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WANN SOLLTEN SIE ÜBER EINE PROFESSIONELLE FIELD SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE NACHDENKEN?
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29. November 2021 · Christoph Bertram
29. November 2021 · Christoph Bertram
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en Außendienst und Service mit Excel, Outlook und Google Maps zu managen, mag in kleineren Betrieben funktionieren. Doch ab einer gewissen Größe und Komplexität der Organisation ist eine professionelle Field Service Management Software effizienter. Wann genau?
Viele Unternehmen haben Mitarbeiter*innen im Außeneinsatz: Servicetechniker, Vertriebsmitarbeiter, Gutachter, Zertifizierer, Lieferfahrer – neudeutsch zusammengefasst unter dem Begriff Field Service. Die Disposition dieser Mitarbeiter*innen kann schnell komplex werden. Einfache Tools und die Standardfunktionen eines ERP- oder CRM-Systems reichen dann nicht mehr aus, um die optimale Planung der Aufträge, Routen, Arbeitszeiten und Kosten zu gewährleisten. Eine Speziallösung zur Termin- und Tourenplanung muss her. Wenn Sie sich fragen, ob sich eine solche Lösung für Ihren Field Service lohnt, sind Sie hier richtig.
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Doch ab wann lohnt sich die Einführung einer Speziallösung? Im Folgenden gehen wir die Anzeichen dafür durch, dass es für Sie an der Zeit ist, über eine professionelle Field Service Management Software nachzudenken.
PUNKT 1
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Viele Unternehmen haben Mitarbeiter*innen im Außeneinsatz: Servicetechniker, Vertriebsmitarbeiter, Gutachter, Zertifizierer, Lieferfahrer – neudeutsch zusammengefasst unter dem Begriff Field Service. Die Disposition dieser Mitarbeiter*innen kann schnell komplex werden. Einfache Tools und die Standardfunktionen eines ERP- oder CRM-Systems reichen dann nicht mehr aus, um die optimale Planung der Aufträge, Routen, Arbeitszeiten und Kosten zu gewährleisten. Eine Speziallösung zur Termin- und Tourenplanung muss her. Wenn Sie sich fragen, ob sich eine solche Lösung für Ihren Field Service lohnt, sind Sie hier richtig.
➡ Passend zum Thema: 10 Denkfehler in der Außendienstplanung
FÜR WEN EINE PROFESSIONELLE FIELD SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE INFRAGE KOMMT
Grundsätzlich kommt eine professionelle Software zur Termin- und Tourenplanung sowohl für mittlere als auch große Unternehmen verschiedenster Branchen infrage. Sei es im Handel, im technischen Service, im Facility Management oder bei Gutachten und Zertifizierungen. Es kommt auf die individuellen Bedürfnisse Ihres Geschäfts an.Doch ab wann lohnt sich die Einführung einer Speziallösung? Im Folgenden gehen wir die Anzeichen dafür durch, dass es für Sie an der Zeit ist, über eine professionelle Field Service Management Software nachzudenken.
PUNKT 1
IHRE MITARBEITER*INNEN MACHEN IMMER WIEDER ÜBERSTUNDEN.
Vielleicht liegt es daran, dass Sie zu wenig Personal für zu viele Aufträge haben. Doch häufiger sind Überstunden ein Zeichen suboptimaler Planung. Eine professionelle Software kennt die tatsächlichen durchschnittlichen Bearbeitungszeiten je Auftragsart und hat die Arbeitszeiten der Mitarbeiter*innen im Blick. Sie optimiert die Routen und eliminiert Leerlaufzeiten, sodass am Ende des Tages alle Aufträge rechtzeitig erledigt wurden.PUNKT 2
IHRE DISPOSITION IST ÜBERLASTET.
Eine manuelle Disposition ist zeitaufwendig. Außerdem kann sie nicht schnell auf plötzliche Änderungen im Tagesablauf reagieren. Das führt zu Stress. Eine professionelle Field Service Management Software verschafft der Disposition Luft und beschleunigt die Prozesse. Mit FLS VISITOUR können Sie sich zum Beispiel für eine halbautomatische oder vollautomatische Termin- und Tourenplanung durch die Software entscheiden.PUNKT 3
SIE HABEN MEHR ALS 20 RESSOURCEN IM EINSATZ.
