CASE STUDY
HOE BRUNATA-METRONA DE ENERGIETRANSITIE VERSNELT MET ROUTEPLANNING VAN FLS
Als het om het plannen van installatieafspraken ging, had BRUNATA-METRONA zijn grenzen bereikt. Met FLS VISITOUR en FLS MOBILE werd het mogelijk om een ongekend niveau van efficiëntie en productiviteit te bereiken.
De Resultaten:
De Resultaten:
- 95% tijdsbesparing bij de planning
- 25% meer opdrachten voltooid
- Minder stress en overuren
- Verbeterde stiptheid en mogelijkheid om live informatie te verstrekken
Ontdek hier hoe BRUNATA-METRONA dit heeft bereikt.
De uitdagingen:
- Verwerking van ca. 100.000 opdrachten per jaar
- Hoge tijdsdruk voor het implementeren van wettelijk verplichte maatregelen voor de energietransitie
- Afspraken en routeplanning werden in de verschillende vestigingen heel anders afgehandeld, met veel handmatige inspanning
- Grote behoefte aan afstemming met klanten over afspraken
- Weinig transparantie, zowel intern als extern, over de planning
HET BEDRIJF:
AANJAGER VAN DE ENERGIETRANSITIE
BRUNATA-METRONA is een van de marktleiders in Duitsland op het gebied van meet- en energiediensten en aanjager van de energietransitie. De BRUNATA-METRONA Groep staat al meer dan 70 jaar voor een verantwoord gebruik van het milieu en de hulpbronnen. Veel mensen kennen de naam van het opnemen van meterstanden. Maar BRUNATA-METRONA heeft zich al lang ontwikkeld van een klassiek meteropnamebedrijf tot een allesomvattende aanbieder van installatie- en vastgoedonderhoudsdiensten.
Klanten uit de woning- en vastgoedsector profiteren van duurzame energie- en bouwconcepten en vergroten daarmee de verkoopbaarheid en duurzaamheid van hun vastgoed. Als landelijk expert op het gebied van duurzame energie en bouwconcepten speelt BRUNATA-METRONA een belangrijke rol op het gebied van decarbonisatie, energiebesparing en duurzaamheid op de lange termijn.
De groep heeft 1.800 medewerkers en bestaat uit drie zelfstandige bedrijven. De diensten variëren van facturering van energiekosten, onderhoud van rookmelders, energiecertificaten en elektromobiliteit tot drinkwateranalyses en diensten op het gebied van digitale metersystemen (smart metering).
Klanten uit de woning- en vastgoedsector profiteren van duurzame energie- en bouwconcepten en vergroten daarmee de verkoopbaarheid en duurzaamheid van hun vastgoed. Als landelijk expert op het gebied van duurzame energie en bouwconcepten speelt BRUNATA-METRONA een belangrijke rol op het gebied van decarbonisatie, energiebesparing en duurzaamheid op de lange termijn.
De groep heeft 1.800 medewerkers en bestaat uit drie zelfstandige bedrijven. De diensten variëren van facturering van energiekosten, onderhoud van rookmelders, energiecertificaten en elektromobiliteit tot drinkwateranalyses en diensten op het gebied van digitale metersystemen (smart metering).
HET PROJECT:
EEN OPLOSSING OM 100.000 OPDRACHTEN TE PLANNEN
De vestiging in Hürth bij Keulen verwerkt met 670 medewerkers jaarlijks zo'n 100.000 montageopdrachten, van het installeren van warmtekostenmeters tot het vervangen van rookmelders. Een enorme opgave waarbij niet alleen de hoeveelheid opdrachten een grote uitdaging vormt, maar ook de toenemende tijdsdruk. De wettelijke bepalingen over de energietransitie hebben vooral betrekking op het gebied van verwarming. Hier is de komende jaren veel te doen, van het vervangen van oude apparaten tot het adviseren van huiseigenaren, huurders en verhuurders.
De vorige manier van plannen: Google Maps, Outlook en eigen kennis
Voor de servicevestigingen was het duidelijk dat dit met de vorige manier van afspraken en routes plannen niet meer mogelijk zou zijn. Wat tot nu toe ontbrak was een uniform systeem. In plaats daarvan had iedere servicevestiging zijn eigen aanpak en waren de monteurs vaak erg druk met het plannen van hun routes in dagelijkse ritten. Tot de ‘planningstools’ behoorden: eigen kennis, Google Maps en Microsoft Outlook. Stefan Eichenauer, hoofd serviceafdelingen legt uit:
De vorige manier van plannen: Google Maps, Outlook en eigen kennis
Voor de servicevestigingen was het duidelijk dat dit met de vorige manier van afspraken en routes plannen niet meer mogelijk zou zijn. Wat tot nu toe ontbrak was een uniform systeem. In plaats daarvan had iedere servicevestiging zijn eigen aanpak en waren de monteurs vaak erg druk met het plannen van hun routes in dagelijkse ritten. Tot de ‘planningstools’ behoorden: eigen kennis, Google Maps en Microsoft Outlook. Stefan Eichenauer, hoofd serviceafdelingen legt uit:
»We wisten dat we efficiënter moesten worden. Daarnaast wilden we transparanter worden en beter in staat zijn om live informatie te verstrekken aan onze klanten.«
Stefan Eichenauer · Hoofd serviceafdelingen, Brunata-Metrona GmbHPakketselectie voor een oplossing voor routeplanning én voor een mobiele oplossing voor de buitendienst
Tijdens het proces werden de eisen en wensen gepresenteerd aan een shortlist van drie softwareleveranciers. BRUNATA-METRONA koos uiteindelijk voor FLS en zijn afspraken- en routeplanningsoplossing FLS VISITOUR, aangevuld met de buitendienstapp FLS MOBILE, voor een live verbinding tussen de buitendienst en het hoofdkantoor. Niet alleen de totaaloplossing van FLS overtuigende BRUNATA-METRONA, maar ook de casestudies en referentiegesprekken.
De eerdere ervaring met FLS van collega’s van het zusterbedrijf in Hamburg was uiteraard een voordeel - zowel bij de selectie van de juiste aanbieder als bij de uitvoering van het project. Dit betekent echter niet dat de oplossing één-op-één werd aangenomen.
“We hebben actief ideeën uitgewisseld met onze collega’s uit Hamburg”, zegt Stefan Bessell, servicefiliaalmedewerker en verantwoordelijk projectmanager, “maar we realiseerden ons dat de manier waarop wij wilden gaan werken heel anders is.” De flexibiliteit van de FLS-oplossingen maakte het mogelijk om een aantal zaken een-op-een over te nemen en anderzijds om aanpassingen te doen om tegemoet te komen aan specifieke kenmerken van BRUNATA-METRONA Hürth.
Geleidelijke uitrol naar de vestigingen
Het project met FLS startte in mei 2021. Er werd besloten om de oplossing geleidelijk uit te rollen, passend bij een organisatie zo groot als BRUNATA-METRONA Hürth met 17 vestigingen. Het pilotproject vond plaats in een van de grote vestigingen. In maart 2022 was het zover en ging FLS VISITOUR live. In de maanden daarna werd op de oplossing uitgerold naar de andere locaties.
Tegelijkertijd werd de FLS MOBILE-app geïntroduceerd voor de buitendienstmedewerkers, of beter gezegd op hun tablets, die ze tijdens hun werk altijd bij zich hebben.
Tijdens het proces werden de eisen en wensen gepresenteerd aan een shortlist van drie softwareleveranciers. BRUNATA-METRONA koos uiteindelijk voor FLS en zijn afspraken- en routeplanningsoplossing FLS VISITOUR, aangevuld met de buitendienstapp FLS MOBILE, voor een live verbinding tussen de buitendienst en het hoofdkantoor. Niet alleen de totaaloplossing van FLS overtuigende BRUNATA-METRONA, maar ook de casestudies en referentiegesprekken.
De eerdere ervaring met FLS van collega’s van het zusterbedrijf in Hamburg was uiteraard een voordeel - zowel bij de selectie van de juiste aanbieder als bij de uitvoering van het project. Dit betekent echter niet dat de oplossing één-op-één werd aangenomen.
“We hebben actief ideeën uitgewisseld met onze collega’s uit Hamburg”, zegt Stefan Bessell, servicefiliaalmedewerker en verantwoordelijk projectmanager, “maar we realiseerden ons dat de manier waarop wij wilden gaan werken heel anders is.” De flexibiliteit van de FLS-oplossingen maakte het mogelijk om een aantal zaken een-op-een over te nemen en anderzijds om aanpassingen te doen om tegemoet te komen aan specifieke kenmerken van BRUNATA-METRONA Hürth.
Geleidelijke uitrol naar de vestigingen
Het project met FLS startte in mei 2021. Er werd besloten om de oplossing geleidelijk uit te rollen, passend bij een organisatie zo groot als BRUNATA-METRONA Hürth met 17 vestigingen. Het pilotproject vond plaats in een van de grote vestigingen. In maart 2022 was het zover en ging FLS VISITOUR live. In de maanden daarna werd op de oplossing uitgerold naar de andere locaties.
Tegelijkertijd werd de FLS MOBILE-app geïntroduceerd voor de buitendienstmedewerkers, of beter gezegd op hun tablets, die ze tijdens hun werk altijd bij zich hebben.
Positieve effecten op veel gebieden
Wat heeft de overstap van een inconsistente, handmatige planning naar een gespecialiseerd systeem voor afspraken- en routeplanning opgeleverd? De planningsmethode is veranderd, ‘van ‘te voet’ naar volledig geautomatiseerd’, zoals Stefan Bessell het omschrijft.
De binnendienst regelt nu de volledige planning en de monteurs kunnen zich ter plaatse concentreren op hun eigenlijke werk. Dit alleen al maakt ze productiever. Daarbij komen nog de effecten van een optimale routeplanning dankzij het FLS-algoritme. Stefan Eichenauer:
Wat heeft de overstap van een inconsistente, handmatige planning naar een gespecialiseerd systeem voor afspraken- en routeplanning opgeleverd? De planningsmethode is veranderd, ‘van ‘te voet’ naar volledig geautomatiseerd’, zoals Stefan Bessell het omschrijft.
De binnendienst regelt nu de volledige planning en de monteurs kunnen zich ter plaatse concentreren op hun eigenlijke werk. Dit alleen al maakt ze productiever. Daarbij komen nog de effecten van een optimale routeplanning dankzij het FLS-algoritme. Stefan Eichenauer:
»Onze monteurs voltooien nu meer opdrachten in dezelfde tijd, simpelweg door het intelligent plannen van opdrachten.«
Stefan Eichenauer · Hoofd serviceafdelingen, Brunata-Metrona GmbH25% meer opdrachten en enorme tijdsbesparing
In totaal verwerken de medewerkers nu ongeveer 25% meer opdrachten per dag, zonder dat er overuren nodig zijn. “We laten onze monteurs vanuit huis naar de eerste afspraak rijden en vervolgens vanaf de laatste afspraak weer naar huis”, legt Bessell uit. “Ze zijn op tijd thuis omdat de planning precies is afgestemd op de werktijden.” Deze stiptheid en de verbeterde dagplanning zorgen voor minder stress en dus positieve feedback van de monteurs over het nieuwe systeem.
De oplossing voor routeplanning en optimalisatie van de buitendienst
Routeplanningsoftware FLS VISITOUR vindt binnen enkele seconden de optimale planning voor uw dag. U bespaart enorm veel tijd en ontvangt zeer efficiënte routes met minder kilometers en meer opdrachten per dag.
Het beste:
Mocht er gedurende de dag iets veranderen, dan kun je de routes altijd met een druk op de knop direct opnieuw optimaliseren. Dit betekent dat zelfs de meest dynamische buitendienstoperatie geen probleem meer is.
Het beste:
Mocht er gedurende de dag iets veranderen, dan kun je de routes altijd met een druk op de knop direct opnieuw optimaliseren. Dit betekent dat zelfs de meest dynamische buitendienstoperatie geen probleem meer is.
Realiseer uw potentieel met FLS
Ook voor de binnendienst dat de afspraken en routes plant, was er een enorme tijdsbesparing: “Natuurlijk moet ik nog steeds in FLS VISITOUR ingrijpen als een klant afzegt”, beschrijft Bessell. “Maar dat moest ik al eerder doen.” En verder:
»Als we kijken naar de tijd die aan planning wordt besteed, dan is deze in totaal gedaald van 100% naar 5%«
Stefan Bessell · Projectleider, BRUNATA-METRONA GmbHWat ook verbeterd is: BRUNATA-METRONA moet de opdrachten altijd vooraf bij klanten aanmelden. Ook dit proces voor het vinden van afspraken is geoptimaliseerd. In de loop van het project werd ook het registratieproces gestandaardiseerd.
In plaats van eerst een afspraak te maken met de klant, vervolgens een planning te maken en deze 14 dagen van tevoren op kantoor op te hangen, plannen kantoormedewerkers nu eerst de afspraak in FLS VISITOUR. Vervolgens bevestigen zij de afspraken per sms of e-mail. Als een klant een afspraak niet kan nakomen, neemt hij contact op en wordt er snel en eenvoudig een nieuwe afspraak gepland met FLS VISITOUR.
Verbeterde mogelijkheid om klanten van informatie te voorzien
“We kunnen nu zo werken omdat FLS ons transparantie geeft over de geplande afspraken die we voorheen simpelweg niet hadden”, zegt Stefan Eichenauer. Tegenwoordig kan het kantoorpersoneel precies zien wanneer en waar elke afspraak gepland staat en kunnen ze klanten op elk moment van informatie voorzien, waardoor navragen bij de monteurs overbodig is. Ook heeft het systeem de coördinatie tussen monteurs en kantoorpersoneel aanzienlijk verbeterd.
Het potentieel van professionele afspraken- en tourplanning
BRUNATA-METRONA en FLS werkten nauw samen om het project tot een succes te maken. De routeplanningssoftware en de buitendienstapp zijn succesvol geïmplementeerd, de processen zijn gestandaardiseerd en geoptimaliseerd en de medewerkers zijn getraind en ondersteund. Al na korte tijd laten de verbeterde KPI’s, van het aantal verwerkte opdrachten tot de tijdsbesparing bij de planning, zien hoe groot het potentieel is van een professionele oplossing voor afspraken- en routeplanning.
Het is dus niet verrassend dat BRUNATA-METRONA Hürth dit potentieel ook in hun andere bedrijfsonderdelen wil aanboren. Het volgende doel van Eichenauer en Bessell is om FLS VISITOUR ook bij de afdelingen voor meteropnames te implementeren.
In plaats van eerst een afspraak te maken met de klant, vervolgens een planning te maken en deze 14 dagen van tevoren op kantoor op te hangen, plannen kantoormedewerkers nu eerst de afspraak in FLS VISITOUR. Vervolgens bevestigen zij de afspraken per sms of e-mail. Als een klant een afspraak niet kan nakomen, neemt hij contact op en wordt er snel en eenvoudig een nieuwe afspraak gepland met FLS VISITOUR.
Verbeterde mogelijkheid om klanten van informatie te voorzien
“We kunnen nu zo werken omdat FLS ons transparantie geeft over de geplande afspraken die we voorheen simpelweg niet hadden”, zegt Stefan Eichenauer. Tegenwoordig kan het kantoorpersoneel precies zien wanneer en waar elke afspraak gepland staat en kunnen ze klanten op elk moment van informatie voorzien, waardoor navragen bij de monteurs overbodig is. Ook heeft het systeem de coördinatie tussen monteurs en kantoorpersoneel aanzienlijk verbeterd.
Het potentieel van professionele afspraken- en tourplanning
BRUNATA-METRONA en FLS werkten nauw samen om het project tot een succes te maken. De routeplanningssoftware en de buitendienstapp zijn succesvol geïmplementeerd, de processen zijn gestandaardiseerd en geoptimaliseerd en de medewerkers zijn getraind en ondersteund. Al na korte tijd laten de verbeterde KPI’s, van het aantal verwerkte opdrachten tot de tijdsbesparing bij de planning, zien hoe groot het potentieel is van een professionele oplossing voor afspraken- en routeplanning.
Het is dus niet verrassend dat BRUNATA-METRONA Hürth dit potentieel ook in hun andere bedrijfsonderdelen wil aanboren. Het volgende doel van Eichenauer en Bessell is om FLS VISITOUR ook bij de afdelingen voor meteropnames te implementeren.
De resultaten in één oogopslag:
- 95% tijdsbesparing bij de planning
- 25% meer opdrachten afgehandeld
- Uniforme, transparante processen
- De druk op de buitendienst is weggenomen
- Geoptimaliseerde stiptheid en mogelijkheid om live informatie te verstrekken
BEGIN NU
MET HET OPTIMALISEREN VAN UW BEDRIJFSPROCESSEN
Maak een afspraak voor een demo en maak kennis met de software van FLS. Tijdens een demo kunnen wij demodata gebruiken, maar desgewenst ook uw eigen data.
