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    BLOG / SOLUTIONS · SCHEDULING-TEST

    SCHEDULING-TEST: DER WICHTIGSTE TEST BEI DER AUSWAHL VON TOUREN­OPTIMIE­RUNGS­SOFTWARE



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    4 Min. Lesezeit

      02. Juni 2021  ·     James Alex Waldron

    M it der Auswahl einer Tourenplanungssoftware wird Ihr Außendienst optimal unterstützt. Doch der Software-Auswahlprozess ist alles andere als leicht. Die Wahl der falschen Lösung zieht weit­rei­chende und kost­spielige Folgen nach sich. Fragen Sie die Anbieter am besten nach einem Scheduling-Test.

    Stellt ein Unternehmen Moderni­sie­rungs­bedarf bei seiner Tourenplanung fest, definiert es Anforde­rungen und stellt Fragen. Die Antworten, die von einem RFI (Request for Information) bis hin zu einem RFP (Request for Proposal) reichen können, liefern womöglich weitere Anforde­rungen an eine smarte Tourenplanungssoftware.

    Unabhängig davon, ob das Projektteam, Finance oder die IT-Abteilung feder­führend bei der Auswahl der Software ist, wird ein:e Mitarbeiter:in alle Anforde­rungen an die Funktionen sammeln und sie durch eine Bewertungs­matrix leiten.

    Sobald Sie eine Shortlist der besten Tourenplanungs­lösungen zusammen­gestellt haben, müssen Sie die weiteren Schritte definieren. Was muss ein Projekt­manager unter­nehmen um sicherzu­stellen, dass ein Proof-of-Concept der Tourenplanungssoftware den einzig­artigen SLA-Zielen Ihres Unter­nehmens gerecht wird? In diesem Artikel zeigen wir, was Sie von einem Scheduling-Test erwarten können und was Ihr Projekt­team vom Anbieter ver­langen muss.


    WAS IST EIN SCHEDULING-TEST?

    Das Testen einer Tourenplanungssoftware als Teil eines Auswahl­pro­zes­ses bedeutet, Funktionen, Benutzer­freund­lichkeit, Reaktion und Stabi­lität inner­halb der vorge­sehenen Umgebung zu über­prüfen. Dies alles zusammen ergibt eine Antwort auf die von den Stakeholdern gestellten Anfor­derungen. Erreicht oder übertrifft die Software zur Tourenplanung die gewünschten Ergebnisse? Findet eine ausrei­chende und optimale Tourenoptimierung statt?


    ➡ Fake it till you make it? – Woran Sie eine "echte" Tourenoptimierung erkennen


    Solch ein Test besteht aus einer Reihe von Berech­nungen, die zusammen mit den Projekt­sponsoren fest­gelegt werden, sowie aus vielen zusätz­lichen Tests, die die Erfahrung des Anbieters mit dem weiteren Berufsfeld des Field Service Managements einbe­ziehen.

    Beispiele hierfür sind:

    • Aus dem Terminplan entfernte Aufträge, ein­schließlich Stornie­rungen in letzter Minute (z.B. Kunde nicht anwesend, fehlende Lagerteile)
    • Hinzufügen von Aufträgen mit über­mäßiger Dauer
    • Außendienst­mitar­bei­ter:innen, die ohne Vorankün­digung nicht verfügbar sind
    • Entfernung von Standby-Optionen und -Stunden
    • Erstellte SLAs
    • Aufgaben-/Inspek­tions­zei­ten erhöht und ver­ringert
    • Fahrgeschwindig­kei­ten werden mit Echtzeit-Durch­schnitts­werten für jeden Straßenab­schnitt berechnet
    • Tagesinterne Neuzu­tei­lun­gen, ein­schließ­lich längerer Mittagspausen
    Alle Berechnungen werden in einem Scheduling-Test trans­parent darge­stellt, sodass die Serviceteams leicht erkennen und verstehen können, warum die Touren so erstellt wurden.