Als Faustregel gilt: Eine professionelle Field Service Management Software lohnt sich ab etwa 20 Außendienst-Ressourcen (Mitarbeiter*innen bzw. Fahrzeuge). Davor rechnet sich die Investition gegenüber der manuellen Disposition nicht zwangsläufig. Ab 20 Ressourcen ist der Effizienzgewinn jedoch so hoch, dass sich die Investition für Sie schnell lohnt und Ihr Unternehmen dauerhaft profitiert. Allerdings gibt es auch für Betriebe mit weniger Ressourcen geeignete Lösungen, um ihren Field Service zu professionalisieren. Hier empfehlen wir einen Blick auf die ServicePlatform unseres Schwesterunternehmens mobileX, mit der Sie Ihre Service- und Instandhaltungsprozesse schnell und einfach digitalisieren können.PUNKT 4
IHR AUFTRAGSGESCHEHEN IST SEHR DYNAMISCH.
Der Punkt knüpft an den vorigen an. Wenn Ihr Auftragsgeschehen eher statisch ist – zum Beispiel bei Bauunternehmen, deren Mitarbeiter*innen oft tagelang auf derselben Baustelle sind –, ist das Optimierungspotenzial der Software eher gering. Wenn Ihre Mitarbeiter*innen jedoch täglich mehrere Aufträge an verschiedenen Orten erledigen muss und es womöglich zu Ad-hoc-Aufträgen kommt, ist eine Spezialsoftware der beste Weg, diese Komplexität und Dynamik zu beherrschen.
PUNKT 5
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➡ CASE STUDY: LESEN SIE, WIE DER WOHNUNGSANBIETER VIVAWEST BEI SEINEN RUND 120.000 WOHNUNGEN SEINE FIRST-TIME-FIX-RATE VERBESSERT HAT
PUNKT 8
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Das Gute: Eine geeignete Lösung wie FLS VISITOUR lässt sich sowohl als Stand-Alone-Lösung nutzen als auch an Ihr ERP-/CRM-System anbinden. Sie profitieren also von einer Best-of-Breed-Lösung, ohne Ihr gesamtes System umstellen zu müssen.
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DIE REAKTIONSGESCHWINDIGKEIT IHRES AUSSENDIENSTES IST ZU GERING.
Ein Notfallauftrag, krankheitsbedingte Ausfälle, eine Fahrzeugpanne – das Tagesgeschäft hält viele Überraschungen bereit. Wie schnell reagiert Ihr Field Service auf Ungeplantes? Wenn Sie sagen: „Nicht schnell genug“, sollten Sie sich nach einer Lösung umschauen. Moderne Software verfügt über Algorithmen zur Echtzeit-Planung, die es erlauben, bei solchen Ereignissen automatisch zu reagieren und die Planung direkt neu anzupassen.PUNKT 6
IHRE KUNDEN BEKLAGEN SICH ÜBER ZU GROSSE ZEITFENSTER ODER ZU GERINGE TERMINTREUE.
„Wir kommen zwischen 8 und 18 Uhr.“ – Ein klassischer Reizsatz für Kunden. Besser wäre es, Sie könnten ihnen ein individuell wählbares Zeitfenster anbieten, das wesentlich kleiner ist. Zum Beispiel die Auswahl zwischen 8-10 Uhr, 12-14 Uhr und 15-17 Uhr. Eine professionelle Field Service Management Software (mit Kundenportal zur Wunschterminwahl) macht das möglich. Auch die Termintreue wird besser dank der optimierten Planung.PUNKT 7
SIE MÖCHTEN IHRE FIRST-TIME-FIX-RATE STEIGERN.
Wenn Sie im technischen Service tätig sind, ist die First-Time-Fix-Rate (Fehlerbehebungsquote beim ersten Kundenbesuch) für Sie eine wichtige Außendienst-Kennzahl. Dieser KPI lässt sich mit einer professionellen Field Service Management Software verbessern. Das System ordnet Mitarbeiter mit ihren Skill-Sets und Verfügbarkeiten sowie Equipments und Ersatzteile optimal den Aufträgen zu und stellt damit einen reibungslosen Ablauf sicher.➡ CASE STUDY: LESEN SIE, WIE DER WOHNUNGSANBIETER VIVAWEST BEI SEINEN RUND 120.000 WOHNUNGEN SEINE FIRST-TIME-FIX-RATE VERBESSERT HAT
PUNKT 8
UNTERSCHIEDLICHE AUFTRÄGE ERFORDERN UNTERSCHIEDLICHE SKILLS.
