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YOUR HOUSING GROUP STEIGERT DIE PRODUKTIVITÄT IHRES AUSSENDIENSTS UM 25-32% MIT FLS VISITOUR
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08. März 2023 · Jeremy Squire
08. März 2023 · Jeremy Squire
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ie Your Housing Group (YHG) hat die Effizienz ihres Außendienstes mit der Planungslösung FLS VISITOUR verbessert und eine Produktivitätssteigerung von 25-32 % für die Mitarbeiter:innen erzielt. Your Housing Group ist einer der größten britischen Wohnungsanbieter im Norden Englands mit 29.000 Wohnungen. YHG nutzt die Dynamics 365-Plattform von Microsoft und wählte FLS VISITOUR aus, um eine robuste dynamische Planungs- und mobile Lösung bereitzustellen, die auch nahtlos in das Reparaturmanagementsystem MRI AccuServ integriert werden kann.
HIGHLIGHTS
- 25-32 % mehr erledigte Aufträge durch Effizienz und entsprechende Einsparungen bei Kraftstoff und Emissionen pro Auftrag
- Verbesserter Überblick und ein geringeres Risiko von Auftragsrückständen
- Automatische Benachrichtigung und Erinnerung der Kunden an die Ankunftszeit der Mitarbeiter:innen, um den Service zu verbessern und das Risiko zu verringern, dass ein Termin nicht wahrgenommen wird
- Customer Self-Service bei der Buchung von Terminen; eine Reparatur kann in Sekundenschnelle gemeldet werden, rund um die Uhr, was den Lebensgewohnheiten und Arbeitszeiten der Mieter entgegenkommt
YOUR HOUSING GROUPS AUSWAHL VON FLS VISITOUR
Nach einer strategischen Geschäftsüberprüfung, bei der neue Ziele für die betriebliche Effizienz festgelegt wurden, um ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis und Kundenzufriedenheit zu erreichen, begann die Your Housing Group (YHG) mit einem Programm für Technologieinvestitionen und digitale Transformation.Darren Halliwell, der Chief Information Officer von YHG: "Wir haben recherchiert und waren entschlossen, eine Technologie und einen Partner zu finden, die mit unserem Businessplan für die nächsten fünf Jahre übereinstimmen und die Fähigkeit haben, sich anzupassen, wenn wir unsere breitere Technologie-Roadmap entwickeln und implementieren. Im Mittelpunkt unserer funktionalen Anforderungen standen dynamische Planung und präzises Routing."
Die YHG führte eine formelle Ausschreibung durch. Halliwell fügt hinzu: "Wir haben Angebote von vielen Anbietern geprüft, einschließlich Microsofts eigenem Angebot RSO und anderen, die in der Wohnungswirtschaft bekannt sind. Was FLS auszeichnete, war die Art und Weise, wie die geforderten Fähigkeiten erreicht werden: kostenorientiert, verkehrsabhängig und tagesaktuelle Reaktion in Echtzeit mit der Funktionstiefe, die jedes Szenario abdeckt. FLS verfügt über Erfahrungen sowohl innerhalb als auch außerhalb des Wohnungssektors und wurde von Microsoft zertifiziert, was unser Vertrauen bestärkte. Beeindruckt waren wir auch von der Art und Weise, wie sie die Lösung bereitstellten und wie schnell sie sie implementierten, um unseren geschäftlichen Zeitplan einzuhalten. Die Qualität der Lösung und das angebotene Fachwissen wurden deutlich, nachdem wir mit Referenzkunden gesprochen hatten. FLS war unsere einhellige Wahl."
DIE PROJEKTDURCHFÜHRUNG
Die erste Priorität war die Bereitstellung der FLS-Lösung für fix360, das spezielle Reparaturteam von YHG mit ca. 200 Mitarbeiter:innen, dann das Leerstandsteam und schließlich die nachfolgenden Geschäftsbereiche, zu denen Gutachter und Mieterbetreuer gehören: insgesamt mehr als 300 Ressourcen.Als das Projekt begann, mussten die Workshops aufgrund der weltweiten Pandemie aus der Ferne abgehalten werden. Darren Halliwell dazu: "Unser gemeinsames Team hat sich gut an die neuen Umstände angepasst, ohne dass dies den Zeitplan oder die Qualität des Designs beeinträchtigt hätte. FLS lieferte Beschleuniger und Anleitungen für die Integration, die von unserem Team auf die speziellen Anforderungen zugeschnitten wurden. Wir haben das System pünktlich und im Rahmen des Budgets in Betrieb genommen und waren von der Anpassungsfähigkeit des Produkts und den FLS-Consultants, die mit uns zusammengearbeitet haben, außerordentlich beeindruckt."
