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11 GRÜNDE FÜR EINE PROFESSIONELLE TOURENPLANUNG
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23. April 2021
FLS TEAM
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ür die moderne Tourenplanung sind intelligente IT-Lösungen ein Muss. Schlagworte wie Realtime, Dynamic, als App oder aus der Cloud in Verbindung mit Tourenplanung bestätigen diesen Trend. Sie machen deutlich, welche Relevanz Digitalisierung in dieser Disziplin für Unternehmen sämtlicher Branchen mit sich bringt.
Google Maps als Online-Routenplanung ist heute zu einer der Standardanwendungen auf Smartphones und PCs geworden. Neben den klassischen Navigationsgeräten im Fahrzeug ist es ein komfortabler Weg, um Routen zu berechnen und sich bei Staus umleiten zu lassen. Kompliziert wird es dann, wenn Sie auf dem Weg verschiedene Zwischenziele zu bestimmten Zeiten anfahren wollen.
Dieses Szenario kommt im Außendienst bzw. Field Service jedoch häufig vor, etwa bei Servicetechnikern, Montageaufträgen oder Auslieferungen. Hier steuern die einzelnen Mitarbeiter:innen nicht nur ein großes Ziel, sondern mehrere Kunden bzw. Depots an.
Mehr zum Unterschied zwischen Routenplanung und Tourenplanung
Unternehmen ab einer gewissen Größe des Außendienstes bzw. ab einer gewissen Zahl an zu verplanenden Aufträgen brauchen daher mehr als eine einfache Routenplanung. Wann eine softwaregestützte, professionelle Tourenplanung für Unternehmen sinnvoll ist, wird in den folgenden 11 Punkten deutlich:
PUNKT 1
Mithilfe einer Tourenplanungssoftware erhalten Sie dank hochleistungsfähiger Algorithmen wie PowerOpt in weniger als einer Sekunde eine effiziente Planung. Diese berücksichtigt alle (von Ihnen vorgegebenen) Restriktionen. Zum Beispiel können sich durch Fahrzeugtyprestriktionen wie Größe und Gewicht zusätzliche Einschränkungen ergeben, welche Straßen und Anfahrtswege genutzt werden können.
PUNKT 2
Doch auch dieser Prozess bindet viel Zeit in der Disposition. Die Nutzung einer Tourenplanungssoftware mit straßengenauer Optimierung wie FLS VISITOUR ermöglicht Ihnen Kilometereinsparungen von bis zu 52 % (Lesen Sie hierzu die Case Study von Seco). Im Sinne von „Green IT“ hilft die Software Ihnen darüber hinaus, durch Verringerung des CO2-Ausstoßes Ihre Öko-Bilanz zu verbessern.
PUNKT 3
Das Dokumentenmanagement kann vollständig automatisiert und Besuchsberichte können dank Vorlagen ohne lästige Schreibarbeit sofort ausgefüllt und verschickt werden. Insgesamt bleibt dadurch mehr Zeit für Kundentermine.
PUNKT 4
Eine geeignete Tourenplanungssoftware optimiert die Reihenfolge und Zuweisung der Termine permanent, auch wenn mal etwas länger dauert. Zudem plant sie Rückfahrtzeiten nach Hause oder dem Unternehmensstandort direkt mit ein.
Google Maps als Online-Routenplanung ist heute zu einer der Standardanwendungen auf Smartphones und PCs geworden. Neben den klassischen Navigationsgeräten im Fahrzeug ist es ein komfortabler Weg, um Routen zu berechnen und sich bei Staus umleiten zu lassen. Kompliziert wird es dann, wenn Sie auf dem Weg verschiedene Zwischenziele zu bestimmten Zeiten anfahren wollen.
Dieses Szenario kommt im Außendienst bzw. Field Service jedoch häufig vor, etwa bei Servicetechnikern, Montageaufträgen oder Auslieferungen. Hier steuern die einzelnen Mitarbeiter:innen nicht nur ein großes Ziel, sondern mehrere Kunden bzw. Depots an.
