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SCHEDULING-TEST: DER WICHTIGSTE TEST BEI DER AUSWAHL VON TOURENOPTIMIERUNGSSOFTWARE
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02. Juni 2021 · James Alex Waldron
02. Juni 2021 · James Alex Waldron
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it der Auswahl einer Tourenplanungssoftware wird Ihr Außendienst optimal unterstützt. Doch der Software-Auswahlprozess ist alles andere als leicht. Die Wahl der falschen Lösung zieht weitreichende und kostspielige Folgen nach sich. Fragen Sie die Anbieter am besten nach einem Scheduling-Test.
Stellt ein Unternehmen Modernisierungsbedarf bei seiner Tourenplanung fest, definiert es Anforderungen und stellt Fragen. Die Antworten, die von einem RFI (Request for Information) bis hin zu einem RFP (Request for Proposal) reichen können, liefern womöglich weitere Anforderungen an eine smarte Tourenplanungssoftware.
Unabhängig davon, ob das Projektteam, Finance oder die IT-Abteilung federführend bei der Auswahl der Software ist, wird ein:e Mitarbeiter:in alle Anforderungen an die Funktionen sammeln und sie durch eine Bewertungsmatrix leiten.
Sobald Sie eine Shortlist der besten Tourenplanungslösungen zusammengestellt haben, müssen Sie die weiteren Schritte definieren. Was muss ein Projektmanager unternehmen um sicherzustellen, dass ein Proof-of-Concept der Tourenplanungssoftware den einzigartigen SLA-Zielen Ihres Unternehmens gerecht wird? In diesem Artikel zeigen wir, was Sie von einem Scheduling-Test erwarten können und was Ihr Projektteam vom Anbieter verlangen muss.
➡ Fake it till you make it? – Woran Sie eine "echte" Tourenoptimierung erkennen
Solch ein Test besteht aus einer Reihe von Berechnungen, die zusammen mit den Projektsponsoren festgelegt werden, sowie aus vielen zusätzlichen Tests, die die Erfahrung des Anbieters mit dem weiteren Berufsfeld des Field Service Managements einbeziehen.
Beispiele hierfür sind:
Stellt ein Unternehmen Modernisierungsbedarf bei seiner Tourenplanung fest, definiert es Anforderungen und stellt Fragen. Die Antworten, die von einem RFI (Request for Information) bis hin zu einem RFP (Request for Proposal) reichen können, liefern womöglich weitere Anforderungen an eine smarte Tourenplanungssoftware.
Unabhängig davon, ob das Projektteam, Finance oder die IT-Abteilung federführend bei der Auswahl der Software ist, wird ein:e Mitarbeiter:in alle Anforderungen an die Funktionen sammeln und sie durch eine Bewertungsmatrix leiten.
Sobald Sie eine Shortlist der besten Tourenplanungslösungen zusammengestellt haben, müssen Sie die weiteren Schritte definieren. Was muss ein Projektmanager unternehmen um sicherzustellen, dass ein Proof-of-Concept der Tourenplanungssoftware den einzigartigen SLA-Zielen Ihres Unternehmens gerecht wird? In diesem Artikel zeigen wir, was Sie von einem Scheduling-Test erwarten können und was Ihr Projektteam vom Anbieter verlangen muss.
WAS IST EIN SCHEDULING-TEST?
Das Testen einer Tourenplanungssoftware als Teil eines Auswahlprozesses bedeutet, Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Reaktion und Stabilität innerhalb der vorgesehenen Umgebung zu überprüfen. Dies alles zusammen ergibt eine Antwort auf die von den Stakeholdern gestellten Anforderungen. Erreicht oder übertrifft die Software zur Tourenplanung die gewünschten Ergebnisse? Findet eine ausreichende und optimale Tourenoptimierung statt?➡ Fake it till you make it? – Woran Sie eine "echte" Tourenoptimierung erkennen
Solch ein Test besteht aus einer Reihe von Berechnungen, die zusammen mit den Projektsponsoren festgelegt werden, sowie aus vielen zusätzlichen Tests, die die Erfahrung des Anbieters mit dem weiteren Berufsfeld des Field Service Managements einbeziehen.
