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    CASE STUDY

    JEDERZEIT EIN PERFEKTES RAUMKLIMA – DANK WOLF KLIMA- UND HEIZTECHNIK UND FLS

    Die WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH aus Österreich strebt nach exzellentem und effizientem Kundenservice. Mit FLS VISITOUR und FLS MOBILE hat das Unternehmen seine Prozesse umfassend optimiert.

    Die Resultate:
    • 10% weniger gefahrene Kilometer
    • 50% Zeitersparnis in der Disposition
    • Immenser Anstieg der First-Time-Fix-Rate
    Erfahren Sie hier, wie WOLF diese Ergebnisse erzielen konnte.
     
    Wolf Heiztechnik Logo
    FLS-Produkte:
    FLS VISITOUR
    FLS MOBILE
    Branche:
    Kälte-, Klima- und Heiztechnik
    Die Herausforderungen:
    • Schnellstmögliche Reaktion auf Störfälle
    • Einfache, problemlose Anbindung an das bestehende ERP-System
    • Verringerung des manuellen Planungsaufwands
    • Ausweitung der digitalen Customer Journey

    DAS UNTERNEHMEN:

    SYSTEMPROFI FÜR HEIZUNG, KLIMA, LÜFTUNG UND SOLAR

    Als führender und service­orien­tier­ter System­anbieter von Heizungs- und Klimasystemen beschäftigt sich die WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH seit 1974 tagtäglich mit den elementarsten Bedürfnissen der Menschen: Wärme, Wasser und Luft. Durch den Vertrieb und den Service von Klimageräten, Heizkesseln, Solaranlagen und Wärmepumpen sorgt das Unternehmen aus Linz in Österreich für ein perfektes Raumklima und somit auch für das Wohlbefinden seiner Kunden. Schließlich verbringen wir 90 Prozent unserer Lebenszeit in geschlossenen Räumen.

    Zu ihrem Kunden- und Partner­stamm zählt die WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH Fachpartner, Architekten, Anlagen­bauer, Planer sowie Endkunden. FÜr die Zielgruppen ergibt sich ein entschei­dender Vorteil: Bei der Planung und Durchführung von Projekten erhalten sie Beratung, Technik und Service weltweit aus einer Hand. So spielt der Systemprofi mit Referenz­projekten wie der Allianz Arena in München, der Heimspiel­stätte des FC Bayern München, seit vielen Jahren in der ersten Liga.
    Kundendienst als klarer Wettbewerbsvorteil
    Eine, wenn nicht die Differen­zie­rungs­mög­lich­keit zum Wettbewerb schlechthin ist für WOLF der Kundendienst. Ganz nach dem Leitspruch „Voll auf dich eingestellt“ ist es das erklärte Unternehmens­ziel, bestmögliche Produkte mit einem ausgezeich­neten Kundendienst zu verbinden. Die Entscheidung für die Touren­planungs­software FLS VISITOUR fasst Christian Mayer, Geschäftsführer der Wolf Klima- und Heiztechnik GmbH, so zusammen: „Unsere Kunden sind es gewohnt, dass wir im Störfall mit einer schlag­kräftigen Organisation schnell helfen können. Außerdem arbeiten wir ständig daran, uns zu verbessern.“

    »Unser Wunsch war es, dass der ganze Prozess vereinfacht wird und wir kostensparend und effizient Aufträge planen können.«

    Nicole Seidl · Teamleiterin Disposition, WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH

    DAS PROJEKT:

    DER BEGINN EINER WAHREN ERFOLGS­GESCHICHTE

    Vor der Einführung der Termin- und Touren­planungs­software von FLS – FAST LEAN SMART war der Planungs­aufwand für das Dispositions­team von WOLF immens. Die Termine wurden in Microsoft Outlook geplant und manuell an die ent­sprechenden Servicetechniker verteilt. Die Berücksich­tigung von Fahrtzeiten konnte in dem alten Planungs­prozess nicht dargestellt werden, vom Einfluss aktueller und histo­rischer Verkehrsdaten ganz zu schweigen. Nach Erhalt der Route mussten die Techniker die Unterlagen zu jedem Auftrag ausdrucken. EIn großer zeitlicher und wenig nach­haltiger Aufwand, der zu Lasten der Servicezeit vor Ort beim Kunden ging.