TOURENPLANUNG IST MEHR ALS DIE PLANUNG VON ROUTEN
Genau dort liegt der Unterschied zwischen Routenplanung bzw. -navigation und Tourenplanung. Die Tourenplanung beschreibt einen Planungsvorgang, der Aufträge zu Touren zusammenfasst und die Reihenfolge bestimmt, in der die Kunden bzw. Stationen angefahren werden. Die Person bzw. das Fahrzeug kehrt nach Erledigung des letzten Auftrages an seine Ausgangsposition zurück. Die Route hingegen führt in der Regel von einem Startpunkt zu einem bestimmten Ziel, bildet also eher Verkehre von A nach B ab.Mehr zum Unterschied zwischen Routenplanung und Tourenplanung
Unternehmen ab einer gewissen Größe des Außendienstes bzw. ab einer gewissen Zahl an zu verplanenden Aufträgen brauchen daher mehr als eine einfache Routenplanung. Wann eine softwaregestützte, professionelle Tourenplanung für Unternehmen sinnvoll ist, wird in den folgenden 11 Punkten deutlich:
PUNKT 1
SIE STEHEN VOR DER HERAUSFORDERUNG ÜBER 10 AUFTRÄGE PRO TAG UNTER IHREM AUSSENDIENST AUFTEILEN ZU MÜSSEN.
Eine softwarebasierte, professionelle Tourenplanung wie FLS VISITOUR nimmt Ihnen diese Aufgabe ab. Die besten Touren für Ihre Mitarbeiter:innen zu finden, ist ansonsten eine ziemlich anstrengende und zeitraubende Tätigkeit. Denn schon bei 10 Aufträgen gibt es über 3,6 Millionen Möglichkeiten, diese mit nur einem Fahrzeug anzufahren. Eine professionelle Tourenplanung ermittelt die beste Verteilung der Aufträge auf die Mitarbeiter:innen und die effizienteste Reihenfolge der Auftragserledigung.Mithilfe einer Tourenplanungssoftware erhalten Sie dank hochleistungsfähiger Algorithmen wie PowerOpt in weniger als einer Sekunde eine effiziente Planung. Diese berücksichtigt alle (von Ihnen vorgegebenen) Restriktionen. Zum Beispiel können sich durch Fahrzeugtyprestriktionen wie Größe und Gewicht zusätzliche Einschränkungen ergeben, welche Straßen und Anfahrtswege genutzt werden können.
PUNKT 2
SIE WOLLEN DURCH SMARTE TOURENPLANUNG KILOMETER UND KOSTEN SPAREN.
Überlassen Sie die Festlegung der Touren Ihrer Intuition, erhalten Sie in der Regel Lösungen, die auf der Karte gut aussehen, in Wirklichkeit aber Zeit und Geld kosten. Durch eine suboptimale Disposition schießen bei einem großen Fuhrpark und komplexen Restriktionen die Mehrkosten schnell in die Höhe. Und am Ende sind die Wege länger als nötig. Erst mit langjähriger Erfahrung mag es Ihnen gelingen, gute Touren nach Ihren Präferenzen zu ermitteln.Doch auch dieser Prozess bindet viel Zeit in der Disposition. Die Nutzung einer Tourenplanungssoftware mit straßengenauer Optimierung wie FLS VISITOUR ermöglicht Ihnen Kilometereinsparungen von bis zu 52 % (Lesen Sie hierzu die Case Study von Seco). Im Sinne von „Green IT“ hilft die Software Ihnen darüber hinaus, durch Verringerung des CO2-Ausstoßes Ihre Öko-Bilanz zu verbessern.
PUNKT 3
SIE WOLLEN IHRE BESUCHSFREQUENZ STEIGERN.
Ihre Mitarbeiter:innen im Außendienst stehen häufiger vor verschlossenen Türen oder müssen auf den Kunden warten? Mit einer professionellen Tourenplanung lassen sich nicht nur Anfahrtszeiten reduzieren, sondern auch unnötige Wartezeiten vermeiden. Zudem lassen sich mit einer mobilen Anbindung Ihres Außendienstes über Apps wie FLS MOBILE lästige Zusatzarbeiten vor Ort entscheidend verringern.Das Dokumentenmanagement kann vollständig automatisiert und Besuchsberichte können dank Vorlagen ohne lästige Schreibarbeit sofort ausgefüllt und verschickt werden. Insgesamt bleibt dadurch mehr Zeit für Kundentermine.
