BLOG / OPLOSSINGEN

I n deel 1 is de case van CE Services Group beschreven; Een kwantitatieve besparing van € 250.000 per jaar ten opzichte van een andere planautomaat bij het vergelijken van de resultaten bij het maken van een batchplanning van over de 500 opdrachten voor een dag in de toekomst. In dit deel zoomen we in op de kwantitatieve besparingen en genomen stappen bij CCV Services. Hierbij wordt een vergelijk gemaakt hoe 2 plansystemen omgaan met de continue veranderingen tijdens de operationele werkdag.

Het functioneel afvinken van de eisen en wensen voor Field Service management en/ of schedulingsoftware met het vergelijken van de ‘Total Cost of Ownership: CAPEX en OPEX’ is één, het inzichtelijk krijgen van de baten is twee.

Helaas nemen sommige organisaties niet deze tweede stap omdat zij veelal de conclusie trekken dat ten opzichte van het huidige plansysteem al een forse besparing met een algoritme-gedreven schedulingoplossing wordt behaald en men het beeld heeft dat er weinig besparingsverschil is tussen de diverse algoritme-gedreven planautomaten

Planautomaten verschillen ten opzichte van elkaar als het gaat om efficiëntie rondom Field Service processen; vooral als het gaat om de continue veranderingen tijdens de operationele dag. Want wat is eigenlijk het nut van een planautomaat als voor morgen en de dagen erop een optimale planning is geproduceerd maar zodra de zon opkomt en de werkdag start, de gemaakte planning achterhaald wordt door de werkelijkheid en planner(s) als nog moeten worden ingezet? De significante verschillen in baten tussen de diverse planautomaten worden dan duidelijk. Bereken dan nog een keer uw businesscase door.

Case CCV Group B.V.
CCV, met het hoofdkantoor in Arnhem is een familiebedrijf en heeft al 60 jaar ervaring in het leveren van betaaloplossingen. Voor een goede dienstverlening en tevreden klanten is het nakomen van SLA afspraken belangrijk. SLA opdrachten die binnen enkele uren na melding moeten worden uitgevoerd is bij CCV Services meer standaard dan uitzondering.
Om voor CCV inzicht te krijgen in de kwantitatieve voordelen is vanwege de diverse SLA opdrachten het nabootsen van de processen tijdens de operationele dag belangrijk. Hiervoor werd gekozen voor een Proof of Concept (PoC) met als benchmark de planningsmethodiek binnen SAP.

“SLA opdrachten die binnen enkele uren na melding moeten worden uitgevoerd is bij onze organisatie meer standaard dan uitzondering. Tijdens de start van de dag wordt de gemaakte planning alweer overhoop gegooid. Voor ons was het essentieel om een planningstool aan te schaffen die deze dynamiek aankon. Het algoritme van FLS VISITOUR is uniek in de optimalisatie van de operationele dag. Echter om de businesscase te rechtvaardigen hebben wij in een Proof of Concept de operationele dag nagebootst. FLS VISITOUR bewees dat 17 orders die initieel niet gepland konden worden alsnog aan onze technici werden toegewezen. Aan het eind van deze test concludeerde ik dat op 2 na, alle essentiële opdrachten waren gepland waarbij er ook nog 2 engineers overbleven. Na analyse van de 2 niet geplande opdrachten bleek dat de openingstijden niet met de huidige dag overeen kwamen. De businesscase was toen snel duidelijk: drastische besparingen op planwerkzaamheden door de binnendienst en een grote efficiency slag in onze buitendienst”
Allan Knaken - Senior Planner, Customer Journey Officer a.i.

Met gemiddeld 2 FTE aan besparingen rondom de operationele planningstaken, meer opdrachten kunnen verwerken en 2 FTE aan besparingen in de buitendienst tijdens de operationele dag werd het inzicht in de baten duidelijk en de businesscase werd gerechtvaardigd.

De kosten voor een engineer met auto en uitrusting bedragen gemiddeld € 50.000,- per jaar voor de werkgever. De werkgeverkosten voor een planner is lager en ligt gemiddeld op € 30.000,- per jaar. Met een besparing van 2 technici en 2 planners is het kwantitatieve verschil € 160.000,- op jaarbasis t.o.v. de planningsmethodiek binnen het SAP systeem. Dit heeft een grote invloed op de initieel berekende OPEX en op de uiteindelijke besluitvorming.

Dit was één van de redenen waarom CCV Group gekozen heeft voor het FLS algoritme en haar Field Service Scheduling applicatie FLS VISITOUR.

Span of management
Met een innovatieve planautomaat moet het mogelijk zijn om een span of management; verhouding planner versus buitendienst, rond 1 : 30 tot 1 : 40 te realiseren.

Verzilveren van de vrijgekomen capaciteit.
Gemakshalve wordt voor het berekenen van de businesscase gerekend op basis van besparingen in FTE. U kunt de vrijgekomen capaciteit van uw Field Service ook omrekenen in extra opdrachten die uitgevoerd kunnen worden en/of het verkorten van de doorlooptijd van de geplande opdrachten.

Wij kunnen uw organisatie ook ondersteunen in een gedetailleerde berekening van de businesscase naar financiële kengetallen zoals CAPEX, OPEX, IRR, NPV, PP en ROI. Hiervoor dient een Proof of Concept uitgevoerd te worden.