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    WANN SOLLTEN SIE ÜBER EINE PROFESSIONELLE FIELD SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE NACH­DEN­KEN?



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    4 Min. Lesezeit

      29. November 2021  ·     Christoph Bertram
    D en Außendienst und Service mit Excel, Outlook und Google Maps zu managen, mag in kleineren Betrieben funktio­nieren. Doch ab einer gewissen Größe und Komplexi­tät der Organi­sation ist eine professionelle Field Service Management Software effi­zien­ter. Wann genau?

    Viele Unternehmen haben Mitarbei­ter*innen im Außeneinsatz: Servicetechniker, Vertriebs­mitarbeiter, Gutachter, Zertifi­zierer, Liefer­fahrer – neudeutsch zusammen­gefasst unter dem Begriff Field Service. Die Disposition dieser Mitarbei­ter*innen kann schnell komplex werden. Einfache Tools und die Standard­funktionen eines ERP- oder CRM-Systems reichen dann nicht mehr aus, um die optimale Planung der Aufträge, Routen, Arbeits­zeiten und Kosten zu gewähr­leisten. Eine Spezial­lösung zur Termin- und Tourenplanung muss her. Wenn Sie sich fragen, ob sich eine solche Lösung für Ihren Field Service lohnt, sind Sie hier richtig.

    ➡ Passend zum Thema: 10 Denkfehler in der Außendienstplanung

    FÜR WEN EINE PROFESSIONELLE FIELD SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE IN­FRAGE KOMMT

    Grundsätzlich kommt eine professionelle Software zur Termin- und Tourenplanung sowohl für mittlere als auch große Unternehmen verschie­denster Branchen infrage. Sei es im Handel, im technischen Service, im Faci­lity Manage­ment oder bei Gutachten und Zertifi­zierungen. Es kommt auf die indivi­duellen Bedürf­nisse Ihres Geschäfts an.

    Doch ab wann lohnt sich die Einfüh­rung einer Speziallösung? Im Folgenden gehen wir die Anzeichen dafür durch, dass es für Sie an der Zeit ist, über eine professionelle Field Service Management Software nachzu­denken.


      PUNKT 1  

    IHRE MITARBEITER*INNEN MACHEN IMMER WIEDER ÜBER­STUNDEN.

    Vielleicht liegt es daran, dass Sie zu wenig Personal für zu viele Aufträge haben. Doch häufiger sind Überstunden ein Zeichen subopti­maler Planung. Eine professionelle Software kennt die tatsäch­lichen durchschnitt­lichen Bearbeitungs­zeiten je Auftrags­art und hat die Arbeits­zeiten der Mitar­beiter*innen im Blick. Sie optimiert die Routen und eliminiert Leerlauf­zeiten, sodass am Ende des Tages alle Aufträge recht­zeitig erledigt wurden.


      PUNKT 2  

    IHRE DISPOSITION IST ÜBERLASTET.

    Eine manuelle Disposition ist zeitauf­wendig. Außerdem kann sie nicht schnell auf plötz­liche Änderungen im Tages­ablauf reagieren. Das führt zu Stress. Eine professionelle Field Service Management Software ver­schafft der Disposition Luft und beschleu­nigt die Prozesse. Mit FLS VISITOUR können Sie sich zum Beispiel für eine halbauto­matische oder vollauto­matische Termin- und Touren­planung durch die Software entscheiden.


      PUNKT 3  

    SIE HABEN MEHR ALS 20 RESSOURCEN IM EINSATZ.

