C
ogas is de regionale netbeheerder in grote delen van Twente en in de Sallandse gemeente Hardenberg. Cogas is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, aanleggen, beheren en onderhouden van netwerken voor gas en elektriciteit. Daarmee is Cogas verantwoordelijk voor het transport van elektriciteit en gas naar bijna 140.000 klanten en is zij een belangrijke schakel tussen deze klanten en de energieleveranciers. Het hoofdkantoor is gevestigd in Almelo.
Energie is een basisbehoefte. Een stabiele energievoorziening is van groot belang. Om deze reden vertegenwoordigen de activiteiten van Cogas een groot maatschappelijk belang. Cogas vervult deze taak met maximale openheid en transparantie. Er wordt continu gewerkt aan een betrouwbaar, betaalbaar en duurzaam energienetwerk. Veiligheid voor klanten en medewerkers is daarbij een kernwaarde.
De uitdagingen
De processen bij Cogas rondom Onderhoud & Beheer, Projecten en Services zijn in hoofdlijnen identiek aan de processen zoals bij vele andere service organisaties in de utiliteitsindustrie; namelijk een combinatie van ”lang-cyclische” en “kort-cyclische” opdrachten. Het plannen van opdrachten over meerdere dagen en voor meerdere monteurs is al een dagelijkse uitdaging op zich. En met binnenkomende spoedopdrachten waarbij de responstijden soms al binnen 1 uur zijn wordt de uitdaging nog groter om een efficiënte planning aan te houden. De reden van Cogas om een planningstool met een Field Service app aan te schaffen lag voornamelijk in het feit om efficiënter de tijd en resources te benutten bij de combinatie van ”lang-cyclische” en “kort-cyclische” opdrachten. “Met FLS VISITOUR en FLS MOBILE verwachten we een behoorlijke efficiency slag te kunnen maken” zegt Ivo Schreven, teamleider Onderhoud Elektra. Daarnaast wil Cogas de aanrijtijden en oplostijden van de diverse (SLA-) opdrachten nog verder verkorten. Er zijn nu veel handelingen nodig om de zekerheid te krijgen dat een binnenkomende ad-hoc opdracht uiteindelijk door de juiste medewerker is opgepakt en binnen de afgesproken tijd wordt gestart. “Met de software van FLS verwachten we kortere aanrijtijden en oplostijden” geeft Arnold van Brouwershaven aan, teamleider Onderhoud&Beheer Gas. Ook is het voor de binnendienstmedewerkers essentieel de beschikking te hebben over de actuele weergave van de activiteiten die zich in het veld afspelen. Voor de monteur is het belangrijk dat hij beschikt over alle informatie die nodig is om het werk uit te voeren, de juiste tijdsterugkoppeling te geven (om aanrij- en oplostijden vast te leggen, maar ook om de planning te informeren bij uitlopende werkzaamheden) en de mogelijkheid om ter plekke een vervolgopdracht zonder tussenkomst van een planner aan te maken.
De oplossing
Minder tijd besteden aan planwerkzaamheden en het reduceren van kilometers en CO2-uitstoot is een nobel streven maar heeft weinig nut als daarentegen de klantgerichtheid en tevredenheid daalt. Het tijdig oplossen van storingen, het op tijd uitvoeren van gepland onderhoud en verkorten van aanrijtijden draagt bij aan de klanttevredenheid en klantloyaliteit. Indien dit echter zorgt voor extra administratieve handelingen en overwerk door de monteurs heeft dit consequenties voor de medewerkertevredenheid. Het is een dilemma voor veel Field Service organisaties om de juiste balans te beheren tussen deze aspecten. De mobiele Field Service oplossing van FLS kenmerkt zich door de modulaire template voor utiliteitsbedrijven op de basisoplossing FLS VISITOUR en FLS MOBILE.
