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9 GRÜNDE FÜR DEN EINSATZ EINER AUSSENDIENST APP

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5 Min. Lesezeit

29. September 2021, aktualisiert am 16.02.2022 · Christoph R. Hartel

E ine Außendienst App wie FLS MOBILE unterstützt Ihre Mitarbeiter:innen unterwegs und vor Ort beim Kunden – sei es im Vertrieb, bei Servicetechnikern, Gutachtern oder in der Auslieferung. Sie ist das zentrale Bindeglied zwischen Innendienst, Außendienst und Kunde und sorgt für direkten Austausch und optimale Kommunikation zwischen allen Beteiligten.

Durch mehr Effizienz und automatisierte Prozesse steigert eine Außendienst App nicht nur die Zufriedenheit Ihrer Kunden, sondern auch die Ihrer Mitarbeiter:innen. Veränderungen der Arbeitsabläufe schüren allerdings oft Ängste bei den Beteiligten. Ein ambitioniertes Transformationsprojekt kann kläglich scheitern, wenn es nicht gut durchdacht und projektiert ist. Daher sollten Sie die Einführung einer Außendienst App durch ein umfassendes Change Management begleiten.

DIE RICHTIGE IMPLEMENTIERUNG EINER AUSSENDIENST APP

Dazu gehört einerseits, gelebte Prozesse nicht blind in die App zu übertragen, sondern sie im Vorfeld zu hinterfragen. Wie lassen sich Prozesse im Zuge ihrer Digitalisierung optimieren, um echte Mehrwerte und Effizienz zu schaffen? Andererseits sind die Betroffenen frühzeitig an den Einführungsplänen zu beteiligen und sollten diese idealerweise mitgestalten.

Um Bedenken in der Belegschaft zu entkräften, geben wir Ihnen als Argumentationshilfe 9 Gründe mit auf den Weg, warum eine Außendienst App den Arbeitsalltag erleichtert.

GRUND 1:

IN DER AUSSENDIENST APP SIND ALLE AUFTRAGSDATEN GRIFFBEREIT

Wie viel schneller lässt sich ein Auftrag erledigen, wenn der Servicetechniker weiß, auf welchem Stockwerk das ausgefallene Gerät steht und er das notwendige Ersatzteil direkt mitnimmt? Wenn der Gutachter den richtigen Ansprechpartner für seinen Termin sofort findet oder der Fahrer den Lieferwagen direkt in den Hinterhof steuert, weil die Kunden laut App dort anzutreffen sind? Aus Erfahrung wissen wir: erheblich schneller.

Außendienst Apps stellen dem Nutzer alle auftragsbezogenen Informationen wie Kundenstammdaten, Objektdaten und Materialdaten zur Verfügung. Mit einer mobilen Anwendung wie FLS MOBILE wird verbrauchtes Material zudem direkt in der App verbucht und neu bestellt. Durch integrierte Autolagerbestände inklusive Materialinventur ist für Ihren Innendienst jederzeit ersichtlich, welcher Kollege im Außendienst das passende Material für den Auftrag mit sich führt. Ad-hoc-Anfragen werden dementsprechend optimal zugewiesen.

Mit einer Außendienst App sind alle Auftragsdaten immer griffbereit.

GRUND 2:

DYNAMISCHE TOURENOPTIMIERUNG IM HINTERGRUND SORGT FÜR MEHR EFFIZIENZ

Über eine Außendienst App sind die Mitarbeiter:innen im Außeneinsatz stets mit der Disposition verbunden. Durch eine Verknüpfung mit der dynamischen Tourenplanung von FLS VISITOUR im Hintergrund kann Ihr Außendienst stets flexibel reagieren, auch bei kurzfristigen Änderungen. Er kann freigewordene Zeitfenster sinnvoll nutzen.

Auch wenn ein Termin unerwartet etwas länger dauert, wird über eine Meldung von FLS MOBILE der Tourenplan in Echtzeit nach Ihren Prioritäten ganzheitlich optimiert. So kann ein hochpriorisierter Folgetermin beispielsweise von einem anderen Mitarbeiter in der Nähe wahrgenommen werden.

GRUND 3:

PREDICTIVE ANALYTICS VERBESSERN IHRE TERMINTREUE SCHON IN DER PLANUNG

Erfassen Sie Wege- und Bearbeitungszeiten über Statusmeldungen in der Außendienst App, lässt sich in Zusammenspiel mit einer intelligenten Software wie FLS VISITOUR die Vorhersage des Zeitbedarfs pro Strecke, Auftragsart und Kunde kontinuierlich verbessern. Damit erzielen Sie eine realistische Planung und gesteigerte Pünktlichkeit im Außendienst. Das freut nicht nur Ihre Kunden, sondern bedeutet auch weniger Stress für Ihre Mitarbeiter:innen.

