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I m Sommer wollen alle eine funktionierende Klimaanlage, im Herbst springt die Heizung nicht an. Jedes Jahr ergeben sich für Betriebe der Heiz-, Kälte- und Klimatechnik saisonale Auftragsspitzen, die einen außer­gewöhn­lichen Kraftakt erfordern. Doch wer sich in der ruhigeren Zeit des Jahres klug rüstet, kann der heißen (und kalten) Phase entspannter entgegen­sehen.

DAS PROBLEM MIT DEM SAISONGESCHÄFT

Arbeiten an Klimaanlagen sollten spätestens bis zum Sommeranfang erledigt sein, während die Wartung, Aufrüstung und der Einbau von Heizungen bis zum Beginn der Heizperiode im Herbst stattfinden muss. Aber selbst bei einer sorgfältigen Planung kommt oft noch etwas dazwischen, sodass für die meisten Betriebe der SHK- und HLK-Branche diese Zeiten besonders anspruchs­voll und anstrengend sind.

Die Folge der saisonalen Auftragsspitzen sind massenhaft Überstunden, um die Projekte im vorgege­benen Zeitrahmen fertig­zustellen und Notfälle zu beheben. Darunter leiden aber oft sowohl die Qualität der Arbeit als auch die Zufriedenheit Ihrer Angestellten.

Etliche Betriebe fangen die saisonalen Schwankungen mithilfe von Zeitarbeit auf. Aber auch das bringt Probleme mit sich: Da sich das Leihpersonal erst im Betrieb und dessen Arbeitsweise zurecht­finden muss, arbeitet es oft nicht so effizient. Dabei wäre genau das wichtig, um der Mehrarbeit durch die Auftragsspitzen Herr zu werden.

PRODUKTIVITÄTSKILLER VERSTÄRKEN DAS PROBLEM

Eine Vielzahl an Aufträge ist eigentlich ein Segen. Zum Fluch werden dabei allerdings diverse Produk­tivitäts­killer:

Zettelwirtschaft: Viele Betriebe nutzen immer noch Papierformulare für die Auftragsplanung, Stunden­erfassung und Dokumentation. Das beansprucht im Arbeitsalltag nicht nur viel wertvolle Zeit, sondern ist auch fehler­anfällig.

Ineffektive Kommunikation: Hinzu kommt, dass analoge Prozesse eine gute Kommunikation voraus­setzen. Oft gerät das Zusammenspiel aus Auftrags­annahme, Disposition und Ausführung vor Ort jedoch ins Stocken.

Intransparente Prozesse: Nicht selten herrscht auch wenig Transparenz in der Planung und Auftrags­bearbeitung vor. Wie ist der aktuelle Stand des Auftrages? Wer ist gerade wo im Einsatz? Wer hat die Information, die ich gerade brauche?

Schlechte Planung: Wenn der Innendienst ungenau plant, können die Mitarbei­ter:innen draußen nicht effizient arbeiten. Eine gute Termin- und Tourenplanung ist daher das A und O, um wirklich viele Aufträge bearbeiten zu können.

FLASCHENHALS DISPOSITION UND TOURENPLANUNG

Gerade in Zeiten von Auftragsspitzen fühlt sich die Auftragsplanung für viele Disponent:innen so an, als müssten sie mit einem Eimer Wasser 20 Brände auf einmal löschen. Und egal, wie viel Mühe sie sich geben – sie werden niemals die effektivste Einteilung finden, sondern immer nur einen mehr oder minder guten Kom­promiss. Das drückt auf die Stimmung und schadet dem Betriebsklima.

Außerdem wirft ein Notfall jede noch so gute Terminplanung über den Haufen. Dann müssen Sie entweder den Kunden im Stich lassen oder das Team, das Sie am ehesten entbehren können, umplanen – inklusive Fahrtzeit zum neuen Auftragsort. Nicht weniger schlimm: Wenn es keine zentrale Disposition gibt und die Techniker selbst planen müssen statt sich um ihre eigentliche Arbeit kümmern zu können.