    Dem Wunsch von WOLF Klima- und Heiztechnik konnten die FLS-Software­lösungen FLS VISITOUR und FLS MOBILE schnell gerecht werden. Nach der Einführung vereinfachte sich die Tourenplanung erheblich. So konnte durch automatische Terminvorgaben ein­schließlich der Berück­sichtigung aller vorgege­benen Restriktionen und die einfache Handhabung der Software alleine in der Disposition der Touren eine Zeitersparnis von rund 50 Prozent erreicht werden. Frei gewordene Zeit, in der nun der Fokus auf die Anliegen der Kunden gerichtet werden kann.

    Der Projektstart
    Zum Projektstart im Jahr 2015 erarbei­te­ten beide Unternehmen gemeinsam ein passendes Konzept. Teil der Konzeption war das stetige Hinterfragen der bestehenden Prozesse im Außendienst und der Disposition von WOLF Klima- und Heiztechnik. Die für das anwendende Unternehmen optimale Lösung immer im Blick habend, konnte das Projekt dank des engagierten Einsatzes aller Beteiligten schnell erfolgreich abge­schlossen werden.

    »50% Zeitersparnis in der Disposition – Das macht einen Unterschied.«

    Nicole Seidl · Teamleiterin Disposition, WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH

    Der erfolgreiche Projektab­schluss hatte eine gestiegene Mitarbeiter- und Kunden­zufrie­denheit zur Folge. Belegbar sind diese erzielten Vorteile durch die Verbesserung der für den Außendienst relevanten KPIs. Eine Einsparung der gefahrenen Kilometer um mindestens zehn Prozent sowie ein immenser Anstieg der First-Time-Fix-Rate sind nur zwei Beispiele für die positive Entwicklung des Service­geschäfts von WOLF seit 2015.

    Der neue Ablauf in der Disposition
    Der Planungsprozess stellt sich nach der Einführung von FLS VISITOUR wie folgt dar: Kunden der WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH werden schriftlich per Brief, Mail oder via SMS über fällige Wartungen informiert. Anschließend treten die Kunden mit dem Unternehmen zur Termin­abstimmung in Kontakt. Das Disposi­tionsteam schlägt daraufhin von FLS VISITOUR generierte und bereits vollständig optimierte Termine vor und fixiert diese nach Absprache mit dem Kunden.

    Die Verteilung der Aufträge auf Touren und Techniker ist zum Zeitpunkt des Termin­vorschlags bereits abgeschlossen. Von hier an startet der automatische Daten- und Informa­tionsfluss innerhalb der FLS-Software­lösungen und des von WOLF verwendeten ERP-Systems Microsoft Navision. Am Tag des Auftrages findet der zugeteilte Techniker den Auftrag in seinem Tourenplan. Mit nur einem Klick hat er alle notwen­digen Informa­tionen zur Hand und kann den Auftrag ganz unkompliziert dokumentieren und ans Backoffice zurück­melden – ganz ohne Stift und Papier.