PUNKT 4
SIE MÖCHTEN IHREN MITARBEITERN ÜBERSTUNDEN ERSPAREN.
Um leistungsfähig und wachsam im Straßenverkehr zu bleiben, brauchen Ihre Mitarbeiter:innen angemessene Pausen. Überstunden sollten Sie vermeiden. All das wird bei der professionellen Tourenplanung berücksichtigt. Online-Routenplaner wie Google Maps hingegen bringen zwar Adressen in eine Reihenfolge. Dass der Arbeitstag Ihrer Mitarbeiter:innen aber um 18 Uhr endet und eine Mittagspause eingeplant werden muss, wissen sie nicht.Eine geeignete Tourenplanungssoftware optimiert die Reihenfolge und Zuweisung der Termine permanent, auch wenn mal etwas länger dauert. Zudem plant sie Rückfahrtzeiten nach Hause oder dem Unternehmensstandort direkt mit ein.
PUNKT 5
PUNKT 6
Mit FLS MOBILE wickeln Sie Besuchsberichte und Retourenmanagement bequem und papierlos über eine App ab, die die Dokumente sofort an den Innendienst bzw. das ERP-System überträgt. Der Außendienst bleibt über die App mit Ihnen verbunden. So gehen keine Berichte mehr im Nirvana verloren. Gleichzeitig profitiert der Außendienst von einsehbaren Terminen, Touren und Kundendaten direkt in der App.
PUNKT 7
PUNKT 8
Softwarelösungen wie FLS VISITOUR und DISPATCH NOW erledigen auch diese Aufgabe für Sie. Durch die Nutzung von Real-Time-Traffic-Daten wird die Tourenplanung bei unvorhergesehenen Störungen im Straßenverkehr in Echtzeit angepasst und der Kunde bei Verzögerungen vollautomatisch informiert.
Mit einer Außendienst-App wie FLS MOBILE teilt das System Ihren Mitarbeiter:innen im Außendienst via Pushbenachrichtigungen Änderungen Ihres Tourenplans automatisch mit. Da alle beteiligten Systeme sich direkt und in Echtzeit austauschen, können die Touren auch bei kurzfristigen Terminen optimiert und stets kosteneffizient geplant werden.
PUNKT 9
Welche Kilometerleistung wurde in diesem Monat erbracht? Wie viel kostet es mich, den einen Notfalltermin noch unterzubringen? All diese Daten werden bei einer professionellen Tourenplanung gesammelt und in einem KPI-Dashboard transparent gemacht. Dies erlaubt eine Auswertung in Echtzeit und ein unmittelbares Eingreifen in die Planung von Touren.
Mithilfe einer Tourenplanungssoftware für die Warenauslieferung wie DISPATCH NOW sind Tracking und Tracing von Ware, Quittierung des Auftrags oder der Lieferung sowie Retourenmanagement in Echtzeit erfasst und darstellbar. Über einen Weblink können auch Ihre Endkunden jederzeit den Status einer Lieferung nachvollziehen.
PUNKT 10
Das Delta zwischen Planung und Realität wird dadurch immer geringer. Die Echtzeit-Optimierung sorgt zudem dafür, dass bei Verzögerungen eine Umplanung vorgenommen wird, die entsprechend Ihrer Priorisierung die Termine einhält. Eine hohe Termintreue ist Ihnen damit gesichert.
PUNKT 11
Ein angebundenes Online-Terminportal wie FLS PORTAL ermöglicht es Ihren Kund:innen, sich ihren Wunschtermin für den Auftrag selbst auszusuchen. Unterstützt durch eine mobile Außendienst-App wie FLS MOBILE stellen Sie darüber hinaus über Checklisten sicher, dass keine Teilschritte des Auftrags vergessen werden und alle Handlungen für den nächsten Kontakt dokumentiert werden.
Mit einer automatischen Benachrichtigung des Kunden über die genaue Ankunftszeit (ETA) Ihres Außendienstmitarbeiters eliminieren Sie lästige Wartezeiten für Ihre Kund:innen. In der gesamten Customer Journey werden die Prozesse so auf Kundenzufriedenheit hin optimiert.