    Als Faustregel gilt: Eine professionelle Field Service Management Software lohnt sich ab etwa 20 Außendienst-Ressourcen (Mitarbei­ter*innen bzw. Fahrzeuge). Davor rechnet sich die Investi­tion gegenüber der manuellen Disposition nicht zwangsläufig. Ab 20 Ressourcen ist der Effizienz­gewinn jedoch so hoch, dass sich die Investi­tion für Sie schnell lohnt und Ihr Unternehmen dauerhaft profi­tiert. Allerdings gibt es auch für Betriebe mit weniger Ressourcen geeignete Lösungen, um ihren Field Service zu pro­fessio­nali­sieren. Hier empfehlen wir einen Blick auf die ServicePlatform unseres Schwester­unter­nehmens mobileX, mit der Sie Ihre Service- und Instand­haltungs­prozesse schnell und einfach digitali­sieren können.


      PUNKT 4  

    IHR AUFTRAGSGESCHEHEN IST SEHR DYNAMISCH.

    Der Punkt knüpft an den vorigen an. Wenn Ihr Auftrags­geschehen eher statisch ist – zum Beispiel bei Bauunter­nehmen, deren Mitarbei­ter*innen oft tagelang auf derselben Baustelle sind –, ist das Opti­mierungs­potenzial der Software eher gering. Wenn Ihre Mitarbei­ter*innen jedoch täglich mehrere Aufträge an verschie­denen Orten erle­digen muss und es womöglich zu Ad-hoc-Auf­trägen kommt, ist eine Spezial­software der beste Weg, diese Kom­plexität und Dynamik zu beherr­schen.


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      PUNKT 5  

    DIE REAKTIONSGE­SCHWIN­DIG­KEIT IHRES AUSSENDIENSTES IST ZU GERING.

    Ein Notfallauftrag, krankheits­bedingte Ausfälle, eine Fahr­zeug­panne – das Tages­geschäft hält viele Über­raschungen bereit. Wie schnell reagiert Ihr Field Service auf Ungeplantes? Wenn Sie sagen: „Nicht schnell genug“, sollten Sie sich nach einer Lösung umschauen. Moderne Software verfügt über Algorithmen zur Echtzeit-Planung, die es erlauben, bei solchen Ereignissen auto­matisch zu reagieren und die Planung direkt neu anzu­passen.


      PUNKT 6  

    IHRE KUNDEN BEKLAGEN SICH ÜBER ZU GROSSE ZEITFENSTER ODER ZU GERINGE TERMINTREUE.

    „Wir kommen zwischen 8 und 18 Uhr.“ – Ein klas­sischer Reiz­satz für Kunden. Besser wäre es, Sie könnten ihnen ein indivi­duell wählbares Zeit­fenster anbieten, das wesent­lich kleiner ist. Zum Beispiel die Auswahl zwischen 8-10 Uhr, 12-14 Uhr und 15-17 Uhr. Eine professionelle Field Service Management Software (mit Kundenportal zur Wunsch­termin­wahl) macht das möglich. Auch die Termintreue wird besser dank der opti­mierten Planung.


      PUNKT 7  

    SIE MÖCHTEN IHRE FIRST-TIME-FIX-RATE STEIGERN.

    Wenn Sie im technischen Service tätig sind, ist die First-Time-Fix-Rate (Fehler­behebungs­quote beim ersten Kundenbesuch) für Sie eine wichtige Außendienst-Kennzahl. Dieser KPI lässt sich mit einer professionellen Field Service Management Software verbessern. Das System ordnet Mitarbeiter mit ihren Skill-Sets und Verfüg­barkeiten sowie Equipments und Ersatzteile optimal den Aufträgen zu und stellt damit einen reibungs­losen Ablauf sicher.


    ➡ CASE STUDY: LESEN SIE, WIE DER WOHNUNGS­ANBIETER VIVAWEST BEI SEINEN RUND 120.000 WOHNUNGEN SEINE FIRST-TIME-FIX-RATE VERBESSERT HAT


      PUNKT 8  

    UNTERSCHIEDLICHE AUFTRÄGE ERFOR­DERN UNTER­SCHIED­LICHE SKILLS.

