BLOG / OPLOSSINGEN

A ls het om het maken van afspraken gaat voor de buitendienst dan zetten veel bedrijven ‘goedkope’ tools in voor het boeken van afspraken. Een vergissing, want afspraken-, rutteb- en routeplanning voor verkopers en servicemonteurs vraagt om specifieke functionaliteiten om uw klanttevredenheid naar een hoger niveau te brengen zonder dat dit met hoge operationele kosten gepaard gaat. Het meenemen van real-time verkeersgegevens, de vaardigheden van medewerkers, materiaalvoorraden - zelfs weersomstandigheden - leidt tot beheersbare kosten, minder stress en verbeterde klanttevredenheid. Succesfactoren waar een gratis afspraakboekingstool nauwelijks aan kan voldoen.

Bedrijven die hebben gekozen voor afspraken- met routeplanningssoftware kunnen echter bij de laatste horde een fout maken als een belangrijk onderdeel ontbreekt. Dit betreft de functionaliteit om de klant een selectie van vooraf geoptimaliseerde afspraken aan te bieden via een geïntegreerd portaal.

Te vaak is het verleidelijk om te blijven werken met de bestaande ticketsystemen voor klantenondersteuning en in sommige gevallen om IT-lacunes op te vullen met gratis website-plug-ins en open source middleware voor de rittenplanningssoftware. Afspraken- en opdrachtaanvragen stromen nu ongefilterd via e-mail of een CRM binnen en vernietigen de vele voordelen die uw nieuwe routeplanningssoftware biedt. Hetzelfde geldt voor het gebruik van een goedkope tool voor het boeken van afspraken. Dit scenario zorgt tevens dat het bedrijf ook weinig flexibiliteit en manoeuvreerruimte heeft.

De volgende vijf punten laten zien waarom u geen ‘goedkope’ tool voor het boeken van afspraken voor uw buitendienst zou moeten gebruiken.

REDEN 1

ONAANVAARDBARE VEILIGHEIDSRISICO'S MET GRATIS AFSPRAAKBOEKINGSTOOLS

Meestal wordt een gratis tool voor het boeken van afspraken gepubliceerd op basis van open source software met een licentie (bijvoorbeeld Apache). Dit betekent echter niet dat het een keurmerk heeft gekregen van een officiële instantie. Zo'n licentie zegt dan ook niets over of de tool goed is getest op zwakke plekken in de beveiliging.

Leveranciers van software voor afspraken- en routeplanning onderzoeken de bedreigingen van kwaadwillende handelingen grondig voordat ze worden ingezet en gaan tot het uiterste, zowel handmatig als automatisch, om continu fouten te controleren en te corrigeren. Ze communiceren voortdurend met hun gebruikers, waarbij patches worden geleverd door de teams die de code hebben geschreven en daarom diepgaande kennis en begrip hebben. Dit is een inspanning die een aanbieder van een gratis tool voor het boeken van afspraken zich niet kan veroorloven.

Om deze reden zouden IT-afdelingen, vooral die volgens ISO-kaders werken, geen gratis tools voor het boeken van afspraken in hun risicoregister moeten opnemen. Door vanaf het begin te kiezen voor software die is ontwikkeld volgens ISO/IEC 27001- richtlijnen (veilige architectuur, encryptie, rolbeheer) wordt het risico geminimaliseerd.

REDEN 2

ONGECONTROLEERDE AFSPRAKEN

Uw klanten vertrouwen erop dat de gekozen tijdvakken betrouwbaar zijn. Een gratis tool voor het boeken van afspraken op basis van open source software kan echter door iedereen worden goedgekeurd, verspreid en gewijzigd. Het gebruik van gratis tools voor het boeken van afspraken brengt natuurlijk gevaren met zich mee. Modern buitendienstbeheer vereist direct een hoge mate van communicatie, transparantie en probleemoplossing. Kies een leverancier die uw specifieke eisen voor het boeken van afspraken begrijpt en die ook zorgt voor een hoge beschikbaarheid van het softwaresysteem.