IHRE MITARBEITER HABEN UNTERSCHIEDLICHE SKILLS.
Sie führen in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Auftragsarten durch, für die bestimmte Mitarbeiterqualifikationen benötigen werden? Eine professionelle Tourenplanung berücksichtigt genau das. In FLS VISITOUR können Sie Ihren Mitarbeiter:innen unterschiedliche Skills zuordnen und bei Auftragseingang erfassen, welche Skills gebraucht werden. Die Software sucht dann automatisch nach der effizientesten Lösung mit den Mitarbeiter:innen, die über die benötigten Skills verfügen. Auch wenn ein Auftrag den Einsatz mehrere Mitarbeiter:innen erfordert, berücksichtigt dies eine smarte Lösung für die Tourenplanung.PUNKT 6
SIE WOLLEN IHRE PROZESSE DIGITALISIEREN.
Die digitale Transformation betrifft fast alle Prozesse, Produkte und Geschäftsmodelle. Daraus ergeben sich für Sie neue Chancen. Setzen Sie der Zettelwirtschaft ein Ende, indem Sie Ihre Tourenplanung und das Dokumentenmanagement über eine Software digitalisieren.Mit FLS MOBILE wickeln Sie Besuchsberichte und Retourenmanagement bequem und papierlos über eine App ab, die die Dokumente sofort an den Innendienst bzw. das ERP-System überträgt. Der Außendienst bleibt über die App mit Ihnen verbunden. So gehen keine Berichte mehr im Nirvana verloren. Gleichzeitig profitiert der Außendienst von einsehbaren Terminen, Touren und Kundendaten direkt in der App.
PUNKT 7
SIE SIND ES LEID, DATEN DOPPELT ZU PFLEGEN.
Zu einem Auftrag gehören in der Regel eine ganze Batterie an Kundenstammdaten, die für die Tourenplanung und Durchführung des Auftrages relevant sein können. Professionelle Software wie überträgt Termine automatisch in eine Tour und übernimmt die Kundendaten. In Zusammenspiel mit einer Außendienst App können Mitarbeiter:innen vor Ort ohne manuellen Aufwand zusätzliche wichtige Hinweise zum Objekt, vereinbarte Servicelevel (SLA) und Ansprechpartner auf ihrem Smartphone oder Tablet einsehen. Schnittstellen zu Ihrem ERP-/CRM-System sorgen dafür, dass doppelte Datenpflege für Sie passé ist.PUNKT 8
DIE REALITÄT ÄNDERT SICH LAUFEND – DARAUF MUSS DIE TOURENPLANUNG IN ECHTZEIT REAGIEREN.
Bei Ihnen gehen laufend Notfalltermine ein? Ihre Mitarbeiter:innen stehen im Stau? Alltägliche Ereignisse wie diese können Ihre ursprüngliche Planung ganz schnell über den Haufen werfen. In solchen Fällen ist es wichtig, dass Sie in Echtzeit darauf reagieren können. Ohne professionelle Tourenplanungssoftware würde dies bedeuten, dass sie Termine manuell hin- und herschieben und im Anschluss noch sowohl Ihre Kunden als auch die Außendienstmitarbeiter:innen informieren müssten.Softwarelösungen wie FLS VISITOUR und DISPATCH NOW erledigen auch diese Aufgabe für Sie. Durch die Nutzung von Real-Time-Traffic-Daten wird die Tourenplanung bei unvorhergesehenen Störungen im Straßenverkehr in Echtzeit angepasst und der Kunde bei Verzögerungen vollautomatisch informiert.
Mit einer Außendienst-App wie FLS MOBILE teilt das System Ihren Mitarbeiter:innen im Außendienst via Pushbenachrichtigungen Änderungen Ihres Tourenplans automatisch mit. Da alle beteiligten Systeme sich direkt und in Echtzeit austauschen, können die Touren auch bei kurzfristigen Terminen optimiert und stets kosteneffizient geplant werden.
PUNKT 9
SIE WOLLEN PROZESSE UND KOSTEN TRANSPARENT HALTEN.
