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A b wann gilt eine Tourenplanung als effizient und optimal geplant? Und welche Vorteile bringt eine professionelle Tourenplanungssoftware bei der Steuerung des Außendienstes oder der Technikerflotte? In diesem Beitrag zeigen wir, warum Unter­nehmen schon ab 10 Aufträgen pro Tag auf eine Software­lösung setzen sollten und welche Vorteile sich dadurch ergeben.

Die besten Touren für Ihre Mitarbeiter*innen zu finden, ist eine ziemlich anstren­gende und zeitrau­bende Tätigkeit. Schon bei 10 Aufträgen gibt es über 3,6 Millionen Möglich­keiten, diese mit nur einem einzigen Fahrzeug anzufahren. Zum Vergleich: Die Wahrschein­lichkeit von 5 Richtigen plus Superzahl beim Lotto liegt bei 1 zu 542.008. Allein die optimale Reihenfolge der Aufträge zu bestimmen, kommt also einem Glücksspiel gleich.

Doch damit nicht genug. Die wenigsten Unternehmen mit Außendienst haben nur die Anfor­derung, die bestmög­liche Auftrags­kombi­nation zu ermitteln und abzuwickeln. Was die Aufgabe zusätzlich erschwert sind eine Vielzahl von Einschrän­kungen. Einschrän­kungen wie sie sich durch Fahrzeug­typen­restrik­tionen wie Größe und Gewicht ergeben, durch Mitarbeiter*innen mit unterschied­lichen Skills und Bedürf­nissen oder dadurch, welche Straßen und Anfahrts­wege für die Tour genutzt werden können.

FEHLERQUELLE "INTUITION"

Bereits im Erstgespräch bei der Softwareberatung tun sich häufig konkrete Ansatzpunkte auf, an denen eine professionelle Tourenplanungssoftware ansetzen kann. Bei der Frage nach dem Status quo der Planung gehören folgende Aussagen zu den Standard­antworten:

„Wir verlassen uns auf die Intuition unserer Disponent*innen.“
„Unsere Planungs­ergebnisse sehen in der Regel auf der Karte gut aus. Allerdings haben wir sehr hohe Kosten und geraten häufig in Zeitnot.“

Letzteres ist oft darauf zurückzuführen, dass die Disposition manuell in die Planung eingreifen muss. Durch händische Prozesse können bei den genannten Bedingungen die Mehrkosten rasch in die Höhe schnellen.

➡ Passend dazu: Diese 10 Denkfehler in der Außendienstplanung kosten Sie täglich Geld

EFFIZIENTE TOURENPLANUNG IN SEKUNDEN­BRUCH­TEILEN

Ziel sollte es sein, dass die Softwarelösung Ihnen die Planungsaufgabe vollständig abnimmt und dank hochleistungs­fähiger Algorithmen in weniger als einer Sekunde eine effiziente Tourenplanung erstellt. Dabei sollte sie alle Restriktionen berück­sichtigen und auch auf spontane, unvorher­sehbare Situationen sofort reagieren können. Nächtliche Batchläufe oder händische Nachplanungen sind keine Option mehr.

Deutlich wird dies am Beispiel der Terminvergabe über ein Call-Center. Durch den Einsatz einer Tourenplanungssoftware kann ein Call-Center-Agent innerhalb von Sekunden bereits optimierte Terminvorschläge machen. Erledigt man die Terminvergabe händisch, so füllt man im Endeffekt nur die weißen Flächen im Terminkalender – von Optimierung kann hier nicht die Rede sein. Erfolgt nach der Terminvergabe ein nächtlicher Batchlauf, kommt es oftmals zu Umplanungen. Dies bedeutet zusätz­lichen organisato­rischen Aufwand für das Call-Center.

FOKUS AUF UNTERNEHMENSZIELE

Neben einer schnellen und zielgerich­teten Planung stet selbstver­ständlich auch im Fokus, die Unternehmens­ziele (Kostenre­duktion, Ressourcen­schonung, Effizienz­steigerung) zu erreichen. Kilometerein­sparungen von bis zu 52% durch optimierte Planungen oder die Erhöhung der Aufträge durch die Senkung der Durchlauf­zeit um 42% sind Vorteile, die sich schnell in der Reduktion der Kosten bemerkbar machen.

Darüber hinaus ist eine Verbesserung der Öko-Bilanz durch die Verringerung des CO2-Ausstoßes heutzutage ein weiterer, nicht wegzudisku­tierender Faktor. Egal, welche Ziele Sie verfolgen und priorisieren, die richtige Software unterstützt Sie bei der Erreichung Ihrer Ziele.

➡ Ergänzend: 7 Tipps zur CO2-Einsparung für Unternehmen

EINE EFFIZIENTE TOURENPLANUNG STEIGERT DIE ZUFRIE­DENHEIT

Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit gelten als Schlüssel zum Erfolg in eigentlich jedem Business. Die Zufriedenheit Ihres Teams wird sich auf die Qualität der Arbeit auswirken und somit auch auf Ihre Kund*innen. Um auf verschiedene Bedürfnisse der Mitarbeiter einzugehen, kommen „einfache“ Planungsmodelle schnell an ihre Grenzen. So haben Ihre Mitarbeiter beispiels­weise unterschied­liche Qualifika­tionen und Skills und werden bevorzugt für bestimmte Auftragsarten eingesetzt. Oder Sie verplanen Mitarbeiter mit unterschied­lichen Arbeitszeit­modellen und von variablen Start- und Endpunkten aus.

In jeder Tour muss gewährleistet sein, dass Mitarbeiter angemessene Pausen erhalten und möglichst keine Überstunden machen. Eine effiziente Tourenplanung hat auch die Work-Life-Balance im Blick. Dank des Wegfalls der manuellen Planung durch Software-Unterstützung können sich die Disponent*innen und Call-Center-Mitar­beiter*innen auf Sonderfälle konzen­trieren und somit Ihr Eskalations­management auf ein neues Level heben.

Ihrer Außendienstflotte fällt es leichter, SLAs einzuhalten, Fehlanfahrten werden verringert und Wartezeiten beim Kunden auf ein Minimum reduziert. Gesteigerte Termintreue und beste First-Time-Fix-Rate überzeugen dann auch die letzten Kritiker*innen.

EINZIGARTIGER VORTEIL DURCH OPTIMAL GEPLANTE RESSOURCEN

Man kann also festhalten: Eine professionelle, effiziente Tourenplanung sollte mehr leisten als eine anhand des Straßennetzes optimierte Aneinander­reihung von Terminen. Die Berücksich­tigung und Erfüllung vieler verschie­dener, komplexer Aspekte bringt Ihrem Unternehmen entschei­dende Vorteile.

Der Einsatz der richtigen softwarebasierten Tourenplanung kann schon ab 10 Aufträgen pro Tag effizient sein. Eine technolo­gisch führende Software wie FLS VISITOUR verschafft Unternehmen einen einzig­artigen Wettbewerbs­vorteil, unterstützt bei der Erreichung von indivi­duellen Unternehmens­zielen, steigert die Zufriedenheit von Mitarbeiter*innen und Kund*innen und trägt dadurch langfristig zum Unternehmens­erfolg bei.