GRUND 4:

MIT EINER AUSSENDIENST APP STEIGT DIE ZUSTELL- UND ERLEDIGUNGSQUOTE

Mit einer Außendienst App wie FLS MOBILE stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden über die Ankunftszeit Ihres Mitarbeiters bestens informiert bleiben. Der Kunde erhält zu einem definierten Zeitpunkt, zum Beispiel 30 Minuten vor dem Termin, eine SMS oder E-Mail über die voraussichtliche Ankunftszeit (ETA). Für noch mehr Transparenz sorgt ein Link zur Live-Verfolgung der Anfahrt. Über GPS-Tracking sieht Ihr Kunde auf einer Straßenkarte, wie weit der Mitarbeiter momentan noch entfernt ist.

Ihr Kunde kann sich dadurch optimal auf die Ankunft Ihres Außendienstlers einstellen und seinen Tagesablauf so planen, dass er zum angekündigten Zeitpunkt vor Ort ist. Auf diesem Wege steigern Sie Ihre Zustell- bzw. Erledigungsquote. Sollte sich Ihr Außendienst doch einmal verspäten, kann der Kunde ebenfalls direkt aus der App benachrichtigt werden.

GRUND 5:

DER AUSSENDIENST WIRD VON ÜBERFLÜSSIGEN TÄTIGKEITEN ENTLASTET

Eine Außendienst App ist vor allem auch eine Arbeitserleichterung für Ihre Mitarbeiter:innen. Integrierte Checklisten für jeden Auftrag stellen sicher, dass alle notwendigen Teilschritte in der effizientesten Reihenfolge erledigt werden. So lassen sich unnötige Zweitbesuche vermeiden.

Bei Auslieferung und Annahme von Retouren ermöglicht FLS MOBILE eine automatisierte Dokumentation mittels Barcode-Scanning. Ebenso können Fotos (zum Beispiel zur Schadendokumentation) und weitere Dokumente in allen gängigen Formaten an einen Auftrag angehängt und direkt in Ihr ERP/CRM-System übertragen werden.

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GRUND 6:

AUFTRAGSBERICHTE MIT DIGITALER UNTERSCHRIFT BESCHLEUNIGEN PROZESSE

Vorlagen für Kunden- und Auftragsberichte erstellen Sie mit dem FLS MOBILE ReportEditor nach eigenen Vorstellungen. Ihr Mitarbeiter füllt diese mit ein paar Klicks ganz bequem in der App von unterwegs auf. Versehen mit einem Unterschriftsfeld kann der Bericht mit einer rechtssicheren Kundenunterschrift direkt übermittelt werden. Das alles beschleunigt Ihre Prozesse und hilft, Medienbrüche und Papier zu vermeiden.

GRUND 7:

DIE AUSSENDIENST APP ERMÖGLICHT DIREKTE TERMINPLANUNG BEIM KUNDEN

Manchmal ist der Sachverhalt mit einem Besuch nicht zu lösen und Sie müssen mit dem Kunden einen Folgetermin vereinbaren. Um den Aufwand für Sie und Ihre Kunden unter diesen Umständen so gering wie möglich zu halten, ist Ihr Mitarbeiter mit FLS MOBILE in der Lage, direkt vor Ort einen passenden neuen Termin zu finden. FLS VISITOUR übermittelt dabei geeignete Terminvorschläge, die kundenorientiert und gleichzeitig kostenoptimal sind.

GRUND 8:

EINFACHE ANBINDUNG EXTERNER DIENSTLEISTER ERLEICHTERT AUSSENDIENSTSTEUERUNG

Neben eigenen Mitarbeiter:innen binden Sie mit FLS MOBILE auch externe Dienstleister problemlos an. Bereits vorkonfiguriert kann der Dienstleister die Anwendung über einen Link direkt herunterladen. FLS MOBILE ist sofort einsatzfähig. Als Hybridlösung ist die Außendienst App für alle gängigen Endgeräte (Smartphones, Tablets, Laptops) und Betriebssysteme (Android, iOS, Windows) optimiert. Durch die Anbindung von externen Mitarbeiter:innen an die Außendienst App können Sie Ihre Prozesse enorm optimieren.

GRUND 9:

ONLINE-FEEDBACK ZUM SERVICE SORGT FÜR MEHR KUNDENZUFRIEDENHEIT

Wie zufrieden Ihr Kunde mit Ihrem Service war, erfahren Sie direkt nach dem Kundentermin über einen automatisiert versendeten Online-Feedbackbogen. Die Abfrage erstellen Sie ganz einfach und individuell mit allen gängigen Fragetypen ebenfalls online. Die Analyse der Umfrageergebnisse ermöglicht Ihnen die Identifikation wesentlicher Stellschrauben zur Verbesserung des Kundenerlebnisses.

Integriert in ein Maßnahmenkonzept tragen die Ergebnisse zu einer dauerhaften Steigerung der Kundenzufriedenheit bei. So wird Ihr Service mit einer Außendienst App wie FLS MOBILE ganz schnell zum Favoriten Ihrer Kunden.

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➡ Automatische Tourenplanung: Die Kraft der Algorithmen für den Außendienst nutzen
➡ 11 Gründe für eine professionelle Tourenplanung