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AUSSENDIENSTSTEUERUNG: 7 TIPPS UND 3 TOOLS FÜR MEHR ERFOLG
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4. Mai 2023
Oke Voss
D
ie Außendienststeuerung trägt entscheidend zur Leistung einer Organisation bei, ob im Service oder Vertrieb. In diesem Artikel stellen wir Ihnen praktische Tipps und Tools vor, mit denen Sie Ihr Außendienstmanagement verbessern können und langfristig wettbewerbsfähig aufstellen.
7 TIPPS FÜR IHRE ORGANISATION
7 TIPPS FÜR IHRE ORGANISATION
1. KLARE ZIELSETZUNG UND PRIORITÄTEN FESTLEGEN
Eine erfolgreiche Außendienststeuerung beginnt mit der Festlegung klarer Ziele und Prioritäten. Definieren Sie, welche Ergebnisse und Leistungen Sie von Ihren Mitarbeiter:innen im Außendienst erwarten und setzen Sie realistische, messbare Ziele. Eine offene Kommunikation und regelmäßige Feedbackgespräche sind dabei wichtig, damit alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und ihre Aufgaben effizient erledigen können.2. EINSATZ VON TECHNOLOGIE ZUR OPTIMIERUNG DER ABLÄUFE
Die Digitalisierung gibt der Außendienststeuerung viele neue Technologien an die Hand, die bei der Verbesserung von Prozessen helfen. Die passende Technologie kann sogar zum Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz werden. Der Markt hält mittlerweile viel mehr bereit, als die üblichen Funktionen innerhalb eines ERP- oder CRM-Systems. Der Blick auf Speziallösungen für das Außendienstmanagement lohnt sich. (Mehr dazu unten bei den Tools.)3. REGELMÄSSIGE SCHULUNGEN UND WEITERBILDUNGEN
Investieren Sie in die Weiterbildung Ihrer Außendienstmitarbeiter:innen. So gewährleisten Sie, dass Ihr Team stets über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügt. Schulungen können in den Bereichen Produktwissen, Kundenbetreuung, Verkaufstechniken oder der Nutzung von technischen Hilfsmitteln liegen.Die kontinuierliche Stärkung von Kompetenzen steigert nicht nur die Produktivität, sondern erhöht zugleich die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung.
Was heißt Außendienststeuerung?
Außendienststeuerung ist die Planung, Organisation und Überwachung aller Außendienstaktivitäten. Ziel ist der effektive Einsatz von Mitarbeitern und Arbeitsmitteln im Vertrieb, im technischen Service und in anderen Außendienstbereichen. Im Vertrieb spricht man auch von Field Sales Management, im Service von Field Service Management.4. TRANSPARENTE KOMMUNIKATION UND ZUSAMMENARBEIT FÖRDERN
Ein offener Informationsaustausch und eine enge Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen sind entscheidend für eine erfolgreiche Außendienststeuerung. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Außendienst und Ihr Innendienst regelmäßig kommunizieren und Informationen reibungslos austauschen. Hierbei sind Technologien wie Videokonferenzen, Instant Messaging, Projektmanagement-Tools und mobile Lösungen hilfreich, um die Zusammenarbeit zu erleichtern.
5. EFFIZIENTE ROUTENPLANUNG UND TERMINIERUNG
Die Planung der Routen und Termine hat einen großen Einfluss auf die Effizienz Ihrer Außendienststeuerung. Berücksichtigen Sie bei der Planung Faktoren wie Verkehr, Wetter und Kundenpräferenzen, um unnötige Fahrten und Wartezeiten zu vermeiden. Durch den Einsatz von Tourenplanungssoftware können Sie Routen optimieren und die Zahl der Kundenbesuche steigern. Eine gute Terminplanung berücksichtigt auch die Arbeitsbelastung und die Pausenzeiten der Mitarbeiter, um eine ausgewogene Work-Life-Balance zu gewährleisten.6. KUNDENBEZIEHUNGEN PFLEGEN UND AUSBAUEN
Eine erfolgreiche Außendienststeuerung setzt auf starke Kundenbeziehungen. Trainieren Sie Ihre Außendienstmitarbeiter:innen darin, aktiv zuzuhören, auf Kundenbedürfnisse einzugehen und maßgeschneiderte Lösungen anzubieten.Ein proaktives Kundenbeziehungsmanagement beinhaltet auch die regelmäßige Kontaktaufnahme mit den Kunden, um Feedback einzuholen und sicherzustellen, dass sie zufrieden sind. Dies fördert langfristige Geschäftsbeziehungen und ermöglicht Upselling- und Cross-Selling-Möglichkeiten.
7. ERFOLGE MESSEN UND KONTINUIERLICH VERBESSERN
Um die Außendienststeuerung kontinuierlich zu verbessern, ist eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung Ihrer Prozesse und Strategien gefordert. Definieren Sie messbare Key Performance Indicators (KPIs) wie Kundenzufriedenheit, Umsatz oder Anzahl der abgeschlossenen Aufträge, um den Erfolg Ihres Außendienstmanagements zu beurteilen. Analysieren Sie die Daten, identifizieren Sie Schwachstellen und entwickeln Sie Maßnahmen zur Optimierung der Abläufe.3 TOOLS FÜR DIE AUSSENDIENSTSTEUERUNG
Neben einer guten Organisation braucht der Außendienst ein effektives Toolset für seine Arbeit. Für die Außendienststeuerung stehen heute verschiedenste Werkzeuge zur Verfügung, das Angebot reicht von Softwarelösungen für die Einsatz- und Tourenplanung bis zu unterstützenden Apps. Als Spezialisten für Außendienstprozesse stellen wir Ihnen hier drei Tools aus unserer Unternehmensgruppe vor.