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    WELCHE DATEN SOLLTEN ZUM TESTEN DER TOURENPLANUNGSSOFTWARE VER­WEN­DET WERDEN?

    Um Ihnen die bestmögliche Dar­stel­lung eines erfolg­reichen Ergeb­nisses zu liefern, sollte sich der Anbieter Ihre Projektan­forde­rungen ansehen und eine Konfi­guration vorschlagen, die Ihre aktuellen Arbeits­abläufe wider­spiegelt.

    Ein Beispiel wäre die Bereitstel­lung von Daten über die von Servicetechniker:innen durchge­führten Arbeiten für einen Zeitraum von 6 Monaten. Dies schafft eine vernünf­tige Basis, mit der Sie die Verände­rungen in der Tourenoptimierung und Tourenplanung vergleichen können.

    Aber bedenken Sie: Sie sind dafür verant­wortlich mit den Daten sparsam und sorgsam umzugehen. So könnten Sie beispiels­weise damit beginnen, dass Adressen durch besondere Orte in der gleichen Straße ersetzt werden, wie Geschäfte und Schulen. Sie können so die genauen Zahlen für geplante und reaktive Terminan­fragen, Arbeitszeiten, Material- und Arbeitskosten einbeziehen - alle Faktoren, die die Schmerz­punkte Ihrer Tourenoptimierung wider­spiegeln.


    WAS SIND DIE ZU ERWARTENDEN ERGEB­NISSE EINES SCHEDULING-TESTS?

    In den meisten Fällen wird ein Scheduling-Test (durch Daten) das Potenzial für redu­zierte Fahrtkilometer, Fahrzeit- und Kraftstoff­ein­spa­rungen über festge­legte Zeiträume zeigen.

    Abhängig von diesen Ergeb­nissen wird er Möglich­keiten offenlegen, die Ressourcen anzu­passen, um die Effizienz zu verbessern. Ein Beispiel könnte sein, die Tourenplanung nicht mehr innerhalb fester Regionen vorzu­nehmen. Eine andere Möglichkeit wäre, den Außendienst­mitarbeiter:innen zu erlauben, ihre optimierte Route von ihrer Heimat­adresse aus zu beginnen. Eine bessere Auslastung, die durch Scheduling-Tests verdeut­licht wird, schafft freie Terminfenster. Das ermöglicht es, mehr Aufträge in kürzerer Zeit zu bearbeiten.

    Letztendlich gibt das Ergebnis eines Scheduling-Tests dem Projekt­manager die notwen­digen Informa­tionen an die Hand, um eine fundierte Entschei­dung zu treffen, welche Tourenplanungssoftware passt: Eine Lösung, die zufriedene Mitarbeiter:innen mit weniger ungeplanten Überstunden und eine höhere Kundenzu­frie­denheit schafft.


    WIE KANN ICH DIE TOURENPLANUNGSSOFTWARE WEITER EVA­LU­IEREN?

    Vor dem eigentlichen Kauf einer Touren­optimierungs­software, empfehlen wir eine Validierung über einen Live-Test ("Try before you buy"). Das erfordert einen geringen Zeitaufwand für beide Seiten.

    Wir konfi­gurieren eine SaaS-System­umgebung, die Ihren Regeln entspricht. Sie arbeiten dann mit unserer Tourenplanungssoftware FLS VISITOUR über einen Zeitraum von 4 bis 8 Wochen mit ausge­wählten Außendienst­mitarbeiter:innen und testen unsere Lösung auf Herz und Nieren.


    ➡ Diese risikofreie Vorgehens­weise zur Ermitt­lung der passenden Tourenplanungssoftware hört sich sinnvoll an? Dann lassen Sie uns über einen Scheduling-Test in Ihrem Unternehmen sprechen. Schreiben Sie uns (welcome@fastleansmart.com) oder rufen Sie uns einfach an: +49 431 23971-0.
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