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    AUSSENDIENSTSTEUERUNG: 7 TIPPS UND 3 TOOLS FÜR MEHR ERFOLG

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    5 Min. Lesezeit

      03. Mai 2023  ·     Oke Voss
    D ie Außendienststeuerung trägt entscheidend zur Leistung einer Organisation bei, ob im Service oder Vertrieb. In diesem Artikel stellen wir Ihnen praktische Tipps und Tools vor, mit denen Sie Ihr Außendienstmanagement verbessern können und langfristig wettbewerbsfähig aufstellen.


    7 TIPPS FÜR IHRE ORGANISATION

    1. KLARE ZIELSETZUNG UND PRIORITÄTEN FESTLEGEN

    Eine erfolgreiche Außendienststeuerung beginnt mit der Festlegung klarer Ziele und Prioritäten. Definieren Sie, welche Ergebnisse und Leistungen Sie von Ihren Mitarbeiter:innen im Außendienst erwarten und setzen Sie realistische, messbare Ziele. Eine offene Kommunikation und regelmäßige Feedbackgespräche sind dabei wichtig, damit alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und ihre Aufgaben effizient erledigen können.


    2. EINSATZ VON TECHNOLOGIE ZUR OPTIMIERUNG DER ABLÄUFE

    Die Digitalisierung gibt der Außendienststeuerung viele neue Technologien an die Hand, die bei der Ver­bes­se­rung von Prozessen helfen. Die passende Technologie kann sogar zum Wett­bewerbs­vorteil gegenüber der Konkurrenz werden. Der Markt hält mittlerweile viel mehr bereit, als die üblichen Funktionen innerhalb eines ERP- oder CRM-Systems. Der Blick auf Spezial­lösungen für das Außendienstmanagement lohnt sich. (Mehr dazu unten bei den Tools.)


    3. REGELMÄSSIGE SCHULUNGEN UND WEITERBILDUNGEN

    Investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Außendienst­mit­arbeiter:innen. So gewährleisten Sie, dass Ihr Team stets über die erforder­lichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt. Schulungen können in den Bereichen Pro­dukt­wissen, Kunden­betreuung, Verkaufs­techniken oder der Nutzung von technischen Hilfsmitteln liegen.

    Die kontinu­ierliche Stärkung von Kompetenzen steigert nicht nur die Produktivität, sondern erhöht zugleich die Mitar­bei­ter­zufriedenheit und -bindung.

    Was heißt Außendienststeuerung?

    Außendienststeuerung ist die Planung, Organisation und Überwachung aller Außendienstaktivitäten. Ziel ist der effektive Einsatz von Mitarbeitern und Arbeitsmitteln im Vertrieb, im technischen Service und in anderen Außendienstbereichen. Im Vertrieb spricht man auch von Field Sales Management, im Service von Field Service Management.

    4. TRANSPARENTE KOMMUNIKATION UND ZUSAMMENARBEIT FÖRDERN

    Ein offener Informations­aus­tausch und eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschie­denen Abteilungen sind entscheidend für eine erfolg­reiche Außendienststeuerung. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Außendienst und Ihr Innendienst regelmäßig kommunizieren und Informa­tionen reibungslos austauschen. Hierbei sind Techno­logien wie Video­konfe­renzen, Instant Messaging, Projekt­management-Tools und mobile Lösungen hilfreich, um die Zusammen­arbeit zu erleichtern.

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    5. EFFIZIENTE ROUTENPLANUNG UND TERMINIERUNG

    Die Planung der Routen und Termine hat einen großen Einfluss auf die Effizienz Ihrer Außendienststeuerung. Berück­sichtigen Sie bei der Planung Faktoren wie Verkehr, Wetter und Kunden­präfe­renzen, um unnötige Fahrten und Wartezeiten zu vermeiden. Durch den Einsatz von Tourenplanungssoftware können Sie Routen optimieren und die Zahl der Kundenbesuche steigern. Eine gute Terminplanung berück­sichtigt auch die Arbeits­belastung und die Pausen­zeiten der Mitarbeiter, um eine ausge­wogene Work-Life-Balance zu gewähr­leisten.


    6. KUNDENBEZIEHUNGEN PFLEGEN UND AUSBAUEN

    Eine erfolgreiche Außendienststeuerung setzt auf starke Kunden­bezie­hungen. Trainieren Sie Ihre Außendienst­mitarbeiter:innen darin, aktiv zuzuhören, auf Kundenbe­dürfnisse einzugehen und maßge­schneiderte Lösungen anzubieten.

    Ein proaktives Kunden­bezie­hungs­management beinhaltet auch die regelmäßige Kontakt­auf­nahme mit den Kunden, um Feedback einzu­holen und sicher­zustellen, dass sie zufrieden sind. Dies fördert lang­fristige Geschäfts­beziehungen und ermöglicht Upselling- und Cross-Selling-Möglich­keiten.


    7. ERFOLGE MESSEN UND KONTINU­IER­LICH VERBESSERN

    Um die Außendienststeuerung kontinuier­lich zu verbessern, ist eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung Ihrer Prozesse und Strategien gefordert. Definieren Sie messbare Key Performance Indicators (KPIs) wie Kundenzu­friedenheit, Umsatz oder Anzahl der abgeschlos­senen Aufträge, um den Erfolg Ihres Außen­dienst­managements zu beurteilen. Analysieren Sie die Daten, identifi­zieren Sie Schwachstellen und entwickeln Sie Maßnahmen zur Optimierung der Abläufe.