    Ihre Aufträge erfordern ganz unterschied­liche Skills und nicht jede/r Mitar­beiter*in kann jeden Auftrag bear­beiten? Eine gute Software berück­sichtigt auch solche Restrik­tionen. Sie weist die Mitarbeiter­qualifika­tionen oder -erfah­rungen automatisch den relevanten Aufträgen zu. Es kommt zu keinem Mismatch mehr. Das System erkennt es sogar, wenn für einen bestimmten Einsatz mehrere Mitarbei­ter*innen erfor­derlich sind.


      PUNKT 9  

    SIE SIND DIE ZETTEL­WIRT­SCHAFT LEID.

    Das papierlose Büro – nicht viel mehr als eine schöne Utopie. Und trotzdem: Mit einer digitalen Lösung lassen sich Papier­berge verklei­nern. Ihre Mitarbei­ter*innen müssen nicht mit Zetteln durch die Gegend laufen bzw. fahren. Mit einer integrierten App haben sie zum Beispiel alle auftrags­relevanten Kundendaten immer dabei. Eine professionelle Field Service Management Software ist nicht zuletzt ein Tool zur Digitali­sierung Ihrer Prozesse und Dokumen­tationen.


      PUNKT 10  

    SIE MÖCHTEN KILOMETER UND CO2 SPAREN.

    Sie wollen Ihr Unternehmen nachhal­tiger machen? Sie möchten Energie und CO2 einsparen? Mit einer opti­mierten Tourenplanung zahlt eine moderne Software auf dieses Ziel ein. Die SECO Kälte­technik GmbH konnte zum Beispiel durch den Einsatz unserer Touren­planungs­software eine Kilo­meterein­sparung von 52 Prozent (!) erreichen. Das ent­spricht einer CO2-Redu­zierung von 900.000 kg (Hier geht es zur SECO Case Study).


      PUNKT 11  

    SIE WOLLEN KOSTEN EIN­SPAREN.

    In vielen Branchen herrscht ein hoher Kosten­druck. Darum überlegen vielleicht auch Sie, die Effizienz Ihres Services zu erhöhen. Durch die Opti­mierung der Termin- und Touren­planung gelingt Ihnen dies. Die passende Softwarelösung sorgt für Kosten­trans­parenz und erkennt Opti­mierungs­poten­zial. Sie senkt die Fahrtkosten und erhöht durch Automa­tisierung und opti­mierte Auftrags­planung die Produk­tivität des Field Service. So amortisiert sich die Investi­tion in eine Spezial­lösung bald.


      PUNKT 12  

    SIE MÖCHTEN MEHR AUFTRÄGE BEAR­BEITEN.

    Eine professionelle Field Service Management Software ist nicht nur ein Tool zur Kosten­opti­mierung, sondern sie ermöglicht auch eine Maxi­mierung der Auftrags­bearbeitung. Beispiels­weise erkennt FLS VISITOUR Synergie­effekte: Wenn ein:e Servicetechniker:in wegen einer Repa­ratur vor Ort ist und bei dem Kunden auch eine reguläre Wartung ansteht, weist das System die Disposition bzw. die Mitar­beiter*in darauf hin. So kann er/sie die Wartung gleich miterle­digen.


    FAZIT: PROFESSIONELLE FIELD SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE EINFACH INTE­GRIEREN

    Diese Auflistung bedeutet nicht, dass alle Punkte auf Sie zutreffen müssen. In einigen Bereichen sind Sie vielleicht schon gut aufgestellt. Doch eine professionelle Field Service Management Software holt noch viel mehr aus Ihrem Außendienst und Service heraus. Sie digi­tali­sieren und profes­sionali­sieren Ihren Field Service.

    Das Gute: Eine geeignete Lösung wie FLS VISITOUR lässt sich sowohl als Stand-Alone-Lösung nutzen als auch an Ihr ERP-/CRM-System anbinden. Sie profitieren also von einer Best-of-Breed-Lösung, ohne Ihr gesamtes System umstellen zu müssen.

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