    Die Lösung für Tourenplanung und -optimierung im Service

    Disponent vor dem Bildschrim FLS VISITOUR Gantt Chart während er die Tourenplanung vornimmt
    Die Tourenplanungssoftware FLS VISITOUR findet innerhalb von Sekunden die optimale Planung für Ihren Tag. Sie sparen enorm viel Zeit und erhalten hoch­effiziente Touren für weniger Kilometer und mehr Aufträge pro Tag.
    Das Beste:
    Wenn sich im Tages­verlauf etwas ändert, können Sie die Touren stets sofort re-optimieren. So steuern Sie Ihren Außendienst und Service auch bei einem äußerst dynamischen Auftragsgeschehen jederzeit optimal, egal, was passiert.
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    Zusätzlicher Kundenservice durch FLS PORTAL
    Der WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH ist es daran gelegen, ihre Services noch weiter an den Kundenwünschen und -anforde­rungen auszurichten. Aus diesem Grund hat sich das Unternehmen zudem für die Einführung von FLS PORTAL entschieden. Ergebnis der geplanten Einführung soll eine Win-win-Situation für die Kunden und WOLF Heiz- und Klimatechnik sein:

    Mit dem nächsten Digitali­sierungs­schritt möchte das im markt­führende Unternehmen seinen Kunden noch weiter entgegen­kommen. Durch das Termin­buchungs­portal erhalten sie die Möglichkeit, jederzeit und ganz bequem einen Termin zu buchen. Nach Abschluss der Buchung wird automatisch eine Termin­bestä­tigung versendet. Kurz vor dem tat­sächlichen Termin erhält der Kunde erneut eine Termin­erinne­rung aus dem System.

    »Wir waren sehr begeistert von dieser partner­schaft­lichen Zusam­men­arbeit. Uns wurde jeder Wunsch erfüllt und FLS kam mit tollen Lösungen auf uns zu, die uns auf neue Ideen gebracht haben, wie Dinge anders und besser gemacht werden können.«

    Samantha Stangl · Geschäftsführerin, WOLF Klima- und Heiztechnik Österreich GmbH

    Sollten Kunden den gewohnten Weg einer Termin­verein­barung bevorzugen, beruhigt Mario Waltenberg, IT-Projekt­leiter WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH: „Natürlich werden wir auch unser Telefon nicht abschalten. Es wird immer die Möglichkeit geben, mit uns telefonisch einen Termin zu vereinbaren.“

    Doch damit nicht genug. Durch den Ausbau der digitalen Customer Journey hat WOLF weitere Vorteile für Kunden und Mitarbeiter fest im Blick. Im Zuge der Einführung des Termin­buchungs­portals soll auch der Modus der Terminvergabe verändert werden. Derzeit werden vierstündige Terminzeit­fenster vergeben. Dank FLS PORTAL sollen in Zukunft zweistündige Terminzeit­fenster angeboten werden, ohne gleich­zeitig auf Flexibilität verzichten zu müssen.

    Weniger Überstunden und zufriedenere Mitarbeiter
    Daraus ergeben sich zum einen Vorteile für die Kunden, die sich deutlich weniger Zeit für einen Termin nehmen müssen. Zum anderen für die Mitarbeiter, die durch die Verbindung von FLS PORTAL mit dem Planungs­algo­rithmus von FLS VISITOUR deutlich weniger Zeit auf der Straße und mehr Zeit beim Kunden verbringen können. Zusätzlich lassen sich durch diese Kombination noch gezielter Überstunden einsparen und die Mitar­beiter­zufrie­denheit nach­haltig steigern, was bereits jetzt deutlich der Fall ist, wie Geschäfts­führerin Samantha Stangl abschließend betont:

    »Seit der Einführung von FLS VISITOUR ist es endlich möglich, dass unsere Mitarbeiter pünktlich Feierabend machen und einfach keine Überstunden mehr entstehen. So können sie auch Familien­abend­essen verlässlich planen und genießen und das ist natürlich super für unsere Mitarbeiter.«

    Samantha Stangl · Geschäfts­führerin, WOLF Klima- und Heiztechnik GmbH

    Die Ergebnisse im Überblick:
    • 10% weniger gefahrene Kilometer
    • 50% Zeitersparnis in der Disposition
    • Reduzierung der Terminzeitfenster
    • Win-win-Situation für Kunden und Mitarbeiter
    • Immenser Anstieg der First-Time-Fix-Rate
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    Doreen Winkler Tourenplanungs-Expertin
    Solvares Group
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