Baywater Healthcare heeft als missie om chronische patiënten in staat te stellen om thuis behandeld te worden in plaats van in het ziekenhuis. Ze bieden diensten en apparatuur aan om patiënten te helpen met hun mobiliteit, onafhankelijkheid en hun kwaliteit van leven te behouden, terwijl ziekenhuisopnames hiermee worden verminderd, wat vervolgens bijdraagt aan een moderner, efficiënter gezondheidszorgsysteem. Ze werken nauw samen met de NHS en privépraktijken en bedienen meer dan 30.000 patiënten in het Verenigd Koninkrijk.
Baywater Healthcare levert en onderhoudt ademhalingsapparatuur. Dit is een verscheidenheid aan activiteiten voor buitendienstmedewerkers, waaronder: apparatuur installeren, zuurstofcilinders bijvullen, apparatuur aanpassen aan de hand van instructies van patiënten of artsen, deze verwijderen wanneer ze niet langer nodig zijn en regelmatige inspecties uitvoeren. Met meer dan 100 buitendienstmedewerkers en een groot aantal taken om te coördineren, is de manier van plannen cruciaal.
Logistieke uitdagingen overwinnen
Werken in een tijdkritische omgeving biedt logistieke uitdagingen die het planningsteam van Baywater Healthcare moet overwinnen. Na het bereiken van de limieten van mogelijkheden met hun bestaande planningsoplossing werd besloten om een projectteam samen te stellen om de beste beschikbare systemen te onderzoeken die hun eigen systeem kon vervangen. FLS kwam op de shortlist en gedurende een proefperiode van twee maanden zonder verplichting werd er getest met FLS VISITOUR. Dit heeft geholpen bij de beslissing om voor FLS VISITOUR te kiezen voor de buitendienst.
“We leveren een reeks gespecialiseerde apparatuur, sommige gebruiken we regelmatig, sommige worden minder vaak gebruikt”, zegt Craig Lowdon, Manager Customer Services Operations van Baywater Healthcare. “In onze regionale magazijnen wordt er een voorraad bijgehouden want niet alle apparatuur bevindt zich in de voertuigen. Om ervoor te zorgen dat onze buitendienstmedewerkers zoveel mogelijk bij zich hebben moeten we de magazijnbezoeken en de bezoeken aan de patiënten plannen, maar onze planningsoplossing was hier niet op afgestemd. Buitendienstmedewerkers reden naar het magazijn wanneer ze het konden inpassen. Maar dit was niet efficiënt. De constante onzekerheid of ze over de benodigde apparatuur beschikten maakte het moeilijk om te bepalen hoeveel werk ze konden uitvoeren.
Dit is allemaal veranderd sinds de implementatie van FLS VISITOUR. Craig legt uit: “FLS VISITOUR plant depotbezoeken en taken samen en plant de dag van buitendienstmedewerker op de meest efficiënte manier.”
Een andere uitdaging is dat bepaalde activiteiten binnen vier uur moeten worden voltooid. Vóór FLS VISITOUR werkte het planningssysteem van Baywater Healthcare via een 'cluster' systeem. Dit systeem creëerde een groep postcodegebieden die aan buitendienstmedewerkers werd toegewezen. Alle medewerkers in een 'cluster' konden, indien nodig, binnen 4 uur een patiënt bezoeken. Er kon echter niet worden overgestapt naar een ander cluster. Dit veroorzaakte inefficiëntie wanneer iemand in een ander 'cluster' dichterbij was en een betere positie had kunnen innemen om het bezoek uit te voeren.
“Dit is waar FLS VISITOUR ons echt tegemoet komt”, zegt Craig. “Het systeem plant al onze buitendienstmedewerkers tegelijk en wijst ze automatisch op de meest optimale manier taken toe. Wanneer er een nieuwe taak binnenkomt die dringend moet worden afgehandeld, worden alle afspraken opnieuw geoptimaliseerd. Het kijkt naar de hele resource pool en past zich automatisch aan om het doel te bereiken.”
Craig voegt eraan toe dat de ongeplande afwezigheid van personeel een andere uitdaging was. Dit heeft FLS VISITOUR ook veel gemakkelijker gemaakt om mee om te gaan. Hij legt uit: “Operationeel was het vroeger een hoofdpijnpunt als iemand zich ziek meldde. Dit resulteerde meestal in dure overuren. Met FLS VISITOUR kunnen we de buitendienstmedewerkers nu eenvoudigweg als niet beschikbaar instellen en het werk wordt binnen enkele seconden op de meest efficiënte manier toegewezen.”
De juiste routes
Een ander belangrijk punt van zorg voor Baywater Healthcare is om ervoor te zorgen dat de routes van de buitendienstmedewerkers de meeste efficiënte zijn. “Berekende routes bleken niet te kloppen omdat ze rechte lijnafstanden “hemelsbreed” gebruikten, zegt Craig. “We gaven deze aan onze buitendienstmedewerkers om hen een globaal idee van de afstand te geven. De medewerkers bepaalden de routes zelf. Het was niet erg efficiënt of geoptimaliseerd, maar FLS VISITOUR heeft het op beide punten verbeterd. Nu hebben we optimale routes op basis van actuele wegen en voorspelde rijsnelheden op bepaalde tijden van een dag.”
Met behulp van het unieke en zeer configureerbare PowerOPT-algoritme optimaliseert FLS VISITOUR zowel het planningsproces als de routeplanning tegelijkertijd. Het beslist over de best beschikbare medewerker voor die afspraak in combinatie met de meest efficiënte route. Het gebruikt ook nauwkeurige gegevens over wegsnelheden, verkeer en andere variabelen om continu afspraken te optimaliseren, indien gewenst inclusief wijzigingen, wanneer zich problemen voordoen op de route van een medewerker zodat iemand anders het werk kan oppakken.
Nooit meer ‘drag and drop’
Het ‘cluster’ systeem van Baywater Healthcare vergde veel handmatige interventie. Craig legt uit: "Sommige 'clusters' en medewerkers kregen uiteindelijk een onevenredig hoog percentage van het werk en dan moest het opnieuw worden verdeeld d.m.v. ‘drag and drop’ om taken opnieuw toe te wijzen. Dit duurde erg lang en was zeer subjectief, vertrouwend op de kennis en redenering van de persoon die het doet.
FLS VISITOUR heeft dit probleem opgelost door het volledige personeelsplanningsproces te automatiseren en het PowerOPT-algoritme te gebruiken. "Onze planners kunnen zich nu concentreren op uitzonderingen en service terwijl het systeem het werk doet", zegt Craig. "Een persoon is gewoon niet in staat om alle mogelijke variabelen zoals VISITOUR uit te balanceren, dus naast het terugwinnen van tijd, bereiken we veel betere resultaten."
Beter voor patiënten en artsen
FLS VISITOUR heeft Baywater Healthcare ook geholpen het niveau en de kwaliteit van de dienstverlening aan patiënten te verbeteren. Vorig jaar werd de overgang van een vijfdaagse dienst naar een zevendaagse dienst door alles wat ze doen beter beheersbaar te maken vergemakkelijkt. Bovendien heeft Baywater Healthcare dankzij de uitgebreide planningsfunctionaliteit en nauwkeurigheid van de routeplanning de afspraakvensters die zij patiënten en artsen geven, teruggebracht van tien uur naar vier.
"Toen we niet in depotafspraken konden boeken en alleen point-to-point-routes hadden, konden we niet nauwkeurig bepalen wanneer onze buitendienstmedewerkers bij patiënten thuis zouden komen", zegt Craig. "Nu FLS ons correct geplande routes en depotbezoeken geeft, kunnen we een kleiner venster aanbieden en geschatte aankomsttijden geven terwijl we toch efficiënt zijn, in plaats van alleen" ergens vandaag ". Onze patiënten waarderen dit echt. ”
FLS begrijpt ons bedrijf
Craig is zeer tevreden over hoe de samenwerking tussen Baywater Healthcare en FAST LEAN SMART verloopt. Hij zegt: “FLS is een geweldig team. Iedereen van het team is sinds 2016 beschikbaar wanneer wij ze nodig hebben, 24/7 lijkt het. Het belangrijkste is dat FLS weet en begrijpt hoe ons bedrijf werkt. Dat heeft hen in staat gesteld om ons echt krachtige ondersteuning te geven die vaak verder gaat dan wij verwachten.