Ihre Aufträge erfordern ganz unterschiedliche Skills und nicht jede/r Mitarbeiter*in kann jeden Auftrag bearbeiten? Eine gute Software berücksichtigt auch solche Restriktionen. Sie weist die Mitarbeiterqualifikationen oder -erfahrungen automatisch den relevanten Aufträgen zu. Es kommt zu keinem Mismatch mehr. Das System erkennt es sogar, wenn für einen bestimmten Einsatz mehrere Mitarbeiter*innen erforderlich sind.PUNKT 9
SIE SIND DIE ZETTELWIRTSCHAFT LEID.
Das papierlose Büro – nicht viel mehr als eine schöne Utopie. Und trotzdem: Mit einer digitalen Lösung lassen sich Papierberge verkleinern. Ihre Mitarbeiter*innen müssen nicht mit Zetteln durch die Gegend laufen bzw. fahren. Mit einer integrierten App haben sie zum Beispiel alle auftragsrelevanten Kundendaten immer dabei. Eine professionelle Field Service Management Software ist nicht zuletzt ein Tool zur Digitalisierung Ihrer Prozesse und Dokumentationen.PUNKT 10
SIE MÖCHTEN KILOMETER UND CO2 SPAREN.
Sie wollen Ihr Unternehmen nachhaltiger machen? Sie möchten Energie und CO2 einsparen? Mit einer optimierten Tourenplanung zahlt eine moderne Software auf dieses Ziel ein. Die SECO Kältetechnik GmbH konnte zum Beispiel durch den Einsatz unserer Tourenplanungssoftware eine Kilometereinsparung von 52 Prozent (!) erreichen. Das entspricht einer CO2-Reduzierung von 900.000 kg (Hier geht es zur SECO Case Study).PUNKT 11
SIE WOLLEN KOSTEN EINSPAREN.
In vielen Branchen herrscht ein hoher Kostendruck. Darum überlegen vielleicht auch Sie, die Effizienz Ihres Services zu erhöhen. Durch die Optimierung der Termin- und Tourenplanung gelingt Ihnen dies. Die passende Softwarelösung sorgt für Kostentransparenz und erkennt Optimierungspotenzial. Sie senkt die Fahrtkosten und erhöht durch Automatisierung und optimierte Auftragsplanung die Produktivität des Field Service. So amortisiert sich die Investition in eine Speziallösung bald.PUNKT 12
SIE MÖCHTEN MEHR AUFTRÄGE BEARBEITEN.
Eine professionelle Field Service Management Software ist nicht nur ein Tool zur Kostenoptimierung, sondern sie ermöglicht auch eine Maximierung der Auftragsbearbeitung. Beispielsweise erkennt FLS VISITOUR Synergieeffekte: Wenn ein:e Servicetechniker:in wegen einer Reparatur vor Ort ist und bei dem Kunden auch eine reguläre Wartung ansteht, weist das System die Disposition bzw. die Mitarbeiter*in darauf hin. So kann er/sie die Wartung gleich miterledigen.FAZIT: PROFESSIONELLE FIELD SERVICE MANAGEMENT SOFTWARE EINFACH INTEGRIEREN
Diese Auflistung bedeutet nicht, dass alle Punkte auf Sie zutreffen müssen. In einigen Bereichen sind Sie vielleicht schon gut aufgestellt. Doch eine professionelle Field Service Management Software holt noch viel mehr aus Ihrem Außendienst und Service heraus. Sie digitalisieren und professionalisieren Ihren Field Service.Das Gute: Eine geeignete Lösung wie FLS VISITOUR lässt sich sowohl als Stand-Alone-Lösung nutzen als auch an Ihr ERP-/CRM-System anbinden. Sie profitieren also von einer Best-of-Breed-Lösung, ohne Ihr gesamtes System umstellen zu müssen.
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