DEEP DIVE: FIX360 REPARATURLÖSUNG
fix360 hat über 3.000 Reparaturkategorien. Sobald der Bedarf eines Kunden durch das Callcenter oder über das 24/7-Self-Service-Portal "Your Home Hub" qualifiziert ist, bietet FLS VISITOUR die optimale Auswahl von Terminen je nach verfügbaren Mitarbeiter:innen und bestehenden Verpflichtungen, wobei der Kunde eine Bestätigungs-SMS als Erinnerung erhält. Dabei wird eine Echtzeit-Optimierung vorgenommen und nicht einfach nur ein freier Platz im Terminkalender gesucht, wobei für jede Fahrt die tatsächliche Verkehrsgeschwindigkeit der Tageszeit berücksichtigt wird. Jeder Termin ist daher kosteneffizient und pünktlich, und es werden Mitarbeiter:innen mit den richtigen Fähigkeiten eingesetzt, sodass die besten Chancen für eine hohe First-Time-Fix-Rate bestehen.Die FLS-Lösung für das Reparaturteam umfasste die Field Service App FLS MOBILE, die durch Konfiguration auf die Bedürfnisse von YHG zugeschnitten wurde. Bei der Durchführung von Reparaturen mussten früher viele Seiten von Formularen ausgefüllt werden. In Zusammenarbeit mit FLS wurde gemeinsam mit den Mitarbeiter:innen eine App für Reparaturen entwickelt, in der die Formulare geändert und reduziert wurden, was den Fachkräften hilft, einen effizienteren Service zu bieten und die Aufträge schneller abzuschließen, inklusive der Erfassung von Materialien. Wenn ein Folgetermin erforderlich ist, kann dieser direkt über die mobile App gebucht werden, wobei derselbe effiziente Algorithmus wie im Callcenter verwendet wird.
WEITERE LÖSUNGEN
Nach dem Erfolg von FLS VISITOUR im Bereich der Reparaturen lag der nächste Schwerpunkt auf dem Leerstandsteam. In diesem Bereich besichtigt der Inspekteur zunächst das Objekt und erfasst die Arbeiten und die Reihenfolge der erforderlichen Gewerke in der FLS MOBILE App. Diese Daten werden an Microsoft Dynamics 365 zurückgegeben, das den Gesamtprozess steuert, und FLS VISITOUR plant die Arbeit automatisch auf die effizienteste Weise. Der Inspekteur kann den Fortschritt überprüfen und bei Bedarf Änderungen vornehmen.ERGEBNISSE UND MÖGLICHKEITEN
Adrian Mostyn, Leiter der Abteilung Reparaturen und Instandhaltung bei YHG/fix360, sagt: "Die neue Arbeitsweise hat mein Team verändert und die Effizienz gesteigert; wir erledigen 25-32 % mehr Aufträge pro Mitarbeiter:in auf vergleichbarer Basis, das ist gewaltig. Wir können die Kosten reinvestieren, indem wir sie in Dienstleistungen an vorderster Front und in die Instandhaltung investieren und so ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis für die Kunden erzielen."Während der Corona-Pandemie konnte YHG mit Hilfe der FLS-Lösung zugelassene Mitarbeiter:innen zuweisen, die über die erforderlichen Qualifikationen zur Unterstützung bei Reparaturen und Wartungsarbeiten für diese spezifischen Systeme verfügten, was Kunden und Belegschaft die Gewissheit gab, dass es sich um die richtigen Personen handelte.
Nach der Pandemie war die FLS-Lösung von zentraler Bedeutung, da neue Belastungen wie steigende Kosten und Materialknappheit, Kraftstoffpreise, Lohndruck und Probleme bei der Bindung und Einstellung neuer Arbeitskräfte sowie eine zunehmende Konzentration auf Nachhaltigkeit und Emissionsreduzierung auftraten.
Conan McKinley, Leiter des Asset Managements bei YHG: "FLS bringt messbare Vorteile für YHG, aber es hat noch viel mehr geliefert; wir verstehen unsere geschäftlichen Anforderungen und die betrieblichen Auswirkungen, kennen unser Geschäft viel besser und arbeiten effektivere Lösungen aus. Wir verfügen jetzt über ein Höchstmaß an Leistungsfähigkeit, und unsere Investition in das FLS-Team ist gut angelegt."
FAZIT
Darren Halliwell zieht als Fazit: "Mit FLS haben wir Erfahrungen von außerhalb unseres Sektors gesammelt und sie auf den sozialen Wohnungsbau angewandt, wobei wir das gesamte Wissen genutzt und die Chancen für unsere Organisation maximiert haben. Es fühlte sich wie ein Wendepunkt an und sorgte für hervorragende Ergebnisse. Bis zu diesem Zeitpunkt hatte die Planung nicht diesen zusätzlichen Vorteil. Da FLS nicht auf eine bestimmte Branche beschränkt ist, gab es keine wirklichen Hindernisse, und das System konnte jedes Szenario abdecken, das wir vorfanden. Außerdem verfügt FLS über ein Technologiepaket, das sich nahtlos in unsere bestehende Technik integrieren lässt."Adrian Mostyn fügt hinzu: "Die Lösung von FLS hat sich als flexibel und funktional erwiesen und ermöglicht es uns, die verfügbaren Ressourcen unter Berücksichtigung von Nachhaltigkeit und Kosten optimal zu nutzen und uns auf unsere Unternehmensziele zu konzentrieren."
Conan McKinley schließlich: "Unsere Investition in FLS hat uns ein Instrument an die Hand gegeben, auf das wir uns im gesamten Unternehmen verlassen können, und nicht nur im Bereich Reparaturen und Wartung, was sein Alleinstellungsmerkmal ist. FLS ist anpassungsfähiger als Alternativen und revolutioniert das interne Management der Terminplanung bei YHG, indem es einen klaren Einblick in die Verwaltung der Teams gibt, die dem Kunden den richtigen Service zur richtigen Zeit liefern."
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