1. EINE TOURENPLANUNGSLÖSUNG FÜR DIE DISPOSITION:
FLS VISITOUR
Eine kluge Tourenplanung ist zentral für eine erfolgreiche Außendienststeuerung. Wer die Termine und Aufträge des Tages schnell, korrekt und intelligent auf seine Mitarbeiter:innen verteilt, schafft die Basis für Effizienz und Produktivität im Außendienst.Mit der Tourenplanungssoftware FLS VISITOUR können Disponent:innen in wenigen Sekunden die optimale Auftrags- und Einsatzplanung erstellen. Das System hat alle Restriktionen wie Terminwünsche, Mitarbeiter-Skills und SLAs im Blick und ermittelt die besten Touren, ausgerichtet an Ihren Zielvorstellungen für Ihre Organisation.
Was FLS VISITOUR besonders macht: Nicht nur die Anfangsplanung geht schnell, sondern auch die Reoptimierung. Das System berechnet die Touren innerhalb weniger Sekunden neu, wenn ein:e Mitarbeiter:in ausfällt, ein Kunde absagt oder ein Termin länger dauert als geplant.
Was FLS VISITOUR besonders macht: Nicht nur die Anfangsplanung geht schnell, sondern auch die Reoptimierung. Das System berechnet die Touren innerhalb weniger Sekunden neu, wenn ein:e Mitarbeiter:in ausfällt, ein Kunde absagt oder ein Termin länger dauert als geplant.
Gannt-Chart und Karte in FLS VISITOUR
2. EINE AUSSENDIENST-APP FÜR SERVICETECHNIKER:
MOBILEX-CROSSMIP
Eine Außendienst-App unterstützt Ihre Leute unterwegs. Sie haben immer alle Auftragsdaten und die Kunden- bzw. Servicehistorie dabei, online statt auf einem Zettel, und sie sind direkt an die Zentrale angebunden.Gerade im technischen Service muss eine Außendienst-App vieles leisten, da hier neben Formularen, Checklisten und Serviceberichten oft auch Funktionen rund um die Materiallogistik gefragt sind. Mit der Servicetechniker-App mobileX-CrossMIP von unserem Schwesterunternehmen mobileX, existiert eine leistungsstarke Lösung für genau diese Bereiche.
mobileX-CrossMIP lässt sich einfach in Systeme wie SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics oder auch FLS VISITOUR integrieren. Die App macht eine wirklich mobile Auftragsbearbeitung möglich, selbst wenn einmal kein Netz vorhanden ist (Offlinefähigkeit). Auch die Zeiterfassung der Techniker unterstützt mobileX-CrossMIP.
mobileX-CrossMIP lässt sich einfach in Systeme wie SAP, Salesforce, Microsoft Dynamics oder auch FLS VISITOUR integrieren. Die App macht eine wirklich mobile Auftragsbearbeitung möglich, selbst wenn einmal kein Netz vorhanden ist (Offlinefähigkeit). Auch die Zeiterfassung der Techniker unterstützt mobileX-CrossMIP.
mobileX-CrossMIP für Servicetechniker
3. EIN TOUREN- UND BESUCHSPLANER FÜR VERTRIEBLER:
PORTATOUR®
Im Vertrieb kommt es auf eine gute Gebiets- und Besuchsplanung an. Kein Kunde will sich vernachlässigt fühlen. Zugleich gilt es, die Fahrtzeiten und den Spritverbrauch so gering wie möglich zu halten.Hier bietet sich eine Lösung an, die mehr Kundenbesuche und weniger Kilometer pro Besuch ermöglicht: Die App von portatour® ermittelt nach Import Ihrer Kundenadressen die optimalen Touren und Routen für Ihre Außendienstler:innen. Das Tool funktioniert als persönlicher Planer für Vertriebsprofis.
Mit portatour® besucht der Außendienst gezielt A-, B- und C-Kunden im jeweils nötigen Intervall. Außerdem können Sie nicht nur die Besuchsintervalle, Touren und Routen automatisch optimieren, sondern auch die strategische Gebietsplanung. portatour® lässt sich in das CRM-System Ihrer Wahl integrieren, beispielsweise Salesforce, MS Dynamics oder Veeva.
Mit portatour® besucht der Außendienst gezielt A-, B- und C-Kunden im jeweils nötigen Intervall. Außerdem können Sie nicht nur die Besuchsintervalle, Touren und Routen automatisch optimieren, sondern auch die strategische Gebietsplanung. portatour® lässt sich in das CRM-System Ihrer Wahl integrieren, beispielsweise Salesforce, MS Dynamics oder Veeva.
Besuchsplanung und Gebietsoptimierung mit portatour®
FAZIT: AUSSENDIENSTSTEUERUNG WIRD DYNAMISCHER
Erfolgreiche Außendienststeuerung ist kein Zufall. Sie ist das Ergebnis einer durchdachten Strategie und kontinuierlichen Optimierung. Angesichts unsicherer Lieferketten und zunehmendem Fachkräftemangel kommt es jetzt und in Zukunft noch mehr darauf an, das Außendienstmanagement gut zu organisieren und die vorhandenen Ressourcen intelligent und effizient einzusetzen.Bleiben Sie offen für Veränderungen, investieren Sie in die Weiterentwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen und setzen Sie die richtigen Tools ein, um dank einer intelligenten Außendienststeuerung langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.
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