Häufig bilden sich in Organisationen bei den Dispatchern und Prozessverantwortlichen Wissensmonopole. Aus bewusst und unbewusst gesammelten Informationen entwickelt sich Erfahrung, die wieder verloren geht, sobald der/die Mitarbeiter:in das Unternehmen verlässt oder für längere Zeit ausfällt.Welche Kilometerleistung wurde in diesem Monat erbracht? Wie viel kostet es mich, den einen Notfalltermin noch unterzubringen? All diese Daten werden bei einer professionellen Tourenplanung gesammelt und in einem KPI-Dashboard transparent gemacht. Dies erlaubt eine Auswertung in Echtzeit und ein unmittelbares Eingreifen in die Planung von Touren.
Mithilfe einer Tourenplanungssoftware für die Warenauslieferung wie DISPATCH NOW sind Tracking und Tracing von Ware, Quittierung des Auftrags oder der Lieferung sowie Retourenmanagement in Echtzeit erfasst und darstellbar. Über einen Weblink können auch Ihre Endkunden jederzeit den Status einer Lieferung nachvollziehen.
PUNKT 10
TERMINTREUE IST FÜR SIE EIN HOHES GUT.
Neben Echtzeit-Verkehrsdaten verwendet eine professionelle Tourenplanungssoftware auch historische Verkehrsdaten wie straßenindividuelle Geschwindigkeitsprofile. Diese liefern Informationen darüber, wie schnell zu bestimmten Tageszeiten auf den betroffenen Wegabschnitten durchschnittlich gefahren werden kann. Prädiktive Analysemethoden erlauben es so, die benötigten Anreisezeiten zu präzisieren und entsprechend in der Planung zu berücksichtigen.Das Delta zwischen Planung und Realität wird dadurch immer geringer. Die Echtzeit-Optimierung sorgt zudem dafür, dass bei Verzögerungen eine Umplanung vorgenommen wird, die entsprechend Ihrer Priorisierung die Termine einhält. Eine hohe Termintreue ist Ihnen damit gesichert.
PUNKT 11
KUNDENZUFRIEDENHEIT STEHT GANZ OBEN AUF IHRER PRIORITÄTENLISTE.
Kundenzufriedenheit gilt als Schlüssel zum Erfolg in eigentlich jedem Business. Eine professionelle Tourenplanung unterstützt Sie dabei, eine hohe Kundenzufriedenheit zu erhalten. Sie verschafft Ihren Mitarbeiter:innen mehr Zeit, sich ganz auf Ihren Auftrag und den Kunden konzentrieren zu können.Ein angebundenes Online-Terminportal wie FLS PORTAL ermöglicht es Ihren Kund:innen, sich ihren Wunschtermin für den Auftrag selbst auszusuchen. Unterstützt durch eine mobile Außendienst-App wie FLS MOBILE stellen Sie darüber hinaus über Checklisten sicher, dass keine Teilschritte des Auftrags vergessen werden und alle Handlungen für den nächsten Kontakt dokumentiert werden.
Mit einer automatischen Benachrichtigung des Kunden über die genaue Ankunftszeit (ETA) Ihres Außendienstmitarbeiters eliminieren Sie lästige Wartezeiten für Ihre Kund:innen. In der gesamten Customer Journey werden die Prozesse so auf Kundenzufriedenheit hin optimiert.
DIE VORTEILE EINER TOURENPLANUNG ZUSAMMENGEFASST
Insgesamt werden bei der Anwendung im Außendienst und Service, zur Planung von Kundenterminen und Warenauslieferungen die Vorteile einer professionellen Tourenplanung überdeutlich. Online-Tools wie Google Maps und herkömmliche Navigationsgeräte sind für den privaten Gebrauch und die Nutzung auf einzelnen Strecken ausreichend, versagen aber bei komplexeren Bedingungen.Eine Tourenplanungssoftware wie FLS VISITOUR oder DISPATCH NOW hingegen verringert nicht nur Ihren Planungsaufwand, sondern reduziert Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit. Ab ca. 15 bis 20 Außendienst-Ressourcen ist der Einsatz einer professionellen Lösung für die Tourenplanung unerlässlich.
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