BLOG / SOLUTIONS · TOURENPLANUNG MIT EXCEL: ALTERNATIVEN

D ie Tourenplanung kann ein sehr aufwendiger Prozess sein, gerade dann, wenn sie noch von manuellen Abläufen geprägt ist. Doch mittlerweile gibt es viele Alternativen zu einer Tourenplanung mit Excel, Papier und anderen wenig geeigneten Werkzeugen. Sehr zur Freude der Disponenten.


Das Berufsbild des Disponenten ist einem erheblichen Wandel unterzogen: Die Märkte werden immer globaler und enger vernetzt und sind zunehmend von Schnell­lebigkeit geprägt. Gleichzeitig herrscht ein enormer Fachkräftemangel in diesem Bereich, sodass es zunehmend wichtiger wird, Disponenten attrak­tive und abwechs­lungs­reiche Aufgaben zu bieten.

Um dieses Ziel zu erreichen, ist es unverzicht­bar, Routinetätigkeiten zunehmend zu auto­ma­ti­sieren und im Gegenzug strategische Aufgaben an die Disponenten zu übergeben. Beispiels­weise kann die bloße Bestell­abwicklung und Planung von Technikern automatisch ablaufen, während sich die Disponenten um das Bestands­management kümmern. Der Disponent der Zukunft agiert daher mehr als Manager, der Prozesse überwacht und Planungssysteme steuert. Das Abarbeiten von unüber­sicht­lichen Excel-Listen gehört dagegen der Vergan­genheit an.

MITTLERWEILE GIBT ES VIELE ALTERNATIVEN FÜR DIE TOURENPLANUNG

In diesem Zuge spielt auch die Tourenplanung eine entschei­dende Rolle. Denn die Disponentin oder der Disponent kann auf verschie­dene Möglich­keiten zurück­greifen, wenn es um die Planung von Touren geht. Vom einfachen Stundenzettel über Excel bis hin zur Tourenplanungssoftware reichen die Varianten, die alle verschie­dene Vor- und Nachteile bieten.

Gerade Microsoft Office ist immer noch sehr verbreitet bei der Planung von Servicetechnikern oder anderen Mitarbeitern im Außendienst. Doch moderne Software zur Ressourcen­optimierung ist eine echte Alternative zur Excel-Tourenplanung und ist für eine flexible und effiziente Planung eine unver­zichtbare Hilfe.

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1. DIE HÄNDISCHE TOURENPLANUNG MIT KLASSISCHEM STUNDENZETTEL UND OFFLINE BOARD

Die altmodische Tourenplanung mit einem Stundenzettel wenden auch heute noch viele Betriebe an. Vor allem kleine Unternehmen setzen immer noch auf eine händische Tourenplanung. Der Vorteil dieser Form der Tourenplanung ist, dass keinerlei elektro­nische Hilfsmittel benötigt werden. Der Disponent entscheidet selbst, welcher Kunde zuerst beliefert wird und wie die Route erfolgt.

Doch diesem Vorteil stehen etliche Nachteile gegenüber. Denn meist werden nur wenige Einfluss­faktoren, etwa die Straßenkarte und die Wetter­bedin­gungen, bei der Tourenplanung berück­sichtigt. Die Routenplanung ist zeitauf­wendig, eine Routenoptimierung Wunschdenken und es besteht nur eine geringe Flexibi­lität.

Wenn Änderungen auftreten, können diese nur schwer erfasst werden. Es erfolgt keine automa­tische Infor­mations­weiter­gabe an alle relevanten Instanzen. Störungen bei der Disposition werden nicht berück­sichtigt, sodass auf Dauer eine geringere Effizienz die Folge ist.

2. DIE SOFTWAREGESTÜTZTE TOURENPLANUNG MIT EXCEL

Ebenfalls sehr beliebt ist die Tourenplanung mit Excel. Diese Variante ist der erste Schritt hin zu einer elektro­nischen Abwicklung der Tourenplanung. Doch so einfach das Anlegen der Planung in Excel ist, so empfindlich ist diese Variante auch gegenüber Anwen­dungs­fehlern.

Durch eine falsche Bedienung können sich schnell Fehler in der Formatierung oder in Verweisen auftreten, die zu einer ungünstigen und unüber­sicht­lichen Routenplanung führen. Zudem geht besonders bei langen Listen schnell die Übersicht­lichkeit verloren, was sich am Ende in einer schlechten Disposition der Servicetechniker und Außendienstler nieder­schlägt.

Weiterhin ist die Tourenplanung in Excel wenig flexibel und optimiert nicht automatisch die Touren, wenn Änderungen oder Störungen auftreten. Das führt zu einer begrenzten Terminauswahl und -planung im Arbeits­alltag, zu vielen zusätz­lichen Kilometern, eigentlich unnötigen Arbeitsstunden und potenzieller Frustration bei den Mitarbeitern und Kunden.

Selbst mittlere und große Betriebe setzen noch häufig Excel für die Tourenplanung ein. Je mehr Mitarbeiter mit einer Liste arbeiten, desto größer ist die Gefahr für Formatierungs- und Verweis­fehler.

3. DIE SMARTE TOURENPLANUNG DURCH AUTOMA­TI­SIERTE ECHTZEIT-SOFTWARE

Die Zukunft in der Disposition liegt in jedem Falle in einer software­gestützten Tourenplanung und ist eine echte Alternative zur Tourenplanung mit Excel. Die Vorteile dieser Variante liegen auf der Hand:

• erhebliche Zeitersparnis bei der Tourenplanung
• geringer Personalaufwand für die Disposition
• Optimierung der Tour in Echtzeit
• automatische Information aller relevanten Instanzen bei Änderungen
• maximale Effizienz bei der Disposition

Mit einer Tourenplanungssoftware kehrt selbst bei langen Touren mit vielen Stopps eine maximale Transparenz ein. Auf Störungen innerhalb der Tour kann in Echtzeit reagiert werden und alle Beteiligten werden auto­matisch benach­richtigt. Egal, ob es Umleitungen durch Baustellen gibt, Verkehrs­behin­derungen bestehen, Termine abgesagt oder hinzu­gefügt werden – die Tourenplanungssoftware passt die Routenplanung völlig automati­siert an.

DIE ALTERNATIVE FÜR KMU BIS ZUM KONZERN

So lässt sich eine maximale Flexibi­lität und Effizienz bei der Planung und Disposition von Touren erreichen. Durch die Automati­sierung vieler Prozesse ist weniger Personal­aufwand notwendig und die Disponenten können sich anderen inte­res­santen und strate­gischen Aufgaben widmen – wie beispiels­weise dem Notfall-Management und dem ganz­heit­lichen Kundenservice.

Eine moderne Tourenplanungssoftware ist daher für Betriebe unver­zichtbar, um kon­kurrenz­fähig und agil zu bleiben und gleich­zeitig mit spannenden Aufgaben im Recruiting von Fachkräften zu punkten. Eine flexibel konfigu­rierbare Anwendung eignet sich für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) genauso wie für global agierende Konzerne. Profi-Software wie FLS VISITOUR ist mittlerweile auch für kleinere Unternehmen zugänglich, sodass sie wie die Großen von einer dynamischen Tourenplanung profitieren können.


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