außendienst-Organisation.
Mehr erfahren zu einer professionellen Einsatzplanung:
➡ 6 Gründe für den Einsatz einer Dispositionssoftware
➡ Jetzt kennenlernen: Aussendienst-Tourenplanung mit FLS
Autor
James Alex Waldron
UK Marketing Manager
FASTLEANSMART UK LTD.
+44 1183 800189
E-Mail schreiben
James Alex Waldron ist seit über 15 Jahren in der schriftlichen Kommunikation tätig. Seit 2021 schreibt er für FLS und die Solvares Group zu den Themen Digital Field Service Transformation und Mobile Workforce Management und gibt der Branchenpresse regelmäßig Einblicke zu den Themen.
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James Alex Waldron ist seit über 15 Jahren in der schriftlichen Kommunikation tätig. Seit 2021 schreibt er für FLS und die Solvares Group zu den Themen Digital Field Service Transformation und Mobile Workforce Management und gibt der Branchenpresse regelmäßig Einblicke zu den Themen.
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