De processen bij Cogas rondom Onderhoud & Beheer, Projecten en Services zijn in hoofdlijnen identiek aan de processen zoals bij vele andere service organisaties in de utiliteitsindustrie; namelijk een combinatie van ”lang-cyclische” en “kort-cyclische” opdrachten. Het plannen van opdrachten over meerdere dagen en voor meerdere monteurs is al een dagelijkse uitdaging op zich. En met binnenkomende spoedopdrachten waarbij de responstijden soms al binnen 1 uur zijn wordt de uitdaging nog groter om een efficiënte planning aan te houden. De reden van Cogas om een planningstool met een Field Service app aan te schaffen lag voornamelijk in het feit om efficiënter de tijd en resources te benutten bij de combinatie van ”lang-cyclische” en “kort-cyclische” opdrachten. “Met FLS VISITOUR en FLS MOBILE verwachten we een behoorlijke efficiency slag te kunnen maken” zegt Ivo Schreven, teamleider Onderhoud Elektra. Daarnaast wil Cogas de aanrijtijden en oplostijden van de diverse (SLA-) opdrachten nog verder verkorten. Er zijn nu veel handelingen nodig om de zekerheid te krijgen dat een binnenkomende ad-hoc opdracht uiteindelijk door de juiste medewerker is opgepakt en binnen de afgesproken tijd wordt gestart. “Met de software van FLS verwachten we kortere aanrijtijden en oplostijden” geeft Arnold van Brouwershaven aan, teamleider Onderhoud&Beheer Gas. Ook is het voor de binnendienstmedewerkers essentieel de beschikking te hebben over de actuele weergave van de activiteiten die zich in het veld afspelen. Voor de monteur is het belangrijk dat hij beschikt over alle informatie die nodig is om het werk uit te voeren, de juiste tijdsterugkoppeling te geven (om aanrij- en oplostijden vast te leggen, maar ook om de planning te informeren bij uitlopende werkzaamheden) en de mogelijkheid om ter plekke een vervolgopdracht zonder tussenkomst van een planner aan te maken.
De oplossing
Minder tijd besteden aan planwerkzaamheden en het reduceren van kilometers en CO2-uitstoot is een nobel streven maar heeft weinig nut als daarentegen de klantgerichtheid en tevredenheid daalt. Het tijdig oplossen van storingen, het op tijd uitvoeren van gepland onderhoud en verkorten van aanrijtijden draagt bij aan de klanttevredenheid en klantloyaliteit. Indien dit echter zorgt voor extra administratieve handelingen en overwerk door de monteurs heeft dit consequenties voor de medewerkertevredenheid. Het is een dilemma voor veel Field Service organisaties om de juiste balans te beheren tussen deze aspecten. De mobiele Field Service oplossing van FLS kenmerkt zich door de modulaire template voor utiliteitsbedrijven op de basisoplossing FLS VISITOUR en FLS MOBILE.
De kern van de oplossing betreft het configureerbare PowerOpt® algoritme waardoor simpel de juiste balans gekozen kan worden binnen de “Field Service-Dilemma-Triangle” van medewerkertevredenheid, Customer Experience en Lean processen.
De voordelen
Het algoritme PowerOpt® binnen de schedulingapplicatie is specifiek ontwikkeld voor organisaties die tijdens de operationele dag enige dynamiek in hun werkzaamheden hebben zitten. Het DOMINO effect zorgt ervoor dat het potentieel aan productiviteit en resourcecapaciteit volledig en continu wordt benut door binnen de opgegeven restricties de verdeelde capaciteit volledig te benutten. Door de integratie van het PowerOpt® algoritme tussen Ultimo, de schedulingapplicatie FLS VISITOUR en FLS MOBILE ontstaat er meer synergie. Terugmelding van resterende werktijden uit het veld zorgt continu voor optimalisatie van de nog uit te voeren opdrachten. Het DOMINO effect van de applicatie zorgt direct voor een herverdeling van de beschikbare capaciteit over de geplande medewerkers waardoor ad-hoc opdrachten, SLA en algemene onderhoudsopdrachten die dag alsnog kunnen worden uitgevoerd. Een bijkomend voordeel is dat monteurs minder vaak hun laptop hoeven op te starten om administratie in Ultimo uit te voeren; waar mogelijk gebeurt dit straks op de tablet, in FLS MOBILE.