    3 TOOLS FÜR DIE AUSSENDIENSTSTEUERUNG

    Neben einer guten Organisation braucht der Außendienst ein effektives Toolset für seine Arbeit. Für die Außendienststeuerung stehen heute verschie­denste Werkzeuge zur Verfügung, das Angebot reicht von Softwarelösungen für die Einsatz- und Tourenplanung bis zu unter­stützenden Apps. Als Spezialisten für Außendienst­prozesse stellen wir Ihnen hier drei Tools aus unserer Unternehmens­gruppe vor.


    1. EINE TOURENPLANUNGSLÖSUNG FÜR DIE DISPOSITION:
    FLS VISITOUR

    Eine kluge Tourenplanung ist zentral für eine erfolgreiche Außendienststeuerung. Wer die Termine und Aufträge des Tages schnell, korrekt und intelligent auf seine Mitarbeiter:innen verteilt, schafft die Basis für Effizienz und Produktivität im Außendienst.

    Mit der Tourenplanungssoftware FLS VISITOUR können Disponent:innen in wenigen Sekunden die optimale Auftrags- und Einsatzplanung erstellen. Das System hat alle Restriktionen wie Terminwünsche, Mitarbeiter-Skills und SLAs im Blick und ermittelt die besten Touren, ausge­richtet an Ihren Ziel­vor­stel­lungen für Ihre Organisation.

    Was FLS VISITOUR besonders macht: Nicht nur die An­fangs­planung geht schnell, sondern auch die Reopti­mie­rung. Das System berechnet die Touren innerhalb weniger Sekunden neu, wenn ein:e Mitarbeiter:in ausfällt, ein Kunde absagt oder ein Termin länger dauert als geplant.

    Gannt-Chart und Karte in FLS VISITOUR


    2. EINE AUSSENDIENST-APP FÜR SERVICETECHNIKER:
    MOBILEX CROSSMIP

    Eine Außendienst-App unterstützt Ihre Leute unterwegs. Sie haben immer alle Auftragsdaten und die Kunden- bzw. Service­historie dabei, online statt auf einem Zettel, und sie sind direkt an die Zentrale angebunden.

    Gerade im technischen Service muss eine Außendienst-App vieles leisten, da hier neben Formularen, Checklisten und Service­berichten oft auch Funktionen rund um die Material­logistik gefragt sind. Mit der Service­techniker-App mobileX-CrossMIP von unserem Schwester­unter­nehmen mobileX, existiert eine leistungs­starke Lösung für genau diese Bereiche.

    mobileX-CrossMIP lässt sich einfach in Systeme wie SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics oder auch FLS VISITOUR integrieren. Die App macht eine wirklich mobile Auftragsbe­ar­bei­tung möglich, selbst wenn einmal kein Netz vorhanden ist (Off­line­fähigkeit). Auch die Zeit­erfassung der Techniker un­ter­stützt mobileX-CrossMIP.

    mobileX-CrossMIP für Servicetechniker


    3. EIN TOUREN- UND BESUCHSPLANER FÜR VERTRIEBLER:
    PORTATOUR®

    Im Vertrieb kommt es auf eine gute Gebiets- und Besuchsplanung an. Kein Kunde will sich vernach­lässigt fühlen. Zugleich gilt es, die Fahrtzeiten und den Sprit­verbrauch so gering wie möglich zu halten.

    Hier bietet sich eine Lösung an, die mehr Kundenbesuche und weniger Kilometer pro Besuch ermöglicht: Die App von portatour® ermittelt nach Import Ihrer Kunden­adressen die optimalen Touren und Routen für Ihre Außendienstler:innen. Das Tool funktioniert als persönlicher Planer für Vertriebs­profis.

    Mit portatour® besucht der Außendienst gezielt A-, B- und C-Kunden im jeweils nötigen Intervall. Außerdem können Sie nicht nur die Besuchs­intervalle, Touren und Routen automa­tisch optimieren, sondern auch die strategische Gebietsplanung. portatour® lässt sich in das CRM-System Ihrer Wahl integrieren, beispiels­weise Salesforce, MS Dynamics oder Veeva.


    Besuchsplanung und Gebietsoptimierung mit portatour®


    FAZIT: AUSSENDIENSTSTEUERUNG WIRD DYNAMISCHER

    Erfolgreiche Außendienststeuerung ist kein Zufall. Sie ist das Ergebnis einer durch­dachten Strategie und konti­nuier­lichen Optimierung. Angesichts unsicherer Lieferketten und zunehmendem Fachkräftemangel kommt es jetzt und in Zukunft noch mehr darauf an, das Außendienstmanagement gut zu organisieren und die vor­han­denen Ressourcen intelligent und effizient einzusetzen.

    Bleiben Sie offen für Verände­rungen, investieren Sie in die Weiterent­wicklung Ihrer Mitarbei­ter:innen und setzen Sie die richtigen Tools ein, um dank einer intelli­genten Außendienststeuerung langfristig wett­bewerbs­fähig zu bleiben.

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