AANBEVELINGEN
Hieronder worden 3 aanbevelingen weergegeven ten aanzien van het verbeteren van de arbeidsproductiviteit en de loonquote (personele kosten/omzet).
Aanbeveling 1: Planning en roostering met behulp van geavanceerde ICT
Het optimaliseren van de inzet van personeel stijgt, ook bij kleinere organisaties, snel uit boven ‘mensenwerk’ of een spreadsheet. Geavanceerde ICT hulpmiddelen zijn een onmisbaar hulpmiddel.
De roostering van alle activiteiten is, ook van een betrekkelijk klein aantal medewerkers over een beperkte horizon, al snel omvangrijk. Wiskundig gezien zijn er bij 15 acties over 3 medewerkers al 14 miljoen planmogelijkheden. Optimalisatie van deze inzet is nog veel grotere uitdaging gezien de dynamiek (ziekte, uitloop, annuleringen, calamiteiten etc.) en de problematiek van de ‘travelling salesman’ (routes, reistijden, kilometers, CO2 uitstoot). Andere factoren zijn de kosten en opbrengsten van de zorgactiviteiten en cliënttevredenheid. Een uitgebalanceerd rooster draagt ook bij aan minder verzuim en een hogere medewerker tevredenheid.
Aanbeveling 2: Overweeg ook centrale roostering
Een bijzonder vraagstuk is de organisatorische inrichting. Hoewel in de zorgmarkt decentrale roostering aan populariteit wint en soms op een hype lijkt, zijn er ook zorginstellingen die nadrukkelijk voor een centrale aanpak kozen. Hoe dan ook: centrale planning verdient blijvend een serieuze overweging.
Aanbeveling 3: Maak gebruik van kennis uit de Service management sector
Planning en roostering in extramurale zorginstellingen vertoont grote gelijkenis met die in de ‘service industry’ waar, historisch gezien, al eerder veel kennis en ervaring werd opgedaan met alle bovengenoemde aspecten van klant- en service management.
Uitgangspunt is inzicht in- en optimalisatie van lopende en geplande activiteiten, rekening houdend met alle relevante factoren.
Financiële doelstellingen (marge, rentabiliteit) worden allereerst gediend met KPI’s op het gebied van arbeidsproductiviteit (snellere responsetijd, minder leegloop etc.), kwaliteit (zoals nakomen van afspraken), tijdbesparing (ook door minder planners/roosteraars en snelle, automatische aanpassingen) en kostenreductie (minder kilometers- en reistijd). Ook wordt vaak gestuurd op ‘customer experience’, medewerker tevredenheid, verzuim en de inzet van flexkrachten. De toepassing van de juiste algoritmes kan tot 50% besparing leiden op de planning- en roosterwerkzaamheden en 20% productieverbetering bij de inzet van ambulante medewerkers.
Aanbevolen wordt dus om niet alleen te leren van collega zorginstellingen, maar vooral ook te rade te gaan bij andere, sterk klant- en servicegerichte organisaties die hun doelen wisten te bereiken, mede door ‘intelligente’ planning en roostering toepassingen.