Waarom FLS
Na een intensief selectieproces heeft Cogas Infra Services gekozen voor de mobiele Field Service oplossing van FLS. Het projectteam van Cogas, bestaande uit medewerkers van diverse geledingen binnen Cogas Infra Services waren unaniem in haar oordeel over de keuze van FLS en haar scheduling oplossing met bijbehorende digitale werkbon; “In het selectieproces stak FLS met kop en schouders boven de concurrentie uit. Dat zag je m.n. bij de juiste beantwoording van de RFP, de standaard mogelijkheden van de software en de snelle reactie op openstaande vragen” geeft Arnold van Brouwershaven aan.” Het betrof hier niet alleen de beantwoording van de Request for Proposal maar vooral de mate waarin de software out-of-the-box alle processen ondersteunt, de simpele gebruikersinterface, de referenties en de ervaringen die werden opgedaan over de software tijdens de referentiebezoeken. Ivo Schreven en Arnold van Brouwershaven benadrukken: “De FLS VISITOUR en FLS MOBILE software voldoet standaard aan nagenoeg alle functionaliteit die wij vragen”. Ivo Schreven vult aan: “We hebben FLS leren kennen als een professionele partner die binnen meerdere lagen van onze organisatie kan communiceren en die snel een oplossing kan bieden of aandragen voor het gevraagde”
Het algoritme PowerOpt® binnen de schedulingapplicatie is specifiek ontwikkeld voor organisaties die tijdens de operationele dag enige dynamiek in hun werkzaamheden hebben zitten. Het DOMINO effect zorgt ervoor dat het potentieel aan productiviteit en resourcecapaciteit volledig en continu wordt benut door binnen de opgegeven restricties de verdeelde capaciteit volledig te benutten. Door de integratie van het PowerOpt® algoritme tussen Ultimo, de schedulingapplicatie FLS VISITOUR en FLS MOBILE ontstaat er meer synergie. Terugmelding van resterende werktijden uit het veld zorgt continu voor optimalisatie van de nog uit te voeren opdrachten. Het DOMINO effect van de applicatie zorgt direct voor een herverdeling van de beschikbare capaciteit over de geplande medewerkers waardoor ad-hoc opdrachten, SLA en algemene onderhoudsopdrachten die dag alsnog kunnen worden uitgevoerd. Een bijkomend voordeel is dat monteurs minder vaak hun laptop hoeven op te starten om administratie in Ultimo uit te voeren; waar mogelijk gebeurt dit straks op de tablet, in FLS MOBILE.
Waarom FLS
Na een intensief selectieproces heeft Cogas Infra Services gekozen voor de mobiele Field Service oplossing van FLS. Het projectteam van Cogas, bestaande uit medewerkers van diverse geledingen binnen Cogas Infra Services waren unaniem in haar oordeel over de keuze van FLS en haar scheduling oplossing met bijbehorende digitale werkbon; “In het selectieproces stak FLS met kop en schouders boven de concurrentie uit. Dat zag je m.n. bij de juiste beantwoording van de RFP, de standaard mogelijkheden van de software en de snelle reactie op openstaande vragen” geeft Arnold van Brouwershaven aan.” Het betrof hier niet alleen de beantwoording van de Request for Proposal maar vooral de mate waarin de software out-of-the-box alle processen ondersteunt, de simpele gebruikersinterface, de referenties en de ervaringen die werden opgedaan over de software tijdens de referentiebezoeken. Ivo Schreven en Arnold van Brouwershaven benadrukken: “De FLS VISITOUR en FLS MOBILE software voldoet standaard aan nagenoeg alle functionaliteit die wij vragen”. Ivo Schreven vult aan: “We hebben FLS leren kennen als een professionele partner die binnen meerdere lagen van onze organisatie kan communiceren en die snel een oplossing kan bieden of aandragen voor het gevraagde”
Gerald de Haan (Algemeen Directeur Cogas) en René Ebeltjes (FLS) kijken samen uit naar een goede samenwerking.
Meer informatie over Cogas is te vinden op www.cogas.nl