REDEN 3

VOORKOM ONNODIGE KOSTEN IN DE NABIJE TOEKOMST

U heeft een gratis tool voor het boeken van afspraken uitgerold als aanvulling op uw rittenplanningapplicatie en plotseling ontstaan er complicaties. Op korte termijn komt u misschien voor onverwachte verrassingen te staan, zoals een lagere bezettingsgraad van de buitendienst (medewerkers zijn afwezig, voertuigen zijn niet beschikbaar), veranderingen op lange termijn (het openen van nieuwe vestigingen, het ontwikkelen van nieuwe markten of het investeren in applicaties die niet geïntegreerd kunnen worden), brengen echter veel grotere veranderingen met zich mee die ook in kaart gebracht moeten worden in de tool van uw keuze.

U bevindt zich nu in een kostbare situatie met weinig opties. Hoe maakt u de fundamentele configuratie om aan deze wijzigingen tegemoet te komen? Gaat u met tijd en geld in maatwerk ontwikkeling investeren met weinig garanties?

FLS-software voor afspraak- en routeplanning is een standaard out-of-the-box oplossing en maakt deel uit van een ecosysteem van oplossingen die voordurend worden bijgewerkt aan de hand van de laatste technologie. Updates worden gepubliceerd met release-notities en het belangrijkste is dat de timing van deze updates met elke klant wordt gepland door middel van bètatests voorafgaand aan de implementatie.

REDEN 4

TE WEINIG ONDERSTEUNING EN TRAINING

Geen enkele leverancier kan de toekomst van markten en klanten voorspellen. Het kiezen van een agile ontwikkelaar met tientallen jaren ervaring in de sector is echter een duidelijk voordeel bij het kiezen van een best-of-breed platform.

De kwaliteit van trainingen en ondersteuning voor eindgebruikers laat vaak te wensen over bij aanbieders van een gratis tool. Gratis software biedt geen accountbeheer en weinig kennis van de branche. Bedrijven die vertrouwen op een gratis tool doen de voorgestelde besparingen vaak teniet door extra consultants of in-house developers in te huren.

Leveranciers van afspraken- en routeplanning maken veelal gebruik van een vaste methodiek en procedures om de eindgebruikers goed te kunnen ondersteunen.Deze aanpak zorgt voor een goed draagvlak in de organisatie.

REDEN 5

HET ZAL UW AFSPRAKEN- EN RITPROBLEMEN NIET OPLOSSEN

Het toepassen van open source software heeft de IT-industrie veel voordelen gebracht. SAP en Microsoft zijn goede voorbeelden van het feit dat ze het "deksel" op hun frameworks (Gardner en Azure) hebben opgeheven om de industriestandaarden te verbeteren en bedrijfsnetwerken helpen te moderniseren.

Helaas is open source in de wereld van afspraken- en ritplanning vaak synoniem met generieke processen die nooit aan de eisen kunnen voldoen. Configuraties zijn beperkt en riskant, ze worden kosten en stellen niemand volledig tevreden.

Een moderne en professionele oplossing is makkelijker te ondersteunen, te testen en te beheren. Het biedt functionaliteiten die in-, uitgeschakeld of geconfigureerd kunnen worden, afhankelijk van uw bedrijfsprocessen.

SLIMME AFSPRAAK- EN RITPLANNINGSSOFTWARE IN PLAATS VAN EEN GRATIS AFSPRAAKBOEKINGSTOOL

FLS PORTAL is een selfservice planningsportaal dat is geïntegreerd met de AI-functies van real-time ritplanning van FLS VISITOUR . Elk afspraakvenster dat FLS PORTAL biedt, is al op de achtergrond kosten-geoptimaliseerd gepland. Hiermee worden onnodige handmatige handelingen tot nul gereduceerd en worden uw resources (buitendienstmedewerkers en/of voertuigen) veel optimaler ingezet dan bij een gratis tool. Een gratis schedulingstest geeft de kostenvoordelen aan.