Beispiele hierfür sind:
- Aus dem Terminplan entfernte Aufträge, einschließlich Stornierungen in letzter Minute (z.B. Kunde nicht anwesend, fehlende Lagerteile)
- Hinzufügen von Aufträgen mit übermäßiger Dauer
- Außendienstmitarbeiter:innen, die ohne Vorankündigung nicht verfügbar sind
- Entfernung von Standby-Optionen und -Stunden
- Erstellte SLAs
- Aufgaben-/Inspektionszeiten erhöht und verringert
- Fahrgeschwindigkeiten werden mit Echtzeit-Durchschnittswerten für jeden Straßenabschnitt berechnet
- Tagesinterne Neuzuteilungen, einschließlich längerer Mittagspausen
WELCHE DATEN SOLLTEN ZUM TESTEN DER TOURENPLANUNGSSOFTWARE VERWENDET WERDEN?
Um Ihnen die bestmögliche Darstellung eines erfolgreichen Ergebnisses zu liefern, sollte sich der Anbieter Ihre Projektanforderungen ansehen und eine Konfiguration vorschlagen, die Ihre aktuellen Arbeitsabläufe widerspiegelt.Ein Beispiel wäre die Bereitstellung von Daten über die von Servicetechniker:innen durchgeführten Arbeiten für einen Zeitraum von 6 Monaten. Dies schafft eine vernünftige Basis, mit der Sie die Veränderungen in der Tourenoptimierung und Tourenplanung vergleichen können.
Aber bedenken Sie: Sie sind dafür verantwortlich mit den Daten sparsam und sorgsam umzugehen. So könnten Sie beispielsweise damit beginnen, dass Adressen durch besondere Orte in der gleichen Straße ersetzt werden, wie Geschäfte und Schulen. Sie können so die genauen Zahlen für geplante und reaktive Terminanfragen, Arbeitszeiten, Material- und Arbeitskosten einbeziehen - alle Faktoren, die die Schmerzpunkte Ihrer Tourenoptimierung widerspiegeln.
WAS SIND DIE ZU ERWARTENDEN ERGEBNISSE EINES SCHEDULING-TESTS?
In den meisten Fällen wird ein Scheduling-Test (durch Daten) das Potenzial für reduzierte Fahrtkilometer, Fahrzeit- und Kraftstoffeinsparungen über festgelegte Zeiträume zeigen.Abhängig von diesen Ergebnissen wird er Möglichkeiten offenlegen, die Ressourcen anzupassen, um die Effizienz zu verbessern. Ein Beispiel könnte sein, die Tourenplanung nicht mehr innerhalb fester Regionen vorzunehmen. Eine andere Möglichkeit wäre, den Außendienstmitarbeiter:innen zu erlauben, ihre optimierte Route von ihrer Heimatadresse aus zu beginnen. Eine bessere Auslastung, die durch Scheduling-Tests verdeutlicht wird, schafft freie Terminfenster. Das ermöglicht es, mehr Aufträge in kürzerer Zeit zu bearbeiten.
Letztendlich gibt das Ergebnis eines Scheduling-Tests dem Projektmanager die notwendigen Informationen an die Hand, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, welche Tourenplanungssoftware passt: Eine Lösung, die zufriedene Mitarbeiter:innen mit weniger ungeplanten Überstunden und eine höhere Kundenzufriedenheit schafft.
WIE KANN ICH DIE TOURENPLANUNGSSOFTWARE WEITER EVALUIEREN?
Vor dem eigentlichen Kauf einer Tourenoptimierungssoftware, empfehlen wir eine Validierung über einen Live-Test ("Try before you buy"). Das erfordert einen geringen Zeitaufwand für beide Seiten.Wir konfigurieren eine SaaS-Systemumgebung, die Ihren Regeln entspricht. Sie arbeiten dann mit unserer Tourenplanungssoftware FLS VISITOUR über einen Zeitraum von 4 bis 8 Wochen mit ausgewählten Außendienstmitarbeiter:innen und testen unsere Lösung auf Herz und Nieren.
➡ Diese risikofreie Vorgehensweise zur Ermittlung der passenden Tourenplanungssoftware hört sich sinnvoll an? Dann lassen Sie uns über einen Scheduling-Test in Ihrem Unternehmen sprechen. Schreiben Sie uns (welcome@fastleansmart.com) oder rufen Sie uns einfach an: +